子公司財務檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強子公司財務檔案管理，保證財務檔案的安全與完整，規范財務檔案的整理、保管、利用等工作，根據國家有關法律法規及公司相關規定，結合子公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于子公司及所屬各部門的財務檔案管理工作。（三）定義本制度所稱財務檔案，是指子公司在各項財務活動中形成的具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務報告等各種形式的會計核算資料，以及與財務相關的各類文件、合同、協議等資料。（四）管理原則1.統一管理原則：財務檔案由子公司財務部門統一負責整理、保管和提供利用。2.安全保密原則：確保財務檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.完整準確原則：保證財務檔案內容的真實、完整、準確，符合歸檔要求。4.便于利用原則：遵循方便查閱、高效利用的原則，建立健全財務檔案管理制度和檢索體系。二、財務檔案的分類與歸檔（一）會計憑證1.原始憑證：包括發票、收據、報銷單、借款單、銀行結算憑證等各類原始單據。2.記賬憑證：根據審核無誤的原始憑證編制的記賬憑證，應注明附件張數、摘要、會計科目、金額等內容。（二）會計賬簿1.總賬：按照會計科目分類登記的賬簿，反映企業全部經濟業務的總括情況。2.明細賬：按照明細科目分類登記的賬簿，詳細記錄各項經濟業務的發生情況。3.日記賬：包括現金日記賬和銀行存款日記賬，按照經濟業務發生的先后順序逐日逐筆登記。4.其他輔助賬簿：如固定資產卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務報告1.月度財務報告：包括資產負債表、利潤表、現金流量表及附注等。2.季度財務報告：在月度財務報告的基礎上，增加相關分析和說明。3.年度財務報告：全面反映企業年度財務狀況、經營成果和現金流量的報告，包括審計報告、財務報表及附注等。（四）其他財務資料1.財務預算、決算資料：包括年度財務預算編制說明、預算報表、決算報表及分析報告等。2.稅務資料：納稅申報表、稅務審計報告、稅收優惠文件等。3.財務審計資料：內部審計報告、外部審計報告、審計工作底稿等。4.財務制度、文件：公司制定的財務管理制度、辦法、通知等文件。5.合同協議：與財務相關的各類合同、協議，如借款合同、投資合同、租賃合同等。6.財務分析資料：定期或不定期的財務分析報告、專項財務分析資料等。7.銀行對賬單及余額調節表：每月的銀行對賬單及編制的銀行存款余額調節表。8.其他與財務活動相關的資料。（五）歸檔要求1.財務檔案應按照分類標準進行整理，確保檔案資料的系統性和完整性。2.會計憑證應按月裝訂成冊，每冊厚度適中，在封面上注明年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員等信息，并加蓋騎縫章。3.會計賬簿應在年度終了后及時整理歸檔，活頁賬簿應抽出空白頁，按順序編號，加具封面和封底，裝訂成冊。4.財務報告應按年度、季度、月度分別整理歸檔，在封面上注明報告名稱、年度、季度、月度、編制單位、報送日期等信息。5.其他財務資料應根據資料性質和類別進行分類整理，編目編號，裝訂成冊或裝入檔案盒，并在封面注明資料名稱、年度、月份、保管期限等信息。6.歸檔的財務檔案應字跡清晰、工整，紙張規格統一，使用藍黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色墨水書寫。7.對于電子財務檔案，應定期進行備份，并存儲在安全可靠的介質上，同時按照紙質檔案的歸檔要求進行整理和編目，注明電子檔案的存儲位置、文件名、格式等信息。三、財務檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務報告：月度、季度財務報告保管期限為10年，年度財務報告永久保管。4.其他財務資料：根據其性質和重要程度確定保管期限，一般為10年或永久保管。（二）保管地點1.子公司應設立專門的財務檔案室，用于存放財務檔案。檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設施，確保檔案的安全保管。2.財務檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。（三）保管方式1.財務檔案應分類存放，按照檔案類別、年度、月份等順序排列，便于查找和利用。2.對于紙質檔案，應存放在檔案柜中，檔案柜應編號標識，便于管理。3.對于電子檔案，應存儲在專用的存儲設備上，并建立電子檔案目錄索引，便于快速檢索和查詢。4.財務檔案室應配備必要的防護用品，如滅火器、防蟲藥、干燥劑等，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。（四）檔案移交1.財務部門應在年度終了后，按照檔案保管期限的要求，對當年形成的財務檔案進行整理、裝訂、編目，編制檔案移交清冊，一式兩份。2.財務部門負責人應審核檔案移交清冊，確認無誤后，將一份檔案移交清冊及財務檔案一并移交至子公司綜合檔案室保管，另一份檔案移交清冊由財務部門留存備查。3.財務檔案移交時，雙方應辦理交接手續，在檔案移交清冊上簽字確認。四、財務檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.子公司內部人員查閱財務檔案，應填寫《財務檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經財務部門負責人批準后，方可查閱。2.公司外部人員查閱財務檔案，如審計機構、稅務機關等，應持有相關單位的介紹信或工作證明，填寫《財務檔案查閱申請表》，經子公司財務負責人和公司分管領導批準后，方可查閱。查閱過程中，應有子公司財務人員陪同。（二）查閱程序1.查閱人員應按照批準的查閱范圍和內容進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍或查閱與查閱目的無關的檔案資料。2.查閱財務檔案時，應在財務檔案室進行，不得將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案資料，應經財務部門負責人批準，并在復印件或摘錄件上注明用途和出處。3.查閱人員應愛護財務檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案資料。查閱完畢后，應及時將檔案歸還原位。（三）借閱權限1.子公司內部人員因工作需要借閱財務檔案，應填寫《財務檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息，經財務部門負責人批準后，方可借閱。2.公司外部人員原則上不得借閱財務檔案，如有特殊情況需要借閱，應持有相關單位的介紹信或工作證明，填寫《財務檔案借閱申請表》，經子公司財務負責人和公司分管領導批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日。（四）借閱程序1.借閱人員應按照批準的借閱范圍和內容進行借閱，不得擅自擴大借閱范圍或借閱與借閱目的無關的檔案資料。2.借閱財務檔案時，應在財務部門辦理借閱登記手續，填寫《財務檔案借閱登記表》，注明借閱日期、借閱人姓名、借閱檔案名稱及數量、歸還日期等信息。3.借閱人員應妥善保管借閱的財務檔案，不得轉借他人或泄露檔案內容。如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.借閱人員歸還財務檔案時，應在《財務檔案借閱登記表》上注明歸還日期，并由財務部門核對檔案資料的完整性和準確性。如發現檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的責任。五、財務檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財務檔案保管期滿，且已無保存價值的，可以按照規定程序進行銷毀。2.因保管不善等原因造成財務檔案損壞、丟失，無法繼續保存的，經財務部門負責人和公司分管領導批準后，可以進行銷毀。（二）銷毀程序1.財務部門應定期對保管期滿的財務檔案進行清理，編制《財務檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、年度、月份、保管期限、檔案編號、應銷毀數量等信息。2.《財務檔案銷毀清冊》經財務部門負責人審核后，報公司分管領導批準。3.財務部門應會同綜合檔案室等相關部門，按照批準的《財務檔案銷毀清冊》進行銷毀。銷毀時，應由專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.監銷人員應在銷毀完畢后，在《財務檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司分管領導。（三）特殊檔案的處理對于涉及未結清債權債務關系或其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。六、監督與檢查（一）監督檢查職責1.子公司財務部門負責對本部門及所屬各部門財務檔案管理工作進行日常監督檢查，確保財務檔案管理工作符合本制度要求。2.子公司綜合檔案室負責對財務檔案的保管、查閱、借閱等情況進行定期檢查，發現問題及時督促整改。3.公司審計部門負責對財務檔案管理工作進行不定期審計監督，對違反本制度的行為提出審計意見和建議。（二）檢查內容1.財務檔案的整理、歸檔是否符合要求，檔案資料是否齊全、完整。2.財務檔案的保管是否安全，保管設施是否完好，檔案存放是否規范。3.財務檔案的查閱、借閱手續是否齊全，是否按照規定的范圍和程序進行查閱、借閱。4.財務檔案的銷毀是否按照規定程序進行，銷毀清冊是否完整、準確。（三）問題整改對于監督檢查中