研究生學籍檔案查詢辦法?

研究生學籍檔案查詢辦法一、總則1.為規范我校研究生學籍檔案查詢工作，保障研究生合法權益，提高檔案管理服務水平，依據國家相關法律法規及學校檔案管理規定，特制定本辦法。2.本辦法適用于我校在籍研究生、已畢業研究生以及因工作需要查詢研究生學籍檔案的校內各部門、校外單位或個人。二、查詢申請條件1.研究生本人：因辦理就業、升學、出國、證明材料等需要，可申請查詢本人學籍檔案。2.校內部門：因工作需要，如教學管理、學生管理、招生錄取等工作，需查詢研究生學籍檔案的相關信息。3.校外單位或個人：因政審、調查等合理原因，需查詢我校研究生學籍檔案的，需提供相應的公函或證明材料。三、查詢申請流程（一）校內查詢1.研究生本人申請-研究生本人需填寫《研究生學籍檔案查詢申請表》，詳細說明查詢目的、所需檔案內容等信息。-將填寫完整的申請表提交至所在學院研究生管理辦公室，經學院審核簽字蓋章后，由學院統一提交至研究生院檔案管理部門。2.校內部門申請-校內部門填寫《研究生學籍檔案查詢申請表》，注明查詢事由、查詢對象、所需檔案信息等內容，并加蓋部門公章。-申請表直接提交至研究生院檔案管理部門。（二）校外查詢1.校外單位或個人需出具單位介紹信或相關證明材料，注明查詢事由、查詢對象等信息，并加蓋單位公章。2.將介紹信或證明材料以及填寫好的《研究生學籍檔案查詢申請表》一并提交至研究生院檔案管理部門。四、查詢審批1.研究生院檔案管理部門收到查詢申請后，對申請材料進行初步審核。審核內容包括申請材料是否齊全、查詢事由是否合理、查詢對象信息是否準確等。2.對于符合查詢條件的申請，檔案管理部門將在[X]個工作日內進行審批。審批通過后，通知申請人前來辦理查詢手續；對于不符合查詢條件的申請，檔案管理部門將書面告知申請人原因。五、查詢方式與范圍1.查詢方式-現場查詢：申請人按照檔案管理部門通知的時間，攜帶有效身份證件到指定地點進行查詢。檔案管理人員將協助申請人查閱相關檔案資料，并提供必要的指導和幫助。-線上查詢：對于因特殊原因無法現場查詢的申請人，在滿足相關安全和保密要求的前提下，檔案管理部門可提供線上查詢服務。申請人需按照要求提供身份驗證信息，經核實無誤后，檔案管理人員通過安全的網絡平臺為申請人提供檔案查詢服務。2.查詢范圍-研究生學籍檔案查詢范圍包括但不限于研究生個人基本信息、錄取材料、學習成績、獎懲記錄、學位論文等內容。具體查詢范圍將根據申請人的查詢目的和檔案管理規定確定。-涉及個人隱私、機密信息以及按照規定不允許公開的檔案內容，將不予查詢。特殊情況需查詢的，需經學校相關部門批準，并嚴格履行保密義務。六、查詢記錄與保密1.檔案管理部門對每次查詢進行詳細記錄，包括查詢申請人姓名、單位、查詢時間、查詢內容等信息，以備追溯和查詢。2.所有參與查詢工作的人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄露查詢過程中獲取的檔案信息。對于違反保密規定的人員，將按照學校相關規定嚴肅處理。七、檔案借閱1.一般情況下，研究生學籍檔案僅供現場查詢，不予借閱。如有特殊情況需要借閱檔案，申請人需在查詢申請中明確提出借閱申請，并說明借閱理由、借閱期限等信息。2.借閱申請需經研究生院主管領導審批同意。審批通過后，申請人需與檔案管理部門簽訂《研究生學籍檔案借閱協議書》，明確借閱雙方的權利和義務。3.借閱人必須嚴格按照規定的借閱期限歸還檔案，不得轉借他人，不得擅自摘抄、復制、涂改、污損檔案內容。檔案歸還時，檔案管理部門將對檔案進行認真核對，確保檔案完好無損。八、違規處理1.對于違反本辦法規定，擅自查詢、借閱、篡改、損毀研究生學籍檔案的單位或個人，學校將視情節輕重，依法依規追究責