民航文件資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件資料的管理，確保文件資料的完整性、準確性、系統性和安全性，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、分支機構以及全體員工在工作過程中涉及的各類文件資料的管理。（三）基本原則1.統一管理原則：公司設立專門的文件資料管理部門，對全公司的文件資料進行集中統一管理。2.分級負責原則：明確各部門負責人對本部門文件資料管理的職責，確保文件資料管理工作落實到具體人員。3.保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及公司機密的文件資料進行妥善保管，防止信息泄露。4.便捷高效原則：優化文件資料管理流程，提高文件資料的傳遞、查閱和使用效率，滿足公司業務發展需要。二、文件資料分類與編號（一）文件資料分類1.行政文件：包括公司發布的各類規章制度、行政通知、決議、報告等。2.業務文件：涉及公司民航業務的各類文件，如航線規劃、航班時刻表、安全管理文件、運營報告等。3.財務文件：包含財務預算、決算報告、財務審計文件、資金管理文件等。4.人事文件：如員工檔案、招聘文件、培訓記錄、績效考核文件等。5.合同文件：公司簽訂的各類合同、協議，包括租賃合同、采購合同、服務合同等。6.技術文件：有關民航技術標準、操作規程、技術研究報告等文件。（二）文件編號規則1.采用統一的編號系統，確保文件編號的唯一性和系統性。2.編號由字母和數字組成，具體格式為：[文件類別代碼][年份][順序號]。文件類別代碼：根據上述文件資料分類，分別用不同的字母表示，如行政文件用“A”表示，業務文件用“B”表示，財務文件用“C”表示，人事文件用“D”表示，合同文件用“E”表示，技術文件用“F”表示。年份：取文件形成年份的后兩位數字，如2023年形成的文件，年份表示為“23”。順序號：按照文件形成的先后順序依次編排，從001開始，如第10份行政文件編號為“A23010”。三、文件資料的起草與審核（一）起草1.文件資料由相關部門或人員負責起草，起草人應確保文件內容符合國家法律法規、公司政策以及實際工作需要。2.起草文件時應使用規范的語言文字，表述準確、清晰、簡潔，避免產生歧義。3.文件應明確主題、目的、適用范圍、具體內容、實施要求等要素，確保文件具有可操作性。（二）審核1.文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核。部門負責人對文件的內容、格式、邏輯等方面進行全面審查，提出修改意見并反饋給起草人。2.涉及多個部門的文件，需經相關部門會簽審核。會簽部門應認真審查文件中涉及本部門業務的內容，提出明確的審核意見。3.重要文件或涉及重大事項的文件，還需提交公司領導審批。公司領導根據文件的性質和重要程度，做出最終審批決定。四、文件資料的發布（一）發布方式1.以紙質文件形式發布的，應按照文件編號順序進行排版、印刷，并加蓋公司公章后發放至相關部門和人員。2.通過公司內部網絡平臺發布的電子文件，應確保文件格式清晰、完整，便于員工查閱和下載。發布時應設置相應的權限，確保只有授權人員能夠訪問。（二）發布記錄1.建立文件發布記錄臺賬，詳細記錄文件的編號、名稱、發布日期、發布范圍、發放份數等信息。2.對于紙質文件，應記錄文件的發放簽收情況，包括簽收部門、簽收人、簽收日期等，確保文件發放的可追溯性。五、文件資料的歸檔與保管（一）歸檔范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件資料均應歸檔，包括紙質文件、電子文件、圖表、照片、錄音錄像等各種形式。2.歸檔文件資料應保持其原始性、完整性，不得擅自修改、涂抹、偽造或損毀。（二）歸檔時間1.一般文件資料應在次年上半年完成歸檔工作，確保歸檔文件資料的時效性。2.對于緊急重要的文件資料，應及時進行歸檔，以便于后續查閱和利用。（三）保管部門與保管方式1.公司設立專門的檔案室，負責文件資料的集中保管。檔案室應具備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保文件資料的安全存放。2.電子文件應進行備份存儲，采用光盤、硬盤等存儲介質，并定期進行數據檢查和維護，防止數據丟失或損壞。3.紙質文件應按照類別、年度、保管期限等進行分類整理，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明相應信息，便于查找和管理。（四）保管期限1.根據文件資料的性質和重要程度，確定不同的保管期限，一般分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）。永久保管的文件資料主要包括公司重要的規章制度、年度財務決算報告、重大合同協議、公司歷史沿革資料等。長期保管的文件資料包括一般性的業務文件、人事檔案、審計報告等。短期保管的文件資料如一般性的行政文件、臨時性的工作記錄等。2.保管期限屆滿后，由檔案室會同相關部門對文件資料進行鑒定，確無保存價值的文件資料，按照規定的程序進行銷毀。六、文件資料的查閱與借閱（一）查閱1.公司員工因工作需要查閱文件資料的，應填寫《文件資料查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，經部門負責人審批后，到檔案室查閱。2.檔案室工作人員應根據審批后的申請表，提供相應的文件資料，并對查閱過程進行監督，確保文件資料的安全和完整。查閱人員不得在文件資料上涂寫、標記、損壞或擅自復印。3.涉及公司機密的文件資料，查閱人員必須嚴格遵守公司保密規定，未經許可不得向他人透露文件內容。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱文件資料的，應填寫《文件資料借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經部門負責人同意，報公司分管領導審批后，方可辦理借閱手續。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的文件資料，不得轉借他人或用于非工作目的。借閱期滿后，應及時歸還檔案室。檔案室工作人員應對歸還的文件資料進行檢查，如發現文件資料有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究借閱人員的責任。七、文件資料的修改與廢止（一）修改1.文件資料在實施過程中因政策調整、業務發展或實際工作需要進行修改的，由原起草部門或相關部門提出修改申請，經審核、審批后進行修改。2.修改后的文件應重新編號、發布，并及時通知相關部門和人員，確保其知曉文件內容的變更。3.對已歸檔的文件資料，應同時進行修改，并在相應位置標注修改記錄，注明修改日期、修改內容及修改人等信息。（二）廢止1.因法律法規變更、公司業務調整等原因，導致文件資料不再適用的，應及時進行廢止處理。2.廢止文件資料應發布廢止通知，明確廢止文件的名稱、編號、廢止日期等信息，并在公司內部網絡平臺和檔案室進行公告。3.對廢止的文件資料，應單獨整理存放，以備查閱。未經批準，任何人不得擅自銷毀廢止文件資料。八、文件資料的保密管理（一）保密措施1.嚴格限制接觸公司機密文件資料的人員范圍，對涉及機密文件資料的處理過程進行全程監控。2.涉密文件資料應存放在專門的保險柜或保密區域，確保其物理安全。3.在電子文件存儲和傳輸過程中，應采用加密技術，防止信息泄露。（二）人員管理1.與接觸機密文件資料的人員簽訂保密協議，明確其保密義務和違約責任。2.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，定期組織保密知識培訓和考核。3.對涉及機密文件資料的離職人員，應進行離職審計和保密提醒，確保其在離職后仍履行保密義務。（三）保密監督與檢查1.公司設立保密管理部門或