2政府采購管理制度總則目的為了規范公司的政府采購行為，加強對政府采購活動的管理與監督，提高采購資金的使用效益，保證采購質量，促進廉政建設，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內所有涉及政府采購的部門和項目，包括但不限于辦公用品、設備采購、服務采購等。基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定，確保政府采購活動合法合規。2.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，所有潛在供應商享有平等參與競爭的機會，公正對待每一家供應商，不偏袒、不歧視。3.效益原則：在保證采購質量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購資金的最大使用效益。4.誠信原則：采購各方應誠實守信，履行各自的權利和義務，不得欺詐、違約。采購管理機構及職責采購決策機構公司成立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。其職責為：1.審議重大采購項目的采購計劃、采購方式、采購預算等。2.對采購過程中的重大事項進行決策，協調解決采購過程中出現的爭議和問題。3.監督采購制度的執行情況，確保采購活動符合公司利益和相關規定。采購執行部門設立專門的采購部門，負責具體的采購操作。其職責為：1.根據公司需求，編制采購計劃，明確采購項目、數量、規格、預算等。2.組織實施采購活動，包括發布采購信息、邀請供應商、組織開標評標等。3.與供應商進行溝通談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況。4.整理采購文件資料，建立采購檔案，妥善保管采購相關信息。需求部門各需求部門負責提出采購需求，配合采購部門進行采購工作。其職責為：1.準確詳細地描述所需采購項目的規格、技術要求、服務標準等，確保采購需求明確清晰。2.參與采購過程中的技術評審、商務談判等環節，提供專業意見和建議。3.協助采購部門驗收采購貨物或服務，確保符合本部門實際需求。監督部門公司內部審計部門或其他指定監督部門負責對政府采購活動進行全程監督。其職責為：1.審查采購項目的合規性，包括采購程序、采購方式、采購文件等是否符合規定。2.監督采購過程中的公正性，防止不正當交易行為的發生。3.對采購項目的資金使用情況進行審計，確保資金使用合理合規。4.受理對采購活動的投訴舉報，調查處理違規違紀行為。采購預算管理預算編制1.各需求部門應根據本部門業務發展規劃和實際工作需要，提前編制年度采購預算。采購預算應明確采購項目的名稱、規格、數量、預計金額等詳細信息。2.采購部門匯總各需求部門的采購預算，結合公司整體財務狀況和資金安排，進行綜合平衡，形成公司年度政府采購預算草案。3.采購預算草案經采購決策委員會審議通過后，報公司財務部門審核，最終納入公司年度預算計劃。預算執行1.采購活動應嚴格按照批準的采購預算執行，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照規定的程序進行審批。2.采購部門在采購過程中，應密切關注采購預算執行情況，及時掌握采購資金的使用進度，確保采購項目在預算范圍內完成。3.財務部門應加強對采購資金的管理和監督，嚴格按照預算安排支付采購款項，對超預算支出不予支付。預算調整1.當出現以下情況時，可申請采購預算調整：因市場變化、政策調整等不可抗力因素，導致采購項目的價格、規格等發生重大變化，原采購預算無法滿足實際需求。公司業務發展需要，新增采購項目或對原有采購項目進行重大調整。2.采購預算調整申請應由需求部門提出，詳細說明調整的原因、內容、金額等，并提交相關證明材料。3.采購部門對調整申請進行審核后，報采購決策委員會審議。采購決策委員會根據實際情況進行審批，審批通過后，由財務部門對預算進行相應調整。采購方式及程序采購方式1.公開招標：適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的項目。通過公開招標，能夠吸引眾多供應商參與競爭，確保采購到性價比高的貨物或服務。2.邀請招標：對于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目，或采用公開招標方式的費用占政府采購項目總價值的比例過大的項目，可采用邀請招標方式。邀請招標應向三家以上具備承擔招標項目能力、資信良好的特定供應商發出投標邀請書。3.競爭性談判：符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式采購：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。4.單一來源采購：符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源方式采購：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。5.詢價：采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的政府采購項目，可以采用詢價方式采購。詢價小組要求被詢價的供應商一次報出不得更改的價格，采購人根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商。采購程序1.采購申請：需求部門根據實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規格、數量、技術要求、預算金額、預計到貨時間等信息，并經部門負責人簽字確認后提交給采購部門。2.采購審批：采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行審核，核實采購項目的必要性、合規性和預算合理性。審核通過后，報采購決策委員會審批。采購決策委員會根據公司相關規定和實際情況進行審批，審批通過后，采購項目進入采購實施階段。3.采購實施：制定采購文件：采購部門根據采購項目的特點和需求，制定采購文件，包括招標文件、談判文件、詢價通知書等。采購文件應明確采購項目的技術規格、商務條款、評標標準、合同條款等內容，確保采購活動有章可循。發布采購信息：根據采購方式的不同，通過相應的渠道發布采購信息。公開招標項目應在指定的政府采購信息發布媒體上發布招標公告；邀請招標項目應向特定的供應商發出投標邀請書；競爭性談判、詢價等項目可在公司內部網站或其他合適的平臺發布采購信息。邀請供應商：對于邀請招標、競爭性談判等采購方式，采購部門按照規定的程序邀請符合條件的供應商參與采購活動。邀請供應商時，應向其提供采購文件，并告知采購項目的相關要求和注意事項。開標評標（談判、詢價）：按照采購文件規定的時間和地點，組織開標評標（談判、詢價）活動。開標時，由供應商或其授權代表檢查投標文件的密封情況，經確認無誤后，由工作人員當眾拆封，宣讀供應商名稱、投標價格、投標文件的主要內容等。評標（談判、詢價）過程中，采購評審小組按照評標標準對供應商的投標文件進行評審，綜合比較各供應商的報價、技術方案、服務承諾等因素，推薦中標（成交）候選人。確定中標（成交）供應商：采購決策委員會根據采購評審小組的推薦意見，確定中標（成交）供應商。采購部門向中標（成交）供應商發出中標（成交）通知書，并同時將中標（成交）結果通知其他未中標（成交）的供應商。4.合同簽訂：采購部門與中標（成交）供應商按照中標（成交）通知書和采購文件的要求，簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購項目的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。合同簽訂后，雙方應嚴格履行合同約定。5.驗收：采購項目到貨后，需求部門應及時組織驗收。驗收人員應根據采購合同和相關標準，對采購貨物的數量、規格、質量、性能等進行全面檢查，確保采購貨物符合要求。驗收合格后，填寫《采購驗收報告》，經需求部門負責人簽字確認后提交給采購部門。采購部門將驗收報告作為支付貨款的重要依據。6.付款：財務部門根據采購合同和驗收報告，按照規定的付款方式和時間，辦理采購款項的支付手續。付款前，財務部門應審核采購項目的合規性、發票的真實性和完整性等。對于不符合規定的采購項目，財務部門有權拒絕支付款項。采購合同管理合同簽訂1.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法、合規、完整、明確。2.采購合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交給公司法律事務部門或法律顧問進行審核，確保合同符合法律法規要求，避免法律風險。3.合同簽訂過程中，雙方應仔細核對合同條款，確保合同內容與采購文件、中標（成交）通知書一致。如有異議，應及時協商解決，達成一致意見后再簽訂合同。合同履行1.采購合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。采購部門應跟蹤合同執行情況，及時協調解決合同履行過程中出現的問題。2.供應商應按照合同約定的時間、地點、質量標準等要求提供貨物或服務。如因特殊原因需要變更合同履行內容，應提前通知采購部門，并經雙方協商一致后簽訂補充協議。3.需求部門應配合采購部門做好合同履行的監督工作，及時反饋合同執行過程中的相關信息，確保采購項目能夠按時、按質、按量完成。合同變更與解除1.在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調整、市場變化等原因需要變更或解除合同的，雙方應協商一致，并簽訂書面協議。2.合同變更或解除協議應明確變更或解除的原因、內容、時間、責任承擔等條款，確保雙方的權益得到保障。3.合同變更或解除后，采購部門應及時調整采購預算、支付計劃等相關事項，并做好相應的記錄和檔案管理工作。合同糾紛處理1.如在合同履行過程中發生糾紛，雙方應首先通過友好協商解決。協商不成的，可以根據合同約定的爭議解決方式，向仲裁機構申請仲裁或向人民法院提起訴訟。2.在糾紛處理過程中，雙方應保持冷靜，積極收集相關證據，維護自身合法權益。同時，應避免影響采購項目的正常進行，確保公司利益不受損失。采購檔案管理檔案內容采購檔案應包括以下內容：1.采購項目相關文件，如采購申請表、采購審批文件、采購文件（招標文件、談判文件、詢價通知書等）、投標文件、評標報告、中標（成交）通知書等。2.采購合同及相關補充協議。3.采購項目的驗收報告。4.采購過程中的往來函件、會議紀要、談判記錄等。5.其他與采購項目有關的資料。檔案整理與歸檔1.采購部門應指定專人負責采購檔案的整理與歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.采購項目結束后，采購人員應及時將采購過程中形成的各類文件資料進行分類整理，按照檔案管理的要求進行編號、裝訂，并編制檔案目錄。3.整理好的采購檔案應及時移交公司檔案管理部門進行歸檔保存，檔案管理部門應建立專門的采購檔案臺賬，對采購檔案的保管、查閱、借閱等情況進行詳細記錄。檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續。檔案管理部門應在規定的時間內提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。2.因特殊原因需要借閱采購檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人、采購部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，確需延長借閱期限的，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉借、復印、泄露檔案內容。檔案保管期限采購檔案的保管期限應按照國家有關規定執行，一般為[X]年。保管期限屆滿后，經檔案管理部門鑒定，確無保存價值的檔案，可按照規定的程序進行銷毀。銷毀檔案時，應編制檔案銷毀清冊，經相關部門負責人簽字確認后，由專人負責監銷，并在銷毀清冊上簽字。監督與考核監督檢查1.監督部門應定期對政府采購活動進行監督檢查，檢查內容包括采購程序的合規性、采購文件的規范性、采購合同的履行情況、采購資金的使用情況等。2.監督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。對于檢查中發現的問題，監督部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。3.采購部門應積極配合監督部門的監督檢查工作，如實提供相關資料和信息，不得拒絕、阻撓或隱瞞。考核評價1.建立政府采購工作考核評價機制，對采購部門、需求部門及相關人員的政府采購工作進行考核評價。考核評價內容包括采購任務完成情況、采購質量、采購效率、采購成本控制、廉潔自律等方面。2.考核評