檔案托管中心管理制度一、總則（一）目的為了加強檔案托管中心的規(guī)范化管理，確保檔案資料的安全、完整與有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案托管中心所涉及的各類檔案資料的管理，包括但不限于員工人事檔案、企業(yè)行政檔案、業(yè)務(wù)合同檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映相關(guān)事項的實際情況。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案資料的機密性，防止信息泄露。4.及時性原則：檔案的收集、整理、歸檔要及時，確保檔案信息的時效性。二、檔案收集（一）員工人事檔案收集1.新員工入職時，人力資源部門應(yīng)及時要求其提交個人基本信息表、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、身份證復(fù)印件、勞動合同等相關(guān)資料。2.工作過程中產(chǎn)生的培訓(xùn)記錄、考核評價、獎懲情況等資料，由相應(yīng)部門定期整理后移交至檔案托管中心。3.員工離職時，人力資源部門應(yīng)在辦理離職手續(xù)前，確保其檔案資料完整，并將離職相關(guān)材料一并歸檔。（二）企業(yè)行政檔案收集1.行政部門負(fù)責(zé)收集公司各類行政文件，包括但不限于規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。2.對于外部來文，如政府部門文件、行業(yè)協(xié)會通知等，要及時進(jìn)行登記并歸檔。3.涉及公司重大活動、項目的相關(guān)資料，如活動方案、項目報告等，由主辦部門在活動結(jié)束或項目完成后及時提交歸檔。（三）業(yè)務(wù)合同檔案收集1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同后，應(yīng)立即將合同正本及相關(guān)附件復(fù)印件提交至檔案托管中心。2.合同履行過程中的補充協(xié)議、變更記錄、結(jié)算憑證等資料，要隨時收集并歸檔，確保合同檔案的完整性。3.定期對已履行完畢的合同進(jìn)行整理，將合同終止證明等相關(guān)材料補充歸檔。三、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.員工人事檔案分為個人基本資料類、學(xué)歷學(xué)位類、工作經(jīng)歷類、培訓(xùn)考核類、獎懲情況類等。2.企業(yè)行政檔案分為規(guī)章制度類、行政公文類、會議紀(jì)要類、工作計劃與總結(jié)類等。3.業(yè)務(wù)合同檔案按照業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如銷售合同、采購合同、租賃合同等。（二）編號規(guī)則1.為便于管理和查找，對每一類檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和唯一性。2.例如，員工人事檔案編號可采用“RS+年份+序號”的格式，其中“RS”代表人資檔案，年份為檔案形成年份，序號為該年份內(nèi)的順序號。3.企業(yè)行政檔案編號可采用“XZ+類別代碼+年份+序號”，業(yè)務(wù)合同檔案編號可采用“HT+業(yè)務(wù)類型代碼+年份+序號”。（三）裝訂要求1.對紙張規(guī)格不一致的檔案資料，要進(jìn)行統(tǒng)一裁剪或粘貼，確保頁面整齊。2.采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。3.在裝訂處加蓋騎縫章，確保檔案資料的完整性和不可篡改。（四）編目與裝盒1.編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。2.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背上標(biāo)注檔案編號、名稱、起止日期等內(nèi)容。四、檔案歸檔（一）歸檔流程1.檔案收集部門將整理好的檔案資料按照分類和編號順序，移交至檔案托管中心。2.檔案托管中心接收人員對移交的檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后辦理簽收手續(xù)。3.根據(jù)檔案編號和分類，將檔案資料歸入相應(yīng)的檔案柜或存儲設(shè)備中。（二）歸檔時間1.員工人事檔案應(yīng)在員工入職后一個月內(nèi)完成首次歸檔，后續(xù)資料應(yīng)在產(chǎn)生后及時歸檔。2.企業(yè)行政檔案和業(yè)務(wù)合同檔案應(yīng)在文件辦理完畢后的一周內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合整理和裝訂要求。2.檔案托管中心應(yīng)建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔時間、編號、名稱等信息，便于查詢和統(tǒng)計。五、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案托管中心應(yīng)具備適宜的保管環(huán)境，保持通風(fēng)、干燥、溫度適宜，防止檔案資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.配備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、防蟲藥品、除濕機等。（二）存儲方式1.根據(jù)檔案的類型和數(shù)量，選擇合適的存儲方式，如檔案柜、檔案架、光盤存儲等。2.對重要和常用的檔案應(yīng)進(jìn)行備份，分別存儲在不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）庫存管理1.建立檔案庫存清單，定期對檔案進(jìn)行盤點，確保檔案數(shù)量與清單一致。2.對發(fā)現(xiàn)的檔案缺失、損壞等情況，要及時查明原因并進(jìn)行處理。（四）安全保密措施1.嚴(yán)格限制檔案托管中心的訪問權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得進(jìn)入。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密。3.對涉及機密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊措施。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人可查閱自己的人事檔案，查閱時需填寫查閱申請表，經(jīng)檔案托管中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點查閱。2.公司內(nèi)部因工作需要查閱檔案的，需由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人提出申請，說明查閱目的和范圍，經(jīng)檔案托管中心負(fù)責(zé)人審核后，方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱檔案的，必須持有單位介紹信和有效證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案托管中心安排專人陪同查閱。（二）借閱流程1.借閱檔案需填寫借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案托管中心負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案時，必須在檔案托管中心規(guī)定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱和借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、抽取、丟失檔案內(nèi)容。3.查閱和借閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案托管中心，并辦理歸還手續(xù)。歸還時檔案管理人員要對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告并追究責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進(jìn)行鑒定。2.對于已過保管期限、失去保存價值或無利用價值的檔案，可考慮進(jìn)行銷毀。（二）鑒定程序1.檔案托管中心成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等。2.鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，填寫檔案鑒定審批表，明確檔案的名稱、編號、形成日期、保管期限、銷毀理由等。3.檔案鑒定審批表經(jīng)檔案托管中心負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程要進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱和數(shù)量等。2.對電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并保留刪除記錄。（四）監(jiān)督與記錄1.在檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和合規(guī)性。2.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和審計。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，加強對檔案信息的安全保護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和保密性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理和編號規(guī)則，將檔案信息準(zhǔn)確錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.定期對檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與實際檔案資料一致。（三）信息安全管理1.加強檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的地點，并定期進(jìn)行恢復(fù)測試。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案收集與整理職責(zé)1.負(fù)責(zé)各類檔案資料的收集、整理工作，確保檔案資料的及時性、完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂和編目。（二）檔案歸檔與保管職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔工作，將整理好的檔案及時歸入相應(yīng)的檔案存儲設(shè)備中。2.妥善保管檔案資料，維護(hù)檔案保管環(huán)境，確保檔案的安全和完整。（三）檔案查閱與借閱管理職責(zé)1.受理檔案查閱和借閱申請，按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行審批。2.負(fù)責(zé)查閱和借閱檔案的登記、發(fā)放、回收等工作，監(jiān)督查閱和借閱人員的行為。（四）檔案鑒定與銷毀職責(zé)1.參與檔案鑒定工作，對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，填寫檔案鑒定審批表。2.按照批準(zhǔn)的銷毀方案，組織實施檔案銷毀工作，并做好銷毀記錄。（五）檔案信息化管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案