應急培訓機構檔案管理制度一、總則（一）目的為加強應急培訓機構檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在培訓教學、管理、研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于應急培訓機構全體員工在培訓教學、日常管理、師資建設、學員管理等活動中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：應急培訓機構的檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映培訓教學及管理活動的實際情況，保證檔案信息的準確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴格控制檔案的查閱和使用范圍。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的使用效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善應急培訓機構檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理各類檔案，負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。5.負責向有關部門和人員提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理。6.開展檔案信息化建設，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網絡化。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案資料的收集、整理、初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等服務工作，及時反饋檔案利用情況。3.配合檔案管理部門開展檔案清查和盤點工作，確保本部門檔案資料的完整和準確。4.宣傳檔案管理知識，提高本部門員工的檔案意識，督促員工及時歸檔各類文件資料。（三）檔案形成人員職責1.各崗位工作人員在工作過程中應及時將形成的文件材料進行整理、分類，按照規(guī)定定期移交本部門兼職檔案員。2.確保所形成檔案資料的真實、準確、完整，對歸檔材料的質量負責。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓教學類：包括培訓計劃、教學大綱、教案、課件、學員成績、教學評估等。2.師資建設類：教師簡歷、培訓經歷、教學成果、師資培訓記錄等。3.學員管理類：學員報名登記表、學員信息檔案、考勤記錄、結業(yè)證書發(fā)放記錄等。4.日常管理類：行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、財務報表、固定資產清單等。5.應急培訓相關資料：應急預案、應急演練方案及記錄、應急培訓教材、案例分析等。6.對外交流與合作類：合作協(xié)議、交流活動記錄、培訓合作項目資料等。7.其他具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保各類文件材料及時、完整地收集。2.收集的文件資料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽署完備，符合檔案整理要求。3.對于電子文件，應確保其存儲格式通用、易于讀取，并按照規(guī)定進行備份，同時注明文件的形成時間、來源等信息。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內容性質等進行分類，可分為培訓教學、師資建設、學員管理、日常管理、應急培訓、對外交流等類別，每個類別下再根據(jù)具體情況細分若干二級類目。2.編號：為每個類別和二級類目編制統(tǒng)一的代碼或編號，便于檔案的標識和管理。3.裝訂：對紙質文件進行整理裝訂，去除金屬物，確保文件整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，便于查找和檢索。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.培訓教學類培訓計劃與方案教學大綱與教材教案與課件教學活動記錄學員成績與考核教學評估與反饋2.師資建設類教師基本信息教師培訓與進修教學成果與獎勵師資隊伍建設規(guī)劃與總結3.學員管理類學員報名與錄取學員信息檔案學員考勤與請假學員結業(yè)與證書管理4.日常管理類行政文件與通知會議記錄與紀要工作計劃與總結財務與資產檔案人事檔案與員工信息5.應急培訓類應急預案與演練方案應急培訓教材與資料應急演練記錄與評估應急培訓案例分析6.對外交流與合作類合作協(xié)議與合同交流活動記錄與資料培訓合作項目檔案（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+類別代碼+順序號”的結構。2.年度：采用公元紀年，如“2023”表示2023年形成的檔案。3.類別代碼：根據(jù)上述分類方案，為每個類別賦予特定的代碼，如“JX”表示培訓教學類，“SZ”表示師資建設類等。4.順序號：按照檔案形成的先后順序，為每個類別下的檔案依次編號，從“001”開始。例如，2023年培訓教學類的第一份檔案編號為“2023JX001”。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及應急培訓機構重大權益、重要歷史記錄、長期保存價值的檔案，如機構設立、變更、終止的相關文件，重要的培訓合作協(xié)議，重大應急演練記錄等。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質和重要程度，確定不同的定期保管期限，一般分為30年和10年。保管期限為30年的檔案：如培訓計劃、教學大綱、教師重要教學成果資料、學員信息檔案等。保管期限為10年的檔案：如一般的教學活動記錄、學員考勤記錄、日常行政文件等。（二）保管方式1.紙質檔案：設立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，對紙質檔案進行分類存放，按照編號順序排列上架。2.電子檔案：采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質進行備份，并存儲在專門的電子檔案服務器或存儲設備中，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和管理。同時，定期對電子檔案進行數(shù)據(jù)遷移和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的消防器材和安全報警裝置，定期進行檢查和維護，確保其性能良好。3.檔案庫房應設置專人負責管理，嚴格限制非檔案管理人員進入，檔案管理人員離開庫房時應及時關閉門窗、電源等設備。4.建立檔案庫房出入登記制度，對檔案的出入庫時間、數(shù)量、去向等進行詳細記錄，確保檔案的安全。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的人員，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請內容，確定是否提供查閱服務，并指定專人負責陪同查閱。查閱人員只能在檔案管理部門指定的查閱場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出。3.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、拆散檔案原件。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并在規(guī)定范圍內使用。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，查閱陪同人員負責核對檔案數(shù)量和完整性，并在《檔案查閱申請表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的人員，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批簽字后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管所借檔案，不得轉借他人，不得擅自擴大借閱范圍，不得在檔案上進行任何形式的標記或損壞。4.借閱人員應按時歸還檔案，如遇特殊情況不能按時歸還，應提前向檔案管理部門說明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門將進行催還，直至收回檔案，并視情節(jié)輕重給予相應處理。5.借閱檔案歸還時，檔案管理部門應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定，成立由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員組成的檔案鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素，結合應急培訓機構的實際情況，確定檔案是否仍具有保存價值。對于已失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。3.檔案鑒定工作應形成鑒定報告，詳細記錄鑒定過程、鑒定結果及銷毀意見等信息，經檔案管理部門負責人審核后，報應急培訓機構主管領導批準。（二）銷毀程序1.經批準銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負責進行銷毀。銷毀時應確保檔案信息無法恢復，可采用焚燒、粉碎等方式進行。2.銷毀檔案時，應填寫《檔案銷毀登記表》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、數(shù)量、銷毀方式等信息，由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認。3.監(jiān)銷人員應對銷毀過程進行全程監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定程序進行，防止檔案丟失或泄露。銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀登記表》上簽字，并將銷毀登記表歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步建立完善的應急培訓機構檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）數(shù)字化采集1.對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。掃描分辨率應不低于[X]dpi，圖像格式應統(tǒng)一為[具體格式]。2.對電子檔案進行規(guī)范整理，按照檔案分類編號規(guī)則進行命名和存儲，確保電子檔案的元數(shù)據(jù)準確、完整。（三）系統(tǒng)建設與應用1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能模塊。2.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，及時將檔案信息錄入系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際檔案一致。3.利用檔案信息化管理系統(tǒng)，為用戶提供便捷的檔案查閱和借閱服務，用戶可通過網絡平臺提交查閱或借閱申請，檔案管理部門及時進行審核和處理。（四）數(shù)據(jù)安全與維護1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、