珠海采購流程管理制度總則目的為規范公司采購流程，確保采購活動的順利進行，提高采購效率，保證采購質量，降低采購成本，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于珠海公司及下屬各部門的所有采購活動，包括但不限于辦公用品、設備物資、原材料等各類物品及服務的采購?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.公開公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保競爭充分。3.效益原則：在保證質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。4.誠信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。采購組織與職責采購部門設置公司設立采購部，負責公司各類采購業務的具體實施。采購部設采購經理、采購主管及采購專員等崗位。采購部門職責1.制定采購計劃：根據公司各部門需求及業務發展規劃，編制年度、季度及月度采購計劃。2.供應商管理：尋找、開發、評估供應商，建立供應商檔案，維護與供應商的良好合作關系。3.采購執行：按照采購計劃及審批后的采購申請，組織實施采購活動，簽訂采購合同。4.采購成本控制：通過談判、招標等方式，爭取優惠的采購價格，降低采購成本。5.采購質量控制：對采購物資進行質量檢驗，確保所采購物品符合公司要求。6.采購合同管理：負責采購合同的簽訂、履行、變更、終止等管理工作。7.采購信息管理：收集、整理、分析采購數據，提供采購報表及相關信息。其他部門職責1.需求部門提出采購申請，詳細說明所需采購物品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、交付時間等。參與采購過程中的技術交流、驗收等工作。2.財務部門審核采購預算及采購合同付款條款。負責采購款項的支付審核與結算。3.質量部門制定采購物資的質量檢驗標準和檢驗流程。對采購物資進行質量檢驗，出具檢驗報告。采購流程采購申請1.需求部門填寫采購申請表：需求部門根據業務需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務的名稱、規格型號、數量、需求日期、預算金額、技術參數、質量要求等信息，并由部門負責人簽字確認。2.提交采購申請：將填寫完整的采購申請表提交至采購部。緊急采購申請應注明“緊急”字樣，并說明緊急原因及預計交付時間。采購審批1.采購專員初審：采購專員收到采購申請后，對申請內容進行初步審核，檢查信息是否完整、準確，預算是否合理等。如發現問題，及時與需求部門溝通核實。2.采購主管審核：采購主管對初審通過的采購申請進行進一步審核，重點審核采購必要性、采購方式選擇是否恰當等，并簽署審核意見。3.財務部門審核：財務部門對采購申請的預算進行審核，確保采購費用在預算范圍內，并簽署審核意見。4.分管領導審批：根據采購金額大小及重要性，報分管領導審批。分管領導審批通過后方可進入采購環節。采購金額較大或涉及重要項目的采購申請，需報總經理審批。采購實施1.制定采購方案：采購專員根據審批通過的采購申請，制定采購方案，明確采購方式（如招標、詢價、競爭性談判、單一來源采購等）、采購時間安排、供應商選擇標準等。2.選擇供應商供應商篩選：采購專員通過多種渠道（如供應商數據庫、網絡搜索、行業推薦等）尋找潛在供應商，并根據供應商選擇標準進行篩選。篩選出的供應商數量一般不少于三家（特殊情況下可根據實際情況確定）。供應商調查：對篩選出的供應商進行實地考察或背景調查，了解其生產能力、產品質量、信譽、價格水平、售后服務等方面的情況。供應商評估：采購部組織相關部門（如質量部門、需求部門等）對供應商進行綜合評估，評估結果作為供應商選擇的重要依據。確定供應商：采購主管根據評估結果，選擇合適的供應商，并報分管領導審批。對于重大采購項目，需經總經理批準。3.采購談判：采購專員與選定的供應商就采購價格、質量標準、交貨期、付款方式等條款進行談判，爭取最有利的采購條件。談判過程中應做好記錄。4.簽訂采購合同談判達成一致后，采購專員負責起草采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應符合法律法規要求，并經法務部門審核。采購合同經雙方簽字蓋章后生效，并報財務部門、采購部存檔。采購驗收1.到貨通知：采購合同簽訂后，采購專員及時跟蹤采購進度，在預計到貨日期前通知需求部門及質量部門做好驗收準備。2.質量檢驗：質量部門按照既定的質量檢驗標準和流程對采購物資進行檢驗，檢驗合格的出具《質量檢驗報告》，檢驗不合格的及時通知采購部與供應商協商處理。3.數量驗收：需求部門負責對采購物資的數量進行驗收，確保實際到貨數量與采購合同一致。4.驗收報告：需求部門和質量部門完成驗收后，共同出具《采購驗收報告》，對驗收結果進行簽字確認。驗收合格的物資方可辦理入庫手續；驗收不合格的物資，采購部需及時與供應商溝通退換貨等事宜。采購付款1.付款申請：采購專員根據采購合同及驗收報告，填寫《付款申請表》，詳細注明采購合同編號、供應商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并附上采購合同、驗收報告等相關憑證。2.部門審核：采購專員將付款申請表提交至采購主管審核，審核通過后報財務部門審核。3.財務審核：財務部門對付款申請進行審核，重點審核采購合同條款、驗收情況、發票信息等。審核無誤后，報分管領導審批。4.分管領導審批：分管領導根據財務審核意見進行審批，同意付款的簽字確認。5.付款執行：財務部門按照審批后的付款申請，安排資金支付給供應商。付款方式應按照采購合同約定執行，確保付款安全、及時。采購風險管理風險識別1.市場風險：市場價格波動、物資供應短缺等可能導致采購成本上升或無法按時采購到所需物資。2.供應商風險：供應商信譽不佳、生產能力不足、產品質量不穩定等可能影響采購物資的質量和交貨期。3.合同風險：采購合同條款不完善、合同執行不到位等可能引發法律糾紛和經濟損失。4.內部管理風險：采購流程不規范、采購人員違規操作等可能導致采購效率低下、成本增加等問題。風險評估1.可能性評估：分析風險發生的概率大小，分為高、中、低三個等級。2.影響程度評估：評估風險發生后對公司造成的損失或影響程度，分為嚴重、較大、一般三個等級。3.風險矩陣確定：根據可能性評估和影響程度評估結果，繪制風險矩陣，確定各類風險的等級。風險應對措施1.市場風險應對建立市場價格監測機制，及時掌握市場價格動態，合理安排采購時機。與主要供應商簽訂長期合作協議，鎖定采購價格，降低價格波動風險。拓寬采購渠道，尋找多個供應商，避免因單一供應商供應不足而導致的供應短缺問題。2.供應商風險應對加強供應商管理，定期對供應商進行評估和考核，淘汰不合格供應商。要求供應商提供足夠的擔?；虮ＷC金，以降低因供應商違約造成的損失。在采購合同中約定明確的違約責任和賠償條款，約束供應商行為。3.合同風險應對加強合同管理，完善合同條款，確保合同內容合法、明確、完整。合同簽訂前進行嚴格的審核，確保合同符合公司利益和法律法規要求。定期對采購合同執行情況進行跟蹤檢查，及時發現和解決合同執行過程中出現的問題。4.內部管理風險應對完善采購流程，明確各環節的職責和操作規范，加強流程監控。加強采購人員培訓，提高采購人員的業務素質和職業道德水平。建立采購績效評估體系，對采購人員的工作進行考核和評價，激勵采購人員提高工作質量和效率。采購績效評估評估指標1.采購成本：實際采購價格與預算價格的對比情況，計算采購成本節約率。2.采購質量：采購物資的合格率，反映采購物資符合質量要求的程度。3.采購效率：采購周期（從采購申請到物資到貨的時間）的長短，體現采購工作的及時性。4.供應商滿意度：通過問卷調查或面談等方式了解供應商對公司采購工作的滿意度。5.內部客戶滿意度：需求部門對采購部門采購工作的滿意度，反映采購服務的質量。評估方法1.定期評估：每月或每季度對采購績效進行一次評估，形成采購績效報告。2.數據分析：收集、整理采購過程中的各項數據，如采購金額、采購數量、采購價格、交貨期等，通過數據分析評估采購績效。3.問卷調查與面談：向供應商和內部客戶發放調查問卷或進行面談，了解他們對采購工作的評價和意見。評估結果應用1.績效獎勵：對采購績效優秀的采購人員給予獎勵，包括獎金、榮譽證書等，激勵采購人員提高工作績效。2.績效改進：針對采購績效評估中發現的問題，分析原因，制定改進措施，持續提高采購管理水平。3.人員調整：根據采購績效評估結果，對不稱職的采購人員進行調整，如培訓、調崗或辭退