甜品公司采購管理制度總則1.目的為規范公司采購管理工作，確保采購活動的順利進行，保證所采購的甜品原材料、包裝材料及相關設備等符合公司生產經營需求，保障產品質量，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有采購活動，包括但不限于原材料采購、包裝材料采購、設備采購、辦公用品采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。經濟性原則：在滿足公司需求的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。質量優先原則：確保所采購物品的質量符合公司生產經營及產品質量要求。公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內部監督。誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。采購組織與職責1.采購部門設置公司設立采購部，負責公司各類采購工作的具體實施。采購部設采購經理一名，采購專員若干名。2.采購經理職責全面負責采購部的日常管理工作，制定采購工作計劃和目標，并組織實施。建立和完善采購管理制度及流程，確保采購工作規范、高效運行。審核采購申請，根據公司需求合理安排采購任務，控制采購成本。負責供應商的開發、評估、選擇和管理，建立供應商檔案，維護良好的供應商合作關系。監督采購合同的執行情況，協調解決采購過程中的問題和糾紛。定期向上級領導匯報采購工作進展情況，提供采購數據分析和建議。組織采購人員的培訓和考核，提高采購團隊的業務水平和綜合素質。3.采購專員職責根據采購計劃和任務，負責具體采購項目的實施，包括市場調研、詢價、比價、議價、下單等工作。與供應商進行溝通協調，確保采購訂單的及時下達、貨物的按時交付和質量驗收。收集、整理采購相關資料，如供應商報價單、采購合同等，建立采購檔案。協助采購經理進行供應商管理，參與供應商評估和考核工作。及時反饋采購過程中的問題和異常情況，提出解決方案和建議。完成上級領導交辦的其他采購相關工作任務。采購流程1.采購申請各部門根據生產經營需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品的名稱、規格、型號、數量、需求時間等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人對采購申請進行審核，確認申請的合理性和必要性，簽字后提交采購部。2.采購審批采購部收到采購申請后，采購專員對申請內容進行初步審核，檢查信息是否完整、準確。采購經理根據采購金額、采購性質等因素進行審批。對于金額較小的常規采購申請，采購經理可直接審批；對于金額較大或重要的采購申請，需提交上級領導審批。經審批通過的采購申請，進入采購實施環節；審批不通過的采購申請，采購部應及時反饋給申請部門，并說明原因。3.供應商選擇與評估采購專員根據采購物品的類別和特點，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其公司簡介、產品資料、報價等信息，建立供應商信息庫。采購部組織相關人員對供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務、信譽等方面。根據評估結果，選擇合適的供應商，并與其簽訂《采購框架協議》，明確雙方的權利和義務。定期對供應商進行跟蹤評估，對于表現不佳的供應商，及時采取措施進行整改或淘汰。4.采購詢價與比價采購專員向選定的供應商發送詢價單，要求其提供采購物品的報價、交貨期、付款方式等詳細信息。采購專員收集至少三家供應商的報價，并進行比價分析。在比價過程中，應綜合考慮價格、質量、服務等因素，選擇性價比最優的供應商。對于采購金額較大或復雜的采購項目，采購專員可組織相關人員進行商務談判，爭取更有利的采購條件。5.采購合同簽訂采購專員根據比價結果和商務談判情況，起草采購合同。采購合同應明確采購物品的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同初稿提交采購經理審核，審核通過后，報上級領導審批。經審批通過的采購合同，由采購專員與供應商簽訂，并加蓋公司合同專用章。采購合同簽訂后，采購專員應及時將合同副本分發給相關部門，如財務部、倉庫管理部等，以便各部門做好相應的準備工作。6.采購訂單下達采購專員根據采購合同，在公司內部系統中下達采購訂單，明確采購物品的詳細信息、交貨時間、交貨地點等要求。采購訂單下達后，采購專員應及時與供應商溝通確認，確保供應商收到訂單并能夠按時、按質、按量交付貨物。7.采購跟蹤與催貨采購專員定期跟蹤采購訂單的執行情況，及時了解供應商的生產進度、發貨情況等信息。對于可能影響交貨期的問題，采購專員應及時與供應商溝通協調，督促其采取措施解決問題，確保貨物按時交付。在交貨期臨近時，采購專員應提前提醒供應商準備發貨，并確認最終的交貨時間和方式。8.貨物驗收貨物到達公司后，倉庫管理部負責組織相關人員進行驗收。驗收內容包括貨物的數量、規格、型號、質量等方面。驗收人員應按照采購合同和相關標準進行驗收，如發現貨物存在數量短缺、質量不合格等問題，應及時與供應商聯系，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施解決問題。驗收合格的貨物，倉庫管理部應辦理入庫手續，并填寫《入庫單》；驗收不合格的貨物，倉庫管理部應拒絕入庫，并及時通知采購部與供應商協商處理。9.采購付款財務部根據采購合同和《入庫單》等相關憑證，審核采購付款申請。審核內容包括采購訂單的執行情況、貨物驗收情況、發票開具情況等。經財務部審核通過的采購付款申請，報上級領導審批。審批通過后，財務部按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續。采購預算管理1.采購預算編制采購部應根據公司年度生產經營計劃和目標，結合歷史采購數據和市場價格變動趨勢，編制年度采購預算。年度采購預算應明確各類采購物品的名稱、規格、型號、數量、預算金額等信息，并按季度進行分解。采購預算編制過程中，采購部應與各相關部門進行溝通協調，確保預算的合理性和準確性。2.采購預算執行采購部應嚴格按照采購預算執行采購任務，控制采購支出。如因特殊原因需要調整采購預算，應提前填寫《采購預算調整申請表》，說明調整原因和金額，并按規定程序進行審批。財務部負責對采購預算的執行情況進行監控和分析，定期向公司領導匯報采購預算的執行情況。3.采購預算考核公司建立采購預算考核制度，對采購部的采購預算執行情況進行考核。考核指標包括采購預算完成率、采購成本節約率等。根據考核結果，對采購部及相關人員進行獎懲，以激勵采購人員合理控制采購成本，嚴格執行采購預算。采購風險管理1.風險識別與評估采購部應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，如市場價格波動風險、供應商違約風險、質量風險、交貨期風險等。根據風險發生的可能性和影響程度，對識別出的風險進行評估，確定風險等級。2.風險應對措施針對不同等級的風險，采購部應制定相應的風險應對措施。對于市場價格波動風險，可通過簽訂長期合同、套期保值等方式進行規避；對于供應商違約風險，應加強供應商管理，建立供應商信用檔案，增加備用供應商；對于質量風險，應加強采購物品的檢驗檢測，嚴格執行驗收標準；對于交貨期風險，應加強采購跟蹤與催貨，提前做好應對準備。采購部應定期對風險應對措施的執行情況進行檢查和評估，及時調整和完善風險應對策略。3.風險監控與預警采購部應建立風險監控機制，對采購過程中的風險進行實時監控。如發現風險指標出現異常變化，應及時發出預警信號。采購部應根據風險預警信號，及時采取措施進行處理，避免風險擴大化，確保采購活動的順利進行。采購信息管理1.采購檔案管理采購部應建立完善的采購檔案管理制度，對采購過程中產生的各類文件和資料進行分類整理、歸檔保存。采購檔案包括采購申請表、采購審批表、供應商信息資料、采購合同、采購訂單、報價單、驗收報告、發票等。采購檔案應妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規定執行，以便查閱和追溯。2.采購數據分析采購部應定期對采購數據進行收集、整理和分析，如采購金額、采購數量、采購頻率、供應商分布等。通過采購數據分析，了解采購活動的規律和趨勢，發現存在的問題和潛在風險，為采購決策提供依據。采購部應定期向上級領導匯報采購數據分析結果，并提出改進建議和措施。采購人員行為規范1.職業道德采購人員應遵守國家法律法規和公司各項規章制度，誠實守信，廉潔奉公。采購人員不得接受供應商的賄賂、回扣、禮品等不正當利益，不得與供應商勾結謀取私利。2.工作紀律采購人員應嚴格遵守工作時間，不得遲到、早退、曠工。工作期間應認真履行職責，不得擅