法院采購合同管理制度一、總則（一）目的為加強法院采購合同管理，規范采購行為，維護法院合法權益，提高采購資金使用效益，依據相關法律法規及法院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于法院各類采購合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。（三）基本原則1.依法依規原則嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定，確保采購合同合法有效。2.公平公正原則在采購合同簽訂與履行過程中，遵循公平、公正原則，維護雙方合法權益。3.效益優先原則追求采購資金使用效益最大化，合理配置資源。4.誠實守信原則合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定。二、采購合同管理職責分工（一）采購部門1.負責采購項目的需求調研、采購文件編制、采購活動組織實施等工作。2.參與采購合同的起草、談判、簽訂等環節，提供專業意見。3.跟蹤采購合同履行情況，及時協調解決合同執行過程中出現的問題。（二）法務部門1.審查采購合同的合法性、合規性，提供法律風險評估意見。2.參與采購合同的談判、簽訂等工作，協助處理合同糾紛。3.對采購合同管理中的法律問題提供咨詢和指導。（三）財務部門1.負責采購資金的預算管理、支付審核等工作。2.參與采購合同的審核，對合同中的資金條款進行把關。3.監督采購資金的使用情況，確保資金安全。（四）使用部門1.提出采購項目需求，參與采購文件的評審。2.負責采購合同標的物的驗收工作，及時反饋驗收結果。3.配合采購部門、財務部門等做好采購合同的相關工作。三、采購合同簽訂管理（一）合同起草1.采購部門根據采購項目情況，起草采購合同文本。合同文本應明確雙方的權利義務、采購標的、數量、質量、價格、付款方式、交貨時間、地點、違約責任等主要條款。2.合同文本應符合法律法規及法院相關規定，語言表述準確、清晰，避免歧義。（二）合同審核1.采購部門將起草好的采購合同提交法務部門進行合法性、合規性審查。法務部門應在規定時間內出具審查意見，對合同中存在的法律風險提出修改建議。2.采購部門根據法務部門的審查意見，對合同文本進行修改完善。修改后的合同文本再次提交法務部門審核，直至審核通過。3.采購合同經法務部門審核通過后，提交財務部門進行資金條款審核。財務部門應重點審核合同中的付款方式、付款時間、資金預算等條款，確保資金安排合理、安全。4.采購部門、法務部門、財務部門審核通過后的采購合同，提交法院領導審批。法院領導根據合同內容及相關部門意見，做出審批決定。（三）合同簽訂1.采購合同經法院領導審批同意后，由采購部門代表法院與供應商簽訂合同。簽訂合同前，應確保合同雙方主體資格合法有效，合同簽字蓋章手續齊全。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分送法務部門、財務部門、使用部門等相關部門存檔。四、采購合同履行管理（一）供應商履約管理1.采購部門應跟蹤供應商的履約情況，及時了解供應商的供貨進度、質量狀況等。2.如發現供應商存在履約問題，采購部門應及時與供應商溝通協調，要求供應商限期整改。如供應商未能按時整改或整改后仍不符合要求，采購部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。（二）驗收管理1.使用部門負責采購合同標的物的驗收工作。驗收應按照合同約定及相關標準進行，確保標的物的數量、質量、規格等符合要求。2.使用部門在驗收過程中發現問題，應及時通知采購部門，并要求供應商進行處理。供應商處理后，使用部門應再次進行驗收，直至驗收合格。3.使用部門驗收合格后，應出具驗收報告。驗收報告應包括驗收項目、驗收標準、驗收結果等內容，并由驗收人員簽字確認。（三）付款管理1.財務部門按照采購合同約定及驗收報告，審核采購部門提交的付款申請。審核通過后，按照規定的付款方式和時間辦理付款手續。2.付款申請應附采購合同、驗收報告、發票等相關資料，確保付款依據充分、合法。五、采購合同變更管理（一）變更情形1.因不可抗力等原因導致合同無法履行或部分無法履行，需要變更合同內容的。2.因政策調整、市場變化等原因，需要對采購標的、數量、價格等條款進行變更的。3.其他經合同雙方協商一致，需要變更合同內容的情形。（二）變更程序1.采購合同需要變更的，由合同一方提出書面變更申請，并說明變更理由、變更內容等。2.采購部門收到變更申請后，應組織相關部門進行審核。審核內容包括變更的必要性、合理性、合法性等。3.經審核同意變更的，采購部門應與合同另一方協商簽訂變更協議。變更協議應明確變更的內容、雙方的權利義務、違約責任等條款。4.變更協議簽訂后，采購部門應及時將變更協議副本分送法務部門、財務部門、使用部門等相關部門存檔。六、采購合同終止管理（一）終止情形1.采購合同履行完畢，雙方權利義務已全部實現的。2.采購合同因不可抗力等原因無法履行，且雙方協商一致同意終止的。3.采購合同因一方違約，另一方按照合同約定解除合同的。4.其他符合法律法規及合同約定的終止情形。（二）終止程序1.采購合同需要終止的，由合同一方提出書面終止申請，并說明終止理由。2.采購部門收到終止申請后，應組織相關部門進行審核。審核內容包括終止的合法性、合理性等。3.經審核同意終止的，采購部門應與合同另一方協商辦理終止手續。終止手續應包括合同解除協議、債權債務清理等內容。4.采購合同終止后，采購部門應及時將終止情況通知法務部門、財務部門、使用部門等相關部門，并做好相關資料的存檔工作。七、采購合同檔案管理（一）檔案收集1.采購部門負責采購合同檔案的收集工作。采購合同簽訂后，應及時將合同正本、副本、補充協議、變更協議、終止協議、驗收報告、發票等相關資料收集齊全。2.采購部門應按照檔案管理要求，對收集到的資料進行整理、分類、編號，確保資料完整、有序。（二）檔案保管1.采購合同檔案由法院指定的檔案管理部門負責保管。檔案管理部門應建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全、完整。2.采購合同檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查閱和管理。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱采購合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案查閱人員應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復印、轉借檔案資料。查閱完畢后，應及時將檔案資料歸還檔案管理部門。八、監督與考核（一）監督檢查1.法院內部審計部門負責對采購合同管理情況進行監督檢查。監督檢查內容包括采購合同的簽訂、履行、變更、終止等環節是否符合法律法規及本制度規定。2.審計部門應定期或不定期對采購合同管理情況進行檢查，并出具檢查報告。對檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，督促相關部門進行整改。（二）考核評價1.建立采購合同管理考核評價機制，對采購部門、法務部門、財務部門、使用部門等相關部門在采購合同管理工作中的表現進行考核評價。2.考核評價指標包括合同簽訂的規范性、合同履行的及時性、資金使用的合