酒店公司辦公設施管理制度一、總則1.目的為加強酒店公司辦公設施的管理，確保辦公設施的正常使用，提高工作效率，降低辦公成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店公司總部及各分支機構的所有辦公設施的管理。3.管理原則辦公設施管理遵循“統一管理、分級負責、合理配置、高效使用、定期維護、及時更新”的原則。二、辦公設施的分類與配置標準1.辦公設施分類辦公家具：包括辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發、茶幾等。辦公設備：包括電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、投影儀、電話等。辦公電器：包括空調、飲水機、微波爐等。其他辦公設施：包括辦公文具、紙張、文件夾、檔案盒等。2.配置標準根據員工的工作崗位和職責，合理配置辦公設施。辦公家具的配置應符合人體工程學原理，滿足員工的工作需求。辦公設備的配置應根據工作需要，選擇性能穩定、功能適用、價格合理的產品。辦公電器的配置應根據辦公區域的面積和實際需求進行合理安排。其他辦公設施的配置應滿足日常辦公的基本需要。三、辦公設施的采購與審批1.采購流程需求申請：各部門根據工作需要，填寫《辦公設施采購申請表》，詳細說明采購設施的名稱、規格、數量、用途等，并提交部門負責人審核。部門審核：部門負責人對采購申請進行審核，確認是否確實需要采購，并簽署審核意見。采購審批：采購申請經部門負責人審核后，提交至行政部門。行政部門根據辦公設施的配置標準和庫存情況進行審核，對于符合采購條件的申請，提交公司領導審批。采購實施：經公司領導審批同意后，行政部門負責組織采購工作。采購人員應選擇信譽良好、產品質量可靠、價格合理的供應商進行采購，并簽訂采購合同。驗收交付：辦公設施采購到貨后，行政部門應組織相關人員進行驗收。驗收合格后，辦理入庫手續，并將辦公設施交付使用部門。2.審批權限預算內采購：單項采購金額在[X]元以下的辦公設施采購，由行政部門負責人審批。預算外采購：單項采購金額在[X]元以上的辦公設施采購，由公司領導審批。四、辦公設施的領用與發放1.領用流程領用申請：員工因工作需要領用辦公設施時，應填寫《辦公設施領用申請表》，注明領用設施的名稱、規格、數量等，并提交部門負責人審核。部門審核：部門負責人對領用申請進行審核，確認是否確實需要領用，并簽署審核意見。領用審批：領用申請經部門負責人審核后，提交至行政部門。行政部門根據庫存情況進行審核，對于有庫存的辦公設施，直接辦理領用手續；對于無庫存的辦公設施，按照采購流程進行采購。領用發放：經行政部門審核批準后，員工到行政部門領取辦公設施。行政部門應做好領用登記工作，記錄領用時間、領用人、領用設施名稱、規格、數量等信息。2.發放標準辦公設施的發放應按照配置標準進行，不得超標準發放。新員工入職時，行政部門應根據其工作崗位和職責，發放相應的辦公設施。員工崗位變動時，行政部門應根據新崗位的配置標準，調整其辦公設施。五、辦公設施的使用與維護1.使用規范員工應按照辦公設施的使用說明書正確使用辦公設施，不得擅自更改辦公設施的配置和功能。辦公設施應專人專用，不得轉借他人使用。確因工作需要轉借的，應經部門負責人批準，并辦理轉借手續。員工應保持辦公設施的清潔衛生，定期對辦公設施進行擦拭和保養。辦公設施出現故障時，員工應及時報告行政部門，不得自行拆卸或維修。2.維護責任行政部門負責辦公設施的日常維護和保養工作，定期對辦公設施進行檢查和維修，確保辦公設施的正常使用。辦公設施的維修費用由行政部門根據實際情況進行核算，并報公司領導審批后列支。對于因員工使用不當造成辦公設施損壞的，由責任人負責賠償。賠償金額根據辦公設施的損壞程度和市場價格進行核算。六、辦公設施的盤點與清查1.盤點周期行政部門應定期對辦公設施進行盤點，盤點周期為[X]個月。在每年年末，行政部門應組織一次全面的辦公設施清查工作，確保辦公設施的賬實相符。2.盤點內容辦公設施的數量、規格、型號、使用狀況等。辦公設施的采購時間、采購金額、領用時間、領用人等。辦公設施的維修記錄、維修費用等。3.盤點方法行政部門應制定詳細的盤點計劃，明確盤點人員、盤點時間、盤點范圍等。盤點人員應按照盤點計劃對辦公設施進行逐一清點，并做好盤點記錄。對于盤點中發現的問題，應及時查明原因，并進行處理。4.清查報告盤點結束后，行政部門應編制《辦公設施盤點報告》，詳細說明盤點情況、存在問題及處理建議等。《辦公設施盤點報告》經行政部門負責人審核后，提交公司領導審批。七、辦公設施的報廢與處置1.報廢條件辦公設施已超過使用年限，且無法正常使用的。辦公設施因損壞嚴重，無法修復或維修成本過高的。辦公設施因技術更新換代，已被淘汰的。2.報廢流程報廢申請：使用部門發現辦公設施符合報廢條件時，應填寫《辦公設施報廢申請表》，詳細說明報廢設施的名稱、規格、型號、購置時間、報廢原因等，并提交部門負責人審核。部門審核：部門負責人對報廢申請進行審核，確認是否確實需要報廢，并簽署審核意見。報廢審批：報廢申請經部門負責人審核后，提交至行政部門。行政部門根據辦公設施的實際情況進行審核，對于符合報廢條件的申請，提交公司領導審批。報廢處置：經公司領導審批同意后，行政部門負責組織報廢辦公設施的處置工作。報廢辦公設施可以采取變賣、捐贈、報廢處理等方式進行處置。3.處置記錄行政部門應做好辦公設施報廢處置的記錄工作，記錄報廢設施的名稱、規格、型號、購置時間、報廢原因、處置方式、處置時間、處置收入等信息。辦公設施報廢處置的收入應及時上繳公司財務部門，納入公司統一核算。八、辦公設施的安全管理1.安全責任公司各部門負責人是本部門辦公設施安全管理的第一責任人，負責本部門辦公設施的安全管理工作。員工應嚴格遵守辦公設施的安全操作規程，確保辦公設施的安全使用。2.安全措施行政部門應定期對辦公設施進行安全檢查，及時發現和消除安全隱患。辦公區域應配備必要的消防器材和安全設施，確保辦公設施的安全使用。對于存在安全風險的辦公設施，行政部門應采取相應的安全防護措施，確保員工的人身安全。3.應急處理公司應制定辦公設施安全事故應急預案，明確應急處理流程和責任分工。發生辦公設施安