測繪工程資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司測繪工程資料的管理，確保資料的完整性、準確性、系統性和安全性，充分發揮資料在生產、經營、管理及技術創新中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有測繪工程項目資料的形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用及銷毀等管理活動。（三）職責分工1.項目負責人負責組織本項目資料的收集、整理和初步審核工作，確保資料的真實性和完整性。對項目資料的質量負責，及時協調解決資料管理過程中出現的問題。2.技術負責人指導項目資料的整理和歸檔工作，審核資料的技術準確性和規范性。對重要技術資料進行把關，確保資料符合相關技術標準和要求。3.資料管理人員負責測繪工程資料的集中統一管理，包括資料的接收、分類、編號、存儲、保管、查閱登記等工作。按照規定的歸檔流程，對項目資料進行整理、裝訂和歸檔，建立健全資料檔案目錄。定期對資料進行清查盤點，確保資料的安全和完好。4.公司各部門協助項目組做好相關資料的收集和整理工作，提供本部門在項目實施過程中產生的各類資料。在業務活動中，按照規定查閱和使用測繪工程資料，并對所使用資料的安全負責。二、資料的分類與編號（一）資料分類測繪工程資料主要分為以下幾類：1.項目前期資料項目立項批復、可行性研究報告、項目任務書等。項目招投標文件、合同協議等。2.技術設計資料項目總體設計方案、技術設計書、技術總結等。測繪技術標準、規范、圖式等引用文件。3.外業測繪資料控制測量資料，包括控制點選點圖、觀測記錄手簿、計算資料、成果表等。地形測量資料，如測圖控制網資料、地形圖原圖及數字化成果、地形要素調查記錄等。攝影測量與遙感資料，像片控制測量資料、影像數據、解譯成果等。工程測量資料，包括施工控制測量資料、變形監測資料等。外業觀測手簿、測量草圖、計算表格、儀器檢定證書等原始記錄資料。4.內業處理資料數據處理方案、數據處理過程記錄、成果數據文件等。圖形編輯資料，如地形圖編輯修改記錄、圖形分層文件等。質量檢查資料，包括自查記錄、互查記錄、專檢報告等。5.成果資料測繪成果報告，如測繪項目總結報告、技術報告、專題報告等。各類測繪成果圖件，包括紙質圖、電子圖等。數據光盤、磁帶等存儲介質上的成果數據。6.其他資料項目往來文件、會議紀要、工作聯系單等。與項目有關的聲像資料、實物資料等。（二）編號規則為便于資料的管理和查找，對各類測繪工程資料進行統一編號。編號采用“項目編號資料類別代碼順序號”的形式，具體如下：1.項目編號：按照公司項目管理的相關規定，采用項目的唯一標識符。2.資料類別代碼：根據資料分類設置相應的代碼，如：項目前期資料：Q技術設計資料：J外業測繪資料：W內業處理資料：N成果資料：C其他資料：T3.順序號：按照資料形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，某項目的一份技術設計書編號為：XM2023001J001，表示該項目編號為XM2023001的技術設計資料中的第一份文件。三、資料的形成與收集（一）資料形成要求1.測繪工程資料應隨項目進展同步形成，確保資料的及時性和準確性。2.資料的內容應真實、完整、清晰，符合相關技術標準和規范的要求。3.資料的記錄應使用耐久性強的書寫材料，不得使用易褪色、變質的材料。（二）資料收集范圍1.項目實施過程中產生的各類原始記錄、計算資料、圖表、報告等。2.與項目相關的外部文件、協議、合同等。3.項目組內部的工作文件、會議紀要、技術交流資料等。（三）收集流程1.項目負責人在項目啟動時，應向項目組成員明確資料收集的范圍、要求和時間節點。2.項目組成員按照要求及時收集各自工作范圍內產生的資料，并定期提交給項目負責人。3.項目負責人對收集到的資料進行初步審核和整理，確保資料的完整性和準確性。4.對于需要從外部獲取的資料，由項目負責人或指定專人負責收集，并辦理相關手續。四、資料的整理與歸檔（一）整理要求1.資料管理人員收到項目組提交的資料后，應按照資料分類和編號規則進行分類整理。2.對每份資料進行核對，確保資料內容完整、數據準確、簽字蓋章齊全。3.對破損、褪色的資料進行修復或復制，保證資料的可讀性。4.按照資料的形成時間順序或邏輯關系進行排列，便于查閱和管理。（二）歸檔流程1.資料整理完成后，資料管理人員填寫《測繪工程資料歸檔清單》，詳細記錄資料的名稱、編號、數量、歸檔時間等信息。2.將整理好的資料按照歸檔清單逐一核對，無誤后進行裝訂。裝訂應牢固、整齊，便于長期保存。3.裝訂后的資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明項目名稱、資料類別、起止日期等信息。4.將檔案盒存放在專用的檔案柜中，并按照檔案目錄進行排列，建立檔案索引。五、資料的保管（一）保管環境1.設立專門的資料檔案室，確保檔案室干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜。2.檔案室應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、密集架等，并保持清潔衛生。3.對存放資料的檔案柜、密集架等進行編號，便于查找和管理。（二）保管期限測繪工程資料的保管期限根據資料的重要性和使用價值分為永久、長期和短期三種：1.永久保管：涉及公司核心技術、重要成果、重大項目等具有長期保存價值的資料。2.長期保管：一般項目的技術設計資料、成果資料等，保管期限為10年以上（含10年）。3.短期保管：項目實施過程中的一般性資料，保管期限為35年。（三）保管措施1.建立資料保管臺賬，詳細記錄資料的入庫、出庫、借閱、歸還等情況。2.定期對資料進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保資料的數量、質量和完整性。3.對電子資料應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和更新，防止數據丟失。4.對于重要資料，應采取加密存儲、異地備份等安全措施，確保資料的安全性。六、資料的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱測繪工程資料的，應填寫《測繪工程資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱、編號等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到資料檔案室查閱。2.涉及公司機密的資料，查閱申請人還需經公司保密管理部門批準。3.外部單位因工作需要查閱公司測繪工程資料的，須持有單位介紹信，并經公司主管領導批準，由資料管理人員陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《測繪工程資料查閱申請表》，提交給所在部門負責人審核。2.審核通過后，申請表交資料檔案室。資料管理人員根據申請表提供的信息，查找相應資料，并辦理查閱登記手續。3.查閱人員應在資料檔案室指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案室。如需復印或摘錄資料，應經資料管理人員同意，并按照規定辦理相關手續。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將資料歸還資料管理人員，資料管理人員核對無誤后，在查閱登記臺賬上注明歸還時間。（三）利用規定1.利用測繪工程資料應遵循合法、合規、合理的原則，不得用于與公司業務無關的目的。2.對查閱和利用過程中涉及的公司機密資料，查閱人員應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露。3.如需對資料進行引用、改編、翻譯等處理，應經資料所有者同意，并在使用時注明資料來源。七、資料的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限且已無保存價值的資料。2.因自然災害、意外事故等原因造成損壞無法修復且無利用價值的資料。3.經公司批準同意銷毀的其他資料。（二）銷毀流程1.資料管理人員定期對保管期滿或已無保存價值的資料進行清理，提出銷毀意見，并填寫《測繪工程資料銷毀申請表》。2.《測繪工程資料銷毀申請表》經所在部門負責人審核、公司主管領導批準后，方可實施銷毀。3.銷毀資料時，應指定專人負責監銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。4.銷毀完成后，監銷人員和資料管理人員應在《測繪工程資料銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單存檔。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對測繪工程資料管理工作進行監督檢查，檢查內容包括資料的形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用及銷毀等環節。2.監督檢查可采用查閱資料、現場檢查、詢問相關人員等方式進行。3.對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。（二）考核辦法1.將測繪工程資料管理工作納入公司績效考核體系，對資料管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2