瑣碎物品發放管理制度總則1.目的為規范公司瑣碎物品的發放管理，確保物品發放的合理性、公正性和及時性，滿足員工工作及生活的基本需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.定義本制度所稱瑣碎物品，是指除公司統一配備的辦公設備、辦公用品之外的，與員工日常工作或生活相關的小型物品，如文具、勞保用品、清潔用品、個人衛生用品等。物品分類及發放標準1.文具類筆記本：根據員工崗位需求，每月為行政人員發放[X]本A4筆記本，業務人員發放[X]本A5筆記本。中性筆：每月為員工發放[X]支黑色0.5mm中性筆。便簽紙：每季度為員工發放[X]本便簽紙，規格為[具體規格]。訂書機及訂書釘：每半年為有需要的員工發放訂書機1個，同時發放訂書釘[X]盒。計算器：財務、采購等相關崗位員工每[X]年發放計算器1個。2.勞保用品類工作服：根據工作需要，為從事特定工作的員工發放工作服，如生產一線員工每[X]年發放[X]套工作服，其他崗位根據實際情況按需發放。安全帽：從事建筑、工程等相關工作的員工，每人配備安全帽1頂，每[X]年更換一次。防護手套：根據工作環境，為接觸危險物品或需要手部防護的員工發放防護手套，如化工崗位員工每月發放[X]雙防護手套。防護鞋：從事電氣、機械維修等工作的員工，每人配備防護鞋1雙，每[X]年更換一次。3.清潔用品類掃帚、拖把：為保潔人員每月發放掃帚[X]把、拖把[X]個，其他部門根據實際辦公區域大小，每季度發放掃帚[X]把、拖把[X]個。垃圾袋：各部門根據日常垃圾產生量，每月領取垃圾袋[X]卷。清潔劑：保潔人員每季度領取清潔劑[X]瓶，用于公共區域清潔。4.個人衛生用品類紙巾：每月為員工發放抽紙[X]包。洗手液：在公司衛生間配備洗手液，并定期補充，確保充足供應。發放流程1.需求申報員工根據自身工作及生活需要，填寫《瑣碎物品需求申請表》，詳細注明所需物品名稱、規格、數量及申請理由。部門負責人對員工的申請進行審核，確認是否合理，并簽字批準。2.匯總統計各部門文員每月[具體日期]將本部門員工的《瑣碎物品需求申請表》進行匯總，填寫《瑣碎物品需求匯總表》。將匯總表提交至行政部門。3.庫存核對行政部門收到各部門的需求匯總表后，首先核對庫存情況。對于庫存充足的物品，直接進行發放準備；對于庫存不足的物品，及時安排采購。4.采購申請若需采購瑣碎物品，行政部門填寫《瑣碎物品采購申請表》，注明采購物品名稱、規格、數量、預計采購金額等信息。將采購申請表提交至采購部門，采購部門按照公司采購流程進行采購。5.物品發放采購的物品到貨后，行政部門進行驗收，確保物品質量和數量符合要求。根據各部門需求，行政部門將瑣碎物品發放至各部門文員處。部門文員按照《瑣碎物品需求申請表》上的信息，將物品發放給員工，并要求員工在《瑣碎物品發放登記表》上簽字確認。特殊情況處理1.臨時需求因工作突發情況或緊急任務，員工急需某項瑣碎物品的，可向部門負責人提出臨時申請。部門負責人核實情況后，如確屬必要，可電話通知行政部門先行發放物品，并在事后[X]個工作日內補辦《瑣碎物品需求申請表》的審批手續。2.物品損壞或丟失員工領取的瑣碎物品如因正常使用出現損壞或丟失，應及時向部門負責人報告。部門負責人核實情況后，可根據實際情況批準員工再次申請領取相應物品，但需說明損壞或丟失原因。庫存管理1.建立庫存臺賬行政部門設立瑣碎物品庫存臺賬，詳細記錄物品的入庫、出庫、庫存數量、規格型號、采購日期、有效期等信息。2.定期盤點行政部門每月末對瑣碎物品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點結束后，編制《瑣碎物品庫存盤點表》，如發現賬實不符情況，應及時查明原因并進行調整。3.庫存預警根據各類瑣碎物品的使用頻率和消耗速度，設定庫存預警線。當庫存數量低于預警線時，行政部門及時通知采購部門進行補貨，確保物品供應不斷檔。監督與檢查1.內部審計公司審計部門定期對瑣碎物品發放管理情況進行審計，檢查發放流程是否合規、發放標準是否執行到位、庫存管理是否規范等。對于審計中發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.員工監督鼓勵員工對瑣碎物品發放管理過程中的違規行為進行監督舉報。