法務合同制度管理制度總則制度目的為規范公司法務合同管理工作，防范法律風險，維護公司合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的各類法務合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。基本原則1.依法合規原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定，確保合同合法有效。2.風險防控原則：對合同簽訂、履行過程中的風險進行全面評估和防控，避免法律糾紛。3.審慎負責原則：合同起草、審核、簽訂等環節要認真細致，確保合同條款準確、完整、嚴謹。4.協作高效原則：各部門應密切協作，提高合同管理工作效率，保障公司業務的順利開展。合同管理職責分工法務部門職責1.負責制定和完善法務合同管理制度及流程。2.參與重大合同的談判，從法律角度提供專業意見。3.對合同進行法律審核，審查合同條款的合法性、完整性和嚴謹性，防范法律風險。4.處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律事務。5.建立合同管理檔案，對合同相關資料進行整理、歸檔和保管。業務部門職責1.作為合同的承辦部門，負責合同的前期調研、起草、談判等工作。2.提供與合同業務相關的詳細信息，配合法務部門進行合同審核。3.負責合同的履行，及時向法務部門反饋合同履行過程中的問題。4.協助法務部門處理合同糾紛，提供相關證據和資料。財務部門職責1.參與涉及財務條款的合同審核，確保合同中的財務條款合理、清晰。2.根據合同約定，負責款項的收付管理，監督合同的履行情況。3.協助法務部門處理與合同相關的財務糾紛。其他部門職責根據公司業務需要和制度規定，在各自職責范圍內配合做好法務合同管理工作。合同起草與審核合同起草1.業務部門應根據業務實際情況，按照相關法律規定和公司要求起草合同。合同內容應包括但不限于合同雙方的基本信息、標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等條款。2.起草合同應使用規范的語言文字，避免模糊不清、歧義或容易引發爭議的表述。對于重要合同或復雜業務的合同，應盡可能詳細、具體地約定各項權利義務。合同審核1.業務部門起草的合同初稿完成后，應提交給法務部門進行審核。提交時應附帶與合同相關的背景資料、可行性分析報告等。2.法務部門收到合同初稿后，應在規定時間內完成審核，并出具審核意見。審核內容包括合同主體是否合法、合同條款是否符合法律法規要求、雙方權利義務是否對等、違約責任是否明確合理、爭議解決方式是否有效等。3.對于審核中發現的問題，法務部門應及時與業務部門溝通，提出修改建議。業務部門應根據法務部門的意見對合同進行修改完善，修改后的合同再次提交法務部門審核，直至審核通過。4.對于重大合同或涉及法律風險較高的合同，法務部門可會同業務部門、財務部門等相關部門進行會審，共同研究合同條款，確保合同風險可控。合同簽訂簽訂權限1.公司對外簽訂合同，應按照規定的簽訂權限進行。具體簽訂權限劃分如下：合同金額在[X]萬元以下的，由業務部門負責人審核后，報分管領導審批，授權業務部門負責人簽訂。合同金額在[X]萬元至[X]萬元之間的，由業務部門負責人審核，報分管領導審核后，由總經理審批，授權業務部門負責人簽訂。合同金額在[X]萬元以上的，由業務部門負責人審核，報分管領導審核，總經理審核后，提交董事會審批，授權業務部門負責人或總經理指定人員簽訂。2.未經授權，任何人不得擅自簽訂合同。簽訂流程1.經審核通過的合同，由業務部門負責與對方當事人進行簽訂。簽訂合同時，應確保合同文本與審核通過的版本一致。2.合同簽訂人員應仔細核對合同條款，確認無誤后在合同上簽字（或蓋章）。簽字（或蓋章）應清晰、完整，符合公司規定和法律要求。3.合同簽訂后，業務部門應及時將合同原件一份交法務部門存檔，另一份自留用于履行和管理。同時，將合同副本分發給財務部門等相關部門。合同履行履行要求1.合同簽訂后，業務部門應按照合同約定全面履行自己的義務，確保合同的順利履行。2.在合同履行過程中，如遇不可抗力、政策調整等原因導致合同無法正常履行或需要變更履行條件的，業務部門應及時通知法務部門，并采取合理措施減少損失。3.業務部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同履行情況，包括履行時間、履行內容、付款情況、對方履行情況等，以便及時掌握合同履行動態。跟蹤與監督1.法務部門應定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。2.財務部門應根據合同約定和業務部門提供的付款申請，及時辦理款項收付手續，并監督款項的使用情況。3.對于合同履行過程中出現的重大問題或可能影響公司利益的情況，業務部門、法務部門和財務部門應及時溝通協調，共同研究解決方案，必要時向公司領導報告。合同變更與終止合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同內容的，業務部門應及時與對方當事人協商，并簽訂書面的合同變更協議。2.合同變更協議的起草、審核、簽訂等流程參照原合同執行。變更后的合同應作為原合同的補充文件進行管理，與原合同具有同等法律效力。合同終止1.合同期滿或雙方協商一致提前終止合同的，業務部門應及時通知法務部門，并辦理合同終止手續。2.合同終止后，業務部門應清理合同履行情況，確保雙方權利義務已履行完畢。如存在未結清的款項或其他遺留問題，應及時進行處理。3.法務部門應將合同終止的相關資料整理歸檔，作為公司合同管理檔案的一部分妥善保管。合同糾紛處理糾紛預防1.各部門應加強合同管理，嚴格按照合同約定履行義務，避免因自身原因引發合同糾紛。2.法務部門應定期組織合同管理培訓，提高員工的法律意識和合同管理能力，增強防范合同糾紛的能力。糾紛處理程序1.合同履行過程中如發生糾紛，業務部門應及時收集相關證據資料，并向法務部門報告。2.法務部門接到報告后，應立即介入調查，了解糾紛情況，分析糾紛原因，評估法律風險。3.根據糾紛的具體情況，法務部門會同業務部門制定糾紛解決方案，選擇合適的解決方式，如協商、調解、仲裁或訴訟等。4.對于需要通過訴訟或仲裁解決的糾紛，法務部門應代表公司參與相關法律程序，維護公司合法權益。在糾紛處理過程中，業務部門應積極配合，提供必要的協助和支持。合同檔案管理檔案建立1.法務部門負責建立合同管理檔案，對公司簽訂的各類合同及相關資料進行統一管理。2.合同檔案應包括合同文本、合同審批表、合同變更協議、合同終止證明、往來信函、會議紀要、訴訟或仲裁文件等與合同有關的所有資料。檔案整理與保管1.法務部門應定期對合同檔案進行整理，按照合同類別、簽訂時間等進行分類編號，確保檔案資料的完整性和規范性。2.合同檔案應妥善保管，存放于安全、保密的場所。可采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保管，電子檔案應進行備份，防止數據丟失。3.嚴格限制合同檔案的查閱權限，未經授權，任何人不得擅自查閱、復制合同檔案。確因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經相關領導審批后，在法務部門指定人員的陪同下進行查閱，并做好查閱記錄。檔案銷毀1.對于已超過保管期限或已無保存價值的合同檔案，法務部門應按照公司檔案管理制度的規定，提出銷毀申請。2.銷