幼兒園教育檔案管理制度一、總則（一）目的為加強幼兒園教育檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案在教育教學、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園全體教職工及與幼兒園教育教學相關的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：幼兒園教育檔案由專門的檔案管理部門或專人集中管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映幼兒園教育教學活動的實際情況，數據準確無誤。3.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄露，嚴格遵守保密規定。4.便于利用原則：檔案管理應便于查找、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善幼兒園教育檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、分類、編目、裝訂、保管幼兒園各類教育檔案資料。3.建立檔案檢索系統，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行檢查、鑒定，對已到保管期限的檔案提出處理意見。5.負責檔案的信息化建設，逐步實現檔案管理的數字化。6.組織開展檔案管理培訓和宣傳工作，提高教職工的檔案意識。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門教育教學活動中各類檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.確保檔案資料的真實、完整、準確，按照檔案管理要求規范填寫和整理。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，具備專業知識和技能，嚴格遵守檔案管理規定。2.認真做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案質量。3.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內容。4.定期對檔案進行盤點和清查，及時發現問題并處理。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括幼兒園章程、發展規劃、工作計劃與總結、會議記錄、規章制度、人事檔案、財務檔案等。2.教育教學類：涵蓋教學計劃、教案、教材、教學活動記錄、學生成績、教師教學業務檔案等。3.師資培訓類：有教師培訓計劃、培訓記錄、培訓證書、教師專業發展檔案等。4.幼兒成長類：包含幼兒入園登記表、健康檔案、學習檔案、品德行為記錄等。5.家園合作類：如家長委員會記錄、家長會資料、家園聯系手冊、家長意見反饋等。6.后勤管理類：涉及設施設備檔案、采購合同、維修記錄、食品安全檔案等。7.安全管理類：包括安全制度、應急預案、安全檢查記錄、事故處理檔案等。（二）編號規則為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進行統一編號。編號采用“年份+類別代碼+順序號”的形式。例如，2023年行政管理類的第5份檔案編號為2023XG05。類別代碼按照上述分類分別用XG（行政管理）、JY（教育教學）、SZ（師資培訓）、YC（幼兒成長）、JY（家園合作）、HQ（后勤管理）、AQ（安全管理）表示。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.收集的檔案資料應具有真實性、原始性和完整性，不得偽造、篡改或遺漏。3.對于重要的文件、資料應收集原件，如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件保存處。（二）整理流程1.分類：按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類。2.排序：同一類檔案按照時間順序或重要程度進行排序。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標明檔案類別、編號等信息。五、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應配備必要的辦公設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管方式1.紙質檔案應分類存放于檔案架或檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，備份存儲設備應異地存放，確保數據安全。3.對重要的檔案資料應采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等。（三）保管期限1.幼兒園教育檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括幼兒園章程、重要的規章制度、歷史沿革等。3.長期保管的檔案期限為10年以上，如教學計劃、教師業務檔案等。4.短期保管的檔案期限為110年，如一般的會議記錄、臨時性文件等。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少一次，確保檔案的數量、質量和保管情況符合要求。2.清查內容包括檔案的完整性、準確性、存放位置等，發現問題及時處理。3.對清查結果進行記錄，并形成清查報告。六、檔案利用（一）借閱制度1.因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱期限等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門審批。3.檔案管理人員根據審批意見，辦理檔案借閱手續，填寫《檔案借閱登記薄》，注明借閱人、借閱時間、歸還時間等。4.借閱人應在規定期限內歸還檔案，如需延期，應提前辦理續借手續。5.借閱檔案時，檔案管理人員應向借閱人當面清點檔案數量和完好情況，并提醒借閱人妥善保管，不得轉借、涂改、損壞檔案。（二）查閱制度1.幼兒園內部人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場協助查閱，并提供必要的幫助。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換等。4.如需復印檔案資料，應經檔案管理部門負責人同意，并登記復印內容和數量。（三）檔案利用的限制1.涉及幼兒園機密的檔案資料，未經授權不得查閱、借閱和公開。2.檔案利用應遵循合法、合規、合理的原則，不得用于商業目的或其他非法活動。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確保檔案的保存價值。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內容、來源、時間等進行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考國家有關檔案保管期限的規定和同類幼兒園檔案管理經驗。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經幼兒園主管領導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認。5.銷毀后的《檔案銷毀清單》應永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步建立幼兒園教育檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數據錄入與維護1.檔案管理人員應按照檔案整理要求，將紙質檔案的相關信息錄入檔案管理信息系統。2.定期對檔案管理信息系統中的數據進行維護，確保數據的準確性和完整性。3.建立數據備份機制，定期對檔案數據進行備份，防止數據丟失。（三）系統安全管理1.加強檔案管理信息系統的安全防護，設置用戶權限，防止未經授權的訪問和操作。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安