德令哈市收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)德令哈市[公司名稱]收發(fā)文管理，確保文件傳遞的及時、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于德令哈市[公司名稱]各部門及全體員工。（三）基本原則1.及時高效原則收文要及時登記、傳閱、辦理，發(fā)文要確保準(zhǔn)確、迅速、規(guī)范，不延誤工作。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則文件內(nèi)容要準(zhǔn)確無誤，格式要符合規(guī)定，收發(fā)流程要嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文件在傳遞、處理過程中的安全，防止文件丟失、泄密。二、收文管理（一）收文渠道1.公司設(shè)立專門的文件收發(fā)郵箱，用于接收外部來文。2.各部門指定專人負(fù)責(zé)接收通過郵寄、專人送達(dá)等方式的外部文件，并及時轉(zhuǎn)交給公司文件收發(fā)人員。3.公司內(nèi)部員工在工作中收到的與公司相關(guān)的文件，應(yīng)及時交至文件收發(fā)人員處。（二）收文登記1.文件收發(fā)人員收到文件后，應(yīng)立即進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、來文單位、文號、日期、密級、份數(shù)、附件等。2.對于緊急文件，應(yīng)在登記時注明“緊急”字樣，并優(yōu)先處理。（三）文件傳閱1.文件收發(fā)人員根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，填寫《文件傳閱單》，注明傳閱范圍、傳閱要求等。2.將文件及《文件傳閱單》呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人閱批。領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)閱畢，并簽署意見。3.文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的順序進(jìn)行，不得隨意跳過或遺漏傳閱環(huán)節(jié)。傳閱過程中，傳閱人應(yīng)妥善保管文件，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍或帶出公司。4.對于需要多個部門協(xié)同辦理的文件，應(yīng)明確主辦部門和協(xié)辦部門，主辦部門負(fù)責(zé)牽頭組織辦理，協(xié)辦部門應(yīng)積極配合。（四）文件辦理1.承辦部門或人員收到交辦的文件后，應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示和文件要求及時辦理。辦理過程中，應(yīng)明確責(zé)任人和辦理期限，確保工作落實(shí)到位。2.對于需要回復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)起草回復(fù)文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。回復(fù)文件應(yīng)注明文號，并加蓋公司印章。3.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)將辦理結(jié)果及時反饋給文件收發(fā)人員，并將相關(guān)文件資料整理歸檔。（五）文件催辦1.文件收發(fā)人員應(yīng)對文件辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，對于超過辦理期限仍未完成的文件，應(yīng)及時向承辦部門或人員發(fā)出催辦通知。2.催辦通知應(yīng)明確指出未辦理事項、辦理期限和要求，承辦部門或人員應(yīng)在收到催辦通知后及時回復(fù)辦理進(jìn)展情況。（六）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，將文件原件及相關(guān)資料整理歸檔。歸檔文件應(yīng)保持齊全、完整、準(zhǔn)確，便于查閱和利用。2.檔案管理人員應(yīng)定期對歸檔文件進(jìn)行整理、分類、編號，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和有效保管。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿各部門根據(jù)工作需要，由相關(guān)人員起草文件初稿。擬稿人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范，并注明發(fā)文部門、主送單位、抄送單位、密級等信息。2.審核文件初稿完成后，由擬稿部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容是否符合政策法規(guī)和公司規(guī)定，表述是否準(zhǔn)確、完整，格式是否規(guī)范等。審核通過后，在文件上簽署審核意見。3.會簽對于涉及多個部門的文件，需進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出意見和建議，并在規(guī)定時間內(nèi)簽署會簽意見。4.簽發(fā)經(jīng)審核、會簽后的文件，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，簽署簽發(fā)意見。重要文件需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。5.編號文件簽發(fā)后，由文件收發(fā)人員進(jìn)行編號。編號應(yīng)按照公司規(guī)定的編號規(guī)則進(jìn)行，確保文件編號的唯一性和連續(xù)性。6.打印根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件內(nèi)容，由指定人員進(jìn)行打印。打印文件應(yīng)確保格式規(guī)范、字跡清晰、排版整齊。7.校對打印后的文件應(yīng)進(jìn)行校對，校對人員應(yīng)認(rèn)真核對文件內(nèi)容，確保與簽發(fā)稿一致，無錯別字、漏字等錯誤。8.蓋章校對無誤的文件，加蓋公司印章。蓋章應(yīng)清晰、端正，確保印章與文件內(nèi)容相符。9.分發(fā)文件蓋章后，由文件收發(fā)人員按照文件規(guī)定的主送單位、抄送單位進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)時應(yīng)做好登記，注明文件名稱、文號、分發(fā)日期、接收單位等信息。（二）發(fā)文格式1.公司發(fā)文應(yīng)統(tǒng)一使用公司規(guī)定的文件格式模板，包括文件頭、文號、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款、日期等部分。2.文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件主要內(nèi)容，簡潔明了，一般不超過20個字。標(biāo)題字體應(yīng)使用二號宋體加粗，居中排列。3.主送單位、抄送單位應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，頂格書寫，后加冒號。主送單位之間用逗號隔開，最后一個主送單位后用句號。抄送單位之間用逗號隔開，最后一個抄送單位后用句號。4.正文應(yīng)使用三號仿宋體，段落間距為1.5倍行距。正文內(nèi)容應(yīng)層次分明，條理清晰，首行縮進(jìn)2個字符。5.附件應(yīng)在正文后空一行注明附件名稱及序號，附件序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“附件1：[附件名稱]”。附件內(nèi)容應(yīng)與正文內(nèi)容緊密相關(guān)，格式應(yīng)與正文一致。6.落款應(yīng)注明發(fā)文單位全稱，并加蓋公司印章。印章應(yīng)端正、清晰地蓋在落款處，上不壓正文，下騎年蓋月。7.日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，年、月、日齊全，如“[具體日期]”，并與發(fā)文單位落款日期一致。（三）發(fā)文審批權(quán)限1.以公司名義發(fā)布的重要文件、涉及公司重大決策和重要事項的文件，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。2.以公司各部門名義發(fā)布的文件，涉及部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的一般性文件，由部門負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)；涉及多個部門或重要業(yè)務(wù)事項的文件，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。（四）發(fā)文保密1.對于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理。在擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、打印、校對、蓋章、分發(fā)等環(huán)節(jié)，要采取相應(yīng)的保密措施，確保文件不泄露。2.機(jī)密文件應(yīng)標(biāo)明密級，并嚴(yán)格控制知悉范圍。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印、傳播機(jī)密文件。四、文件保管與借閱（一）文件保管1.公司設(shè)立專門的文件檔案室，用于存放各類文件資料。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案室進(jìn)行整理、清掃，保持檔案室的整潔、通風(fēng)良好。2.文件應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立詳細(xì)的檔案目錄，便于查找和管理。3.對于電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并建立電子文件管理制度，確保電子文件的安全和有效保存。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的人員，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、文號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理人員審批。檔案管理人員根據(jù)文件的密級和借閱情況，決定是否批準(zhǔn)借閱申請。3.批準(zhǔn)借閱的文件，借閱人應(yīng)在檔案管理人員處辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取文件。借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄文件內(nèi)容。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時歸還文件。如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱申請手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的文件進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。五、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的文件。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)不再需要保存的文件。3.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、多余文件。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員定期對文件進(jìn)行清理，提出擬銷毀文件清單，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理人員會同相關(guān)部門人員對擬銷毀文件進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保銷毀文件的準(zhǔn)確性和完整性。