房產公司采購部管理制度總則1.目的為規范房產公司采購部的工作流程，加強采購管理，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司項目的順利開展，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于房產公司采購部全體員工及與采購業務相關的其他部門和人員。3.基本原則公平公正原則：在采購過程中，遵循公平、公正的原則，對待所有供應商，確保競爭的公平性。質量優先原則：優先選擇質量可靠、符合項目要求的產品和服務，確保公司項目的質量。成本控制原則：在保證質量的前提下，合理控制采購成本，提高公司的經濟效益。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律的規定，杜絕貪污受賄等違法違紀行為。采購流程1.采購需求提出項目部門：項目部門根據項目進度和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購時間等信息，并提交給采購部。其他部門：其他部門如有采購需求，也應填寫《采購申請表》，經部門負責人審核后提交給采購部。2.采購申請審核采購部：采購部收到《采購申請表》后，對申請內容進行審核，包括采購需求的合理性、必要性、預算情況等。相關部門：如有必要，采購部可會同項目部門、財務部門等相關部門進行會審，確保采購申請符合公司規定和項目要求。3.供應商選擇與評估供應商篩選：采購部根據采購需求，通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。對潛在供應商進行篩選，確定初步入圍的供應商名單。供應商評估：采購部組織相關人員對入圍供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。根據評估結果，確定合格供應商名單，并建立供應商檔案。4.采購合同簽訂合同起草：采購部根據采購需求和與供應商協商的結果，起草采購合同。合同內容應明確雙方的權利和義務、采購物品或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。合同審核：采購合同起草完成后，提交給法務部門和財務部門進行審核。法務部門重點審核合同的合法性、合規性，財務部門重點審核合同的付款條款和預算情況。審核通過后，由采購部與供應商簽訂采購合同。5.采購訂單下達訂單生成：采購部根據采購合同，生成采購訂單。采購訂單應明確采購物品或服務的詳細信息、交貨時間、交貨地點等內容，并發送給供應商。訂單跟蹤：采購部負責跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通，確保供應商按時、按質、按量交貨。如發現問題，應及時協調解決，并向相關部門匯報。6.貨物驗收驗收準備：采購部在貨物到達前，通知項目部門或相關使用部門做好驗收準備工作。驗收人員應熟悉采購合同和相關標準，準備好驗收工具和文件。驗收實施：貨物到達后，驗收人員按照合同要求和相關標準對貨物進行驗收。驗收內容包括貨物的數量、規格、質量、外觀等方面。如發現貨物存在問題，應及時與供應商聯系，要求供應商采取措施解決。驗收報告：驗收完成后，驗收人員填寫《驗收報告》，詳細記錄驗收情況。驗收報告經項目部門或相關使用部門負責人簽字確認后，提交給采購部。7.付款結算付款申請：采購部根據采購合同和驗收報告，填寫《付款申請表》，詳細說明付款金額、付款方式、付款時間等信息，并提交給財務部門。付款審核：財務部門對《付款申請表》進行審核，審核內容包括采購合同的執行情況、驗收報告的真實性、付款金額的準確性等。審核通過后，按照公司財務制度辦理付款手續。供應商管理1.供應商準入供應商資質要求：供應商應具備合法的經營資質，具有良好的信譽和財務狀況，能夠提供符合公司要求的產品和服務。供應商申請：供應商如有意愿與公司合作，應向采購部提交《供應商申請表》，并提供相關資質證明文件、業績證明材料等。供應商評估：采購部組織相關人員對供應商的申請進行評估，評估合格后，將供應商納入公司供應商數據庫，并建立供應商檔案。2.供應商考核考核指標：采購部制定供應商考核指標體系，包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態度等方面。考核周期：采購部定期對供應商進行考核，考核周期為每季度一次。考核方式：采購部通過收集供應商的相關數據、與項目部門或相關使用部門溝通、實地考察等方式對供應商進行考核。考核結果處理：根據考核結果，采購部對供應商進行分類管理。對考核優秀的供應商，給予優先合作、增加采購份額等獎勵；對考核不合格的供應商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，將取消其供應商資格。3.供應商淘汰淘汰條件：供應商如有以下情況之一，采購部將予以淘汰：提供的產品或服務質量嚴重不符合合同要求，給公司造成重大損失的；交貨期嚴重延誤，影響公司項目進度的；價格水平過高，經協商仍無法降低的；售后服務不到位，客戶投訴較多的；存在違法違紀行為的。淘汰程序：采購部提出供應商淘汰建議，經相關部門審核后，報公司領導批準。采購部向供應商發出《供應商淘汰通知》，并停止與該供應商的合作。采購風險管理1.風險識別市場風險：關注市場價格波動、原材料供應緊張等因素，可能導致采購成本增加或無法按時采購到所需物資。質量風險：供應商提供的產品或服務質量不符合要求，可能影響公司項目質量和進度。合同風險：采購合同條款不完善、執行過程中出現糾紛等，可能給公司帶來經濟損失。人員風險：采購人員的專業素質、職業道德等問題，可能影響采購工作的正常開展。2.風險評估風險發生的可能性評估：根據歷史數據、市場情況、供應商狀況等因素，對風險發生的可能性進行評估，分為高、中、低三個等級。風險影響程度評估：評估風險一旦發生，對公司項目進度、質量、成本等方面的影響程度，分為重大、較大、一般三個等級。風險矩陣：將風險發生的可能性和影響程度進行組合，形成風險矩陣，確定不同風險的等級。3.風險應對措施市場風險應對：建立市場價格監測機制，及時掌握市場價格動態；與供應商簽訂長期合作協議，鎖定價格；尋找多個供應商，分散采購風險。質量風險應對：加強對供應商的質量管理，定期對供應商進行評估和審核；嚴格執行驗收制度，確保采購物資的質量；建立質量反饋機制，及時處理質量問題。合同風險應對：加強合同管理，規范合同起草、審核、簽訂等流程；明確合同雙方的權利和義務，避免合同糾紛；定期對合同執行情況進行檢查和評估，及時發現和解決問題。人員風險應對：加強采購人員的培訓和教育，提高其專業素質和職業道德水平；建立采購人員考核機制，激勵采購人員積極工作；加強內部監督，防止采購人員違規操作。采購成本控制1.成本預算編制采購部：采購部根據項目需求和市場情況，編制采購成本預算。采購成本預算應包括采購物品或服務的名稱、規格、數量、價格、預計采購時間等信息。審核與調整：采購成本預算編制完成后，提交給財務部門和相關部門進行審核。如發現預算不合理，應及時進行調整，確保采購成本預算的準確性和合理性。2.采購價格控制市場調研：采購部定期進行市場調研，了解同類產品或服務的價格水平，為采購價格談判提供參考依據。價格談判：采購部在采購過程中，與供應商進行價格談判，爭取最優惠的采購價格。價格談判應遵循公平、公正、公開的原則，充分考慮產品質量、交貨期、售后服務等因素。價格審批：采購價格談判達成一致后，采購部填寫《采購價格審批表》，提交給相關部門和領導進行審批。審批通過后，方可簽訂采購合同。3.成本分析與監控成本分析：采購部定期對采購成本進行分析，對比采購預算和實際采購成本，找出成本差異的原因，并提出改進措施。成本監控：采購部建立采購成本監控機制，實時監控采購成本的變化情況。如發現成本異常波動，應及時進行調查和處理，確保采購成本控制在預算范圍內。采購文檔管理1.文檔分類采購申請文檔：包括《采購申請表》及相關審批文件。供應商文檔：包括供應商申請表、供應商評估報告、供應商檔案等。采購合同文檔：包括采購合同、采購訂單、補充協議等。驗收文檔：包括驗收報告、檢驗證書等。付款文檔：包括付款申請表、付款憑證等。其他文檔：與采購業務相關的其他文件和資料。2.文檔編號采購申請文檔編號：按照年份+月份+申請序號的格式進行編號，如20XX0X0X。供應商文檔編號：按照供應商代碼+年份+序號的格式進行編號，如GSDM20XX0X。采購合同文檔編號：按照合同簽訂年份+合同序號的格式進行編號，如20XX0X。驗收文檔編號：按照驗收日期+驗收序號的格式進行編號，如20XX0X0X。付款文檔編號：按照付款日期+付款序號的格式進行編號，如20XX0X0X。3.文檔存儲電子存儲：采購部應將采購文檔進行電子存儲，建立電子文檔數據庫。電子文檔應按照分類和編號進行存儲，方便查詢和管理。紙質存儲：對于重要的采購文檔，應進行紙質存儲，并建立紙質檔案。紙質檔案應按照分類和編號進行歸檔，存放于專門的檔案柜中。4.文檔查閱與借閱查閱權限：采購部員工因工作需要可查閱采購文檔。其他部門員工如需查閱采購文檔，應經采購部負責人批準。借閱權限：因特殊原因需要借閱采購文檔的，應經采購部負責人和公司領導批準，并辦理借閱手續。借閱期限不得超過規定時間，借閱人應妥善保管借閱的文檔，不得擅自復制、轉借或泄露。采購人員行為規范1.職業道德誠實守信：采購人員應誠實守信，不得隱瞞或虛報采購信息，不得與供應商串通謀取私利。廉潔自律：采購人員應嚴格遵守廉潔自律的規定，不得接受供應商的賄賂、回扣、禮品等。保守機密：采購人員應保守公司的商業機密和采購信息，不得泄露給無關人員。2.工作紀律按時上下班：采購人員應遵守公司的考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退。遵守工作流程：采購人員應嚴格按照采購流程開展工作，不得擅自簡化或省略工作環節。積極主動工作：采購人員應積極主動地完成工作任務，不得推諉、扯皮。3.團隊協作溝通協調：采購人員應與項目部門、財務部門、供應商等相