宣傳部歸檔文件管理制度一、總則（一）目的為加強宣傳部文件資料的管理，確保文件資料的完整性、準確性和安全性，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于宣傳部在工作過程中形成的各類文件、資料、記錄等的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：宣傳部的所有歸檔文件資料由專人負責集中管理，確保管理的規范性和一致性。2.完整準確原則：歸檔的文件資料應齊全完整，內容準確無誤，能夠真實反映宣傳部的工作全貌。3.便于利用原則：歸檔文件資料的整理應科學合理，便于快速檢索和查閱，提高工作效率。二、歸檔范圍（一）上級文件1.黨和國家有關宣傳工作的方針、政策、法規等文件。2.上級主管部門下發的各類通知、通報、指示等文件。（二）宣傳部發文1.工作計劃、總結、報告等。2.宣傳方案、活動策劃書、新聞通稿等。3.各類宣傳資料、宣傳品的設計稿、文案等。4.與其他部門或單位的往來函件、協議等。（三）宣傳活動資料1.活動照片、視頻、音頻等資料。2.活動現場布置方案、宣傳物料清單等。3.活動參與人員名單、簽到表等。（四）新聞報道資料1.公司內部新聞稿件、對外發布的新聞報道。2.媒體報道剪輯、輿情監測報告等。（五）員工工作資料1.員工的工作匯報、述職報告等。2.員工參與宣傳工作的相關記錄、成果等。（六）其他資料1.各類會議記錄、紀要。2.培訓資料、學習心得等。3.宣傳部獲得的榮譽證書、獎杯等實物資料的照片及相關說明。三、歸檔要求（一）文件材料齊全完整各部門和員工應及時將工作中形成的文件資料收集齊全，確保無遺漏。（二）文件材料真實準確歸檔的文件資料應如實反映工作實際情況，數據準確，簽字蓋章齊全。（三）文件材料格式規范1.紙質文件應使用A4紙打印或復印，字跡清晰，頁面整潔。2.電子文件應采用通用的格式，如doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、pdf等，并確保文件內容可正常讀取。（四）文件材料分類清晰按照本制度規定的歸檔范圍進行分類整理，同一類別的文件應集中存放。四、歸檔流程（一）收集1.各部門指定專人負責文件資料的收集工作，定期將本部門的文件資料整理后移交宣傳部檔案管理人員。2.宣傳部員工在完成工作任務后，應及時將相關文件資料交至檔案管理人員處。（二）整理1.檔案管理人員對收集到的文件資料進行初步審核，檢查文件的完整性、準確性和規范性。2.按照歸檔范圍和分類標準，對文件資料進行分類整理。對于紙質文件，應進行編號、編目、裝訂；對于電子文件，應進行命名、分類存儲，并建立相應的索引目錄。（三）裝訂1.紙質文件應采用左側裝訂的方式，確保裝訂牢固，不掉頁。2.對于紙張大小不一致的文件，應進行折疊或裁剪，使其符合A4紙規格。（四）編目1.編制文件目錄，目錄應包含文件編號、文件名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.電子文件應建立電子目錄，與紙質目錄相對應，便于查詢和利用。（五）裝盒1.將整理好的文件資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明類別、年度、保管期限等信息。2.檔案盒應排列整齊，存放在檔案柜中。五、檔案保管（一）保管期限1.永久保管：黨和國家重要文件、公司重大宣傳活動資料、具有長期保存價值的文件等。2.定期保管：分為3年、5年、10年等，根據文件的重要程度和利用價值確定具體保管期限。（二）保管條件1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案柜應擺放整齊，便于存取，避免陽光直射和潮濕環境。3.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全。（三）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量、質量和保管情況與檔案目錄一致。2.清查過程中發現問題應及時記錄，并采取相應的措施進行處理。（四）檔案銷毀1.對于已到保管期限且無保存價值的檔案，應按照規定進行銷毀。2.銷毀檔案前，應編制銷毀清單，經宣傳部負責人審核批準后，由兩人以上共同進行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認。3.銷毀清單應永久保存。六、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.宣傳部內部員工因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，方可查閱。2.公司其他部門員工因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經宣傳部負責人批準后，方可查閱。查閱重要檔案的，還需經公司分管領導批準。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案的，需持有單位介紹信或相關證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經公司分管領導批準后，方可查閱。查閱過程中應有專人陪同，不得擅自摘抄、復制、拍照等。（二）查閱登記檔案管理人員應對查閱檔案的人員、時間、內容等進行詳細登記，查閱完畢后及時歸還檔案。（三）檔案復制1.因工作需要復制檔案的，需填寫《檔案復制申請表》，經批準后，方可復制。2.復制檔案應使用復印機、掃描儀等設備進行，確保復制件與原件一致。3.復制的檔案應按照規定進行登記和保管。七、保密規定（一）保密范圍宣傳部歸檔文件資料中涉及公司商業秘密、敏感信息等的內容，均屬于保密范圍。（二）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。2.查閱和利用檔案的人員應妥善保管檔案，不得擅自傳播、泄露檔案信息。3.在檔案整理、保管、查閱等過程中，應采取必要的保密措施，如對涉及保密內容的文件進行加密存儲、限制查閱場所