護膚公司行政部管理制度一、總則（一）目的為規范護膚公司行政部的工作流程，提高行政部工作效率和服務質量，確保公司各項行政事務的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于護膚公司行政部全體員工。（三）基本原則1.服務至上原則：行政部工作以服務公司各部門及全體員工為宗旨，提供高效、優質、周到的服務。2.規范高效原則：各項工作流程和操作規范明確，確保工作的準確性和高效性，避免推諉扯皮和工作延誤。3.勤儉節約原則：合理利用公司資源，降低行政成本，杜絕浪費現象。4.團隊協作原則：行政部內部及與其他部門之間密切協作，形成工作合力，共同推動公司發展。二、組織架構與職責（一）組織架構行政部設部門經理一名，下轄行政專員、前臺接待、后勤保障等崗位。（二）職責分工1.部門經理全面負責行政部的日常管理工作，制定部門工作計劃并組織實施。協調行政部與其他部門之間的工作關系，確保行政工作的順利開展。審核行政部各項費用支出，控制行政成本。負責行政部團隊建設，組織員工培訓與考核，提高團隊整體素質。參與公司重要會議和活動的組織安排，協助公司領導做好相關工作。2.行政專員負責公司文件的起草、審核、印發、歸檔及保管工作。安排公司會議、活動的籌備與組織，做好會議記錄和活動總結。負責公司辦公用品、固定資產的采購、管理與發放工作。辦理公司各類證照的申請、變更、年檢等手續。協助部門經理做好行政部的日常事務管理工作，完成領導交辦的其他臨時性任務。3.前臺接待負責公司前臺的日常接待工作，包括來訪人員的登記、引導、茶水服務等。接聽公司電話，及時轉接并記錄重要信息，確保電話溝通順暢。負責公司快遞、信件的收發工作，做好登記和分發。維護前臺區域的整潔與秩序，展示公司良好形象。4.后勤保障負責公司辦公區域的環境衛生清潔工作，定期進行檢查和維護。做好公司食堂、宿舍等后勤設施的管理與維護，確保正常使用。負責公司車輛的調度、保養與維修，保障車輛安全運行。協助安排公司員工的出差事宜，包括預訂機票、酒店等。三、工作流程與規范（一）文件管理1.文件起草各部門根據工作需要起草文件，文件內容應主題明確、邏輯清晰、語言規范。涉及重要事項或需多個部門協同的文件，起草部門應提前與相關部門溝通協調，確保文件內容的準確性和可行性。2.文件審核文件起草完成后，由起草部門負責人進行初審，重點審核文件內容是否符合公司政策、是否與其他相關文件協調一致等。初審通過后，將文件提交行政部審核。行政部審核文件的格式規范、文字表述等，確保文件質量。對于涉及重大決策、重要事項的文件，行政部審核后還需提交公司領導審批。3.文件印發經審核和審批通過的文件，由行政部按照規定的格式和份數進行印發。文件印發后，行政部負責將文件分發給相關部門，并做好發放記錄。4.文件歸檔文件印發后，行政部負責將文件的紙質版和電子版進行歸檔保存。歸檔文件應按照類別、時間順序等進行整理，便于查詢和使用。（二）會議管理1.會議籌備根據會議需求，行政專員提前確定會議時間、地點、參會人員等信息，并通過郵件、通知等方式發送給相關人員。準備會議所需的資料、設備等，如投影儀、音響、會議資料等，確保會議正常進行。如需安排會議餐飲，提前與食堂或供應商溝通協調，確定餐飲標準和供應時間。2.會議組織會議開始前，行政專員負責引導參會人員簽到入場，安排座位，并做好會議記錄準備工作。會議期間，行政專員要注意維持會議秩序，確保會議按照預定議程進行，及時處理突發情況。認真做好會議記錄，記錄會議的主要內容、討論結果、決議事項等，確保記錄準確、完整。3.會議跟進會議結束后，行政專員及時整理會議記錄，形成會議紀要，并經部門經理審核后發送給參會人員及相關部門。對會議決議事項進行跟蹤落實，及時向部門經理匯報進展情況，確保決議事項得到有效執行。（三）辦公用品管理1.需求申請各部門根據工作需要填寫辦公用品需求申請表，注明所需辦公用品的名稱、規格、數量等信息。部門負責人對申請表進行審核簽字后，提交給行政部。2.采購審批行政部收到辦公用品需求申請表后，進行匯總整理，并根據庫存情況進行采購審批。對于金額較大的辦公用品采購，需提交公司領導審批。3.采購執行經審批通過后，行政部負責聯系供應商進行采購。采購過程中要嚴格按照公司采購制度執行，確保采購物品的質量和價格合理。采購完成后，行政部及時辦理入庫手續，對采購的辦公用品進行驗收、登記，并妥善保管。4.發放領用各部門根據實際工作需要，到行政部領取辦公用品。領取時需填寫辦公用品領用登記表，經部門負責人簽字確認后領取。行政部定期對辦公用品的領用情況進行統計分析，合理控制辦公用品的消耗，避免浪費。（四）固定資產管理1.資產購置各部門根據工作需要提出固定資產購置申請，詳細說明購置資產的名稱、規格、型號、數量、用途等信息。申請經部門負責人審核簽字后，提交給行政部。行政部匯總審核后，提交公司領導審批。經審批通過后，行政部負責按照公司采購制度進行固定資產的購置。2.資產驗收固定資產購置到貨后，行政部組織相關部門進行驗收。驗收內容包括資產的數量、規格、型號、質量等是否與采購合同一致。驗收合格后，行政部填寫固定資產驗收單，相關人員簽字確認。3.資產登記行政部根據固定資產驗收單，對固定資產進行詳細登記，建立固定資產臺賬。臺賬內容包括資產名稱、規格型號、購置日期、使用部門、存放地點等信息。同時，為固定資產粘貼標識牌，便于管理和識別。4.資產使用與維護各部門負責本部門固定資產的日常使用和維護，確保資產的正常運行。行政部定期對固定資產進行檢查和盤點，及時發現并解決資產使用過程中出現的問題。5.資產處置對于閑置、報廢的固定資產，由使用部門提出處置申請，說明處置原因和方式。行政部審核后，提交公司領導審批。經審批通過后，按照公司相關規定進行處置，如變賣、報廢等，并及時更新固定資產臺賬。（五）證照管理1.證照申請各部門根據工作需要，如需辦理相關證照，填寫證照申請表，注明證照名稱、辦理原因、所需材料等信息。申請表經部門負責人審核簽字后，提交給行政部。2.材料準備行政部根據證照申請表，準備相關申請材料。申請材料應真實、準確、完整，符合相關部門的要求。對申請材料進行審核和整理，確保無誤后提交給相關部門辦理。3.證照辦理行政部負責跟蹤證照辦理進度，及時與相關部門溝通協調，確保證照按時辦理完成。證照辦理完成后，行政部及時領取并妥善保管，同時將證照信息錄入公司證照管理系統。4.證照年檢與延期行政部負責定期提醒相關證照的年檢和延期時間，提前準備年檢和延期所需材料。按照規定時間辦理證照的年檢和延期手續，確保證照的有效性。（六）前臺接待與電話接聽1.前臺接待前臺接待人員應保持良好的形象和職業素養，熱情、禮貌地接待來訪人員。對來訪人員進行登記，詢問來訪事由，并及時通知相關人員。引導來訪人員到指定地點就座，提供茶水等服務。對于預約來訪的人員，提前做好準備工作，確保接待工作順利進行。2.電話接聽前臺電話應在鈴響三聲內接聽，使用禮貌用語，如“您好，護膚公司行政部”。認真傾聽來電內容，準確記錄重要信息，如來電人姓名、單位、聯系電話、事項等。根據來電內容，及時轉接相關人員或部門。如遇無法及時轉接的情況，應告知來電人并說明預計回復時間，然后盡快與相關人員取得聯系。對重要來電，及時向部門經理匯報，并做好后續跟進工作。（七）后勤保障管理1.環境衛生管理制定辦公區域環境衛生清潔標準和流程，明確各區域的清潔責任人。保潔人員按照清潔標準和流程，定期對辦公區域進行清掃、擦拭、消毒等工作，確保環境整潔衛生。行政部定期對辦公區域環境衛生進行檢查，發現問題及時督促保潔人員整改。2.食堂管理負責食堂的日常管理工作，包括食材采購、飯菜制作、餐具清洗消毒等。制定合理的食堂菜譜，確保飯菜質量和營養搭配。定期收集員工對食堂飯菜的意見和建議，及時改進食堂工作。加強食堂食品安全管理，嚴格遵守食品安全相關規定，確保員工飲食安全。3.宿舍管理負責公司宿舍的管理工作，包括宿舍分配、入住登記、退房手續辦理等。制定宿舍管理制度，規范員工宿舍行為，保持宿舍整潔衛生。定期對宿舍進行檢查，發現問題及時督促員工整改。協調解決員工宿舍生活中出現的問題，為員工提供良好的住宿環境。4.車輛管理負責公司車輛的調度和使用安排，根據工作需要合理調配車輛。建立車輛使用登記制度，記錄車輛使用時間、地點、事由、駕駛員等信息。定期對車輛進行保養和維修，確保車輛性能良好，安全運行。加強駕駛員管理，定期組織駕駛員培訓，提高駕駛員的安全意識和駕駛技能。四、考勤與休假管理（一）考勤制度1.工作時間公司實行[具體工作時間]工作制，員工應嚴格遵守工作時間，按時上下班。如有特殊情況需要調整工作時間，需提前向部門經理申請，并報行政部備案。2.考勤方式公司采用[考勤方式，如指紋打卡、人臉識別打卡等]進行考勤記錄。員工應在規定的打卡時間內打卡，不得代打卡或委托他人打卡。3.遲到、早退與曠工遲到或早退在[X]分鐘以內的，每次扣除[X]元；遲到或早退超過[X]分鐘的，按曠工半天處理。曠工半天的，扣除當天工資的[X]%；曠工一天的，扣除當天工資的[X]%，并給予警告處分；連續曠工超過[X]天或一年內累計曠工超過[X]天的，公司將予以辭退。（二）休假制度1.法定節假日員工享受國家規定的法定節假日，如元旦、春節、清明節、勞動節、端午節、中秋節、國慶節等。2.年假員工累計工作已滿1年不滿10年的，年休假5天；已滿10年不滿20年的，年休假10天；已滿20年的，年休假15天。年休假在1個年度內可以集中安排，也可以分段安排，一般不跨年度安排。確因工作需要不能安排員工休年假的，經員工本人同意，可以不安排員工休年假，但應按照國家規定支付相應的年假工資報酬。3.病假員工因病需要請假的，應提前向部門經理提交病假條，并附上醫院的診斷證明。病假期間，公司按照國家規定支付病假工資。4.事假員工因個人原因需要請假的，應提前向部門經理提交事假申請，經批準后方可休假。事假期間，公司不支付工資。5.婚假、產假、陪產假、喪假等員工享受婚假、產假、陪產假、喪假等法定假期，具體按照國家和地方相關規定執行。員工申請上述假期時，應提前向部門經理提交申請，并附上相關證明材料。五、費用報銷管理（一）報銷原則1.真實性原則：報銷費用必須真實、合法，提供的發票等報銷憑證應與實際發生的業務相符。2.合理性原則：報銷費用應符合公司相關規定和標準，不得虛報、多報。3.時效性原則：員工應在費用發生后的規定時間內提交報銷申請，逾期不予受理。（二）報銷流程1.費用發生：員工在開展業務活動過程中發生費用支出，應取得合法有效的報銷憑證，并按照公司要求填寫報銷單。2.部門審核：報銷單填寫完成后，由部門負責人對費用的真實性、合理性進行審核簽字。3.財務審核：部門審核通過后，將報銷單提交給財務部門。財務部門對報銷憑證的合法性、報銷金額的準確性等進行審核。4.領導審批：經財務審核通過的報銷單，按照公司審批權限提交給公司領導審批。5.報銷支付：領導審批通過后，財務部門根據報銷金額進行支付，將報銷款項打入員工指定的銀行賬戶。（三）報銷標準1.辦公用品：按照公司辦公用品管理規定執行，根據實際需求和審批情況進行報銷。2.差旅費：包括交通、住宿、餐飲等費用，具體標準按照公司差旅費管理辦法執行。3.業務招待費：嚴格控制業務招待費支出，報銷時需注明招待事由、招待對象等信息，按照公司規定的標準進行報銷。六、保密管理（一）保密范圍1.公司商業秘密：包括公司的產品配方、生產工藝、銷售策略、客戶信息、財務數據等。2.公司文件資料：涉及公司機密的文件、合同、協議、會議記錄等。3.員工個人信息：員工在公司工作過程中涉及的個人隱私信息。（二）保密措施1.簽訂保密協議：新員工入職時，應簽訂保密協議，明確保密義務和違約責任。2.加強培訓教育：定期組織員工參加保密知識培訓，提高員工的保密意識。3.規范文件管理：對涉及公司機密的文件資料進行嚴格的分類、標識、保管和借閱管理。4.限制訪問權限：根據工作需要，對公司機密信息設置不同的訪問權限