物業(yè)公司運(yùn)營檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)公司運(yùn)營檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為公司運(yùn)營管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司各部門在運(yùn)營管理過程中形成的各類檔案，包括但不限于行政文件、財(cái)務(wù)資料、業(yè)務(wù)合同、客戶檔案、工程維修檔案、安全管理檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司運(yùn)營管理活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整規(guī)范原則：確保檔案的齊全完整，整理規(guī)范有序，便于查詢和利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等檔案日常管理工作。3.建立檔案管理臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案實(shí)體安全。6.按照規(guī)定為公司各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)。7.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在運(yùn)營管理過程中形成檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交綜合管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整歸檔。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序向綜合管理部門申請查閱、借閱檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政文件：包括公司下發(fā)的各類通知、決定、報(bào)告、紀(jì)要等。2.財(cái)務(wù)資料：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.業(yè)務(wù)合同：物業(yè)服務(wù)合同、采購合同、租賃合同、分包合同等。4.客戶檔案：業(yè)主及使用人基本信息、服務(wù)記錄、投訴處理資料等。5.工程維修檔案：工程圖紙、維修記錄、設(shè)備檔案等。6.安全管理檔案：安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、事故處理報(bào)告等。7.其他與公司運(yùn)營管理相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原件完整，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成部門、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。3.庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司運(yùn)營管理有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為1年至15年的檔案。（三）日常管理1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.做好庫房的溫濕度記錄，根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)的調(diào)控措施。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，對(duì)檔案的進(jìn)出庫時(shí)間、借閱人、歸還時(shí)間等進(jìn)行詳細(xì)記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立鑒定小組，由檔案管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。3.對(duì)保管期滿但仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由綜合管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）外部查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱或借閱。2.外單位查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.查閱或借閱完畢后，外單位應(yīng)及時(shí)將檔案歸還公司，并辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（四）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案具有同等效力，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理、保管和利用。2.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.公司領(lǐng)導(dǎo)不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行抽查，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。（二）考核評(píng)價(jià)1.將檔案管理工作納入公司績效考核體系，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行量化考