生產檔案記錄管理制度一、總則（一）目的為加強公司生產檔案記錄管理，確保生產過程的可追溯性，規范檔案記錄的收集、整理、歸檔、保管和使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有與生產相關的檔案記錄管理，包括但不限于生產計劃、工藝文件、設備運行記錄、質量檢驗報告、物料出入庫記錄等。（三）職責分工1.生產部門負責生產過程中各類原始記錄的填寫、收集和初步整理，確保記錄的及時性、準確性和完整性。2.質量部門負責質量檢驗記錄的審核與歸檔，對生產過程中的質量問題記錄進行分析和跟蹤。3.設備管理部門負責設備運行記錄、維護保養記錄等的管理，確保設備檔案的完整和可追溯。4.物資管理部門負責物料出入庫記錄的管理，保證物資流轉信息的準確記錄。5.檔案管理部門負責生產檔案記錄的統一歸檔、保管和查閱服務，制定檔案管理制度并監督執行。二、檔案記錄的分類與編號（一）分類原則根據生產流程和管理需求，將生產檔案記錄分為以下幾類：1.生產計劃類：包括年度生產計劃、月度生產計劃、周生產計劃等。2.工藝文件類：工藝流程圖、作業指導書、工藝變更記錄等。3.設備運行與維護類：設備臺賬、運行記錄、維護保養記錄、設備故障維修記錄等。4.質量控制類：檢驗計劃、檢驗報告、不合格品記錄、質量統計分析報表等。5.物料管理類：物料清單、出入庫單、庫存盤點記錄等。6.人員管理類：生產人員考勤記錄、培訓記錄、績效評估記錄等。7.其他類：與生產相關的合同、協議、外來文件等。（二）編號規則為便于檔案記錄的識別和管理，采用以下編號規則：編號由類別代碼+年份+順序號組成。1.類別代碼“SJ”：生產計劃類“GY”：工藝文件類“SB”：設備運行與維護類“ZL”：質量控制類“WL”：物料管理類“RY”：人員管理類“QT”：其他類2.年份：取記錄形成年份的后兩位數字。3.順序號：按各類記錄形成的先后順序依次編號，從001開始。例如，2023年第5號生產計劃的編號為：SJ23005三、檔案記錄的填寫要求（一）基本要求1.記錄應使用藍黑墨水或中性筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆（紅色除外）等易褪色的筆。2.填寫內容應真實、準確、完整，不得隨意涂改、偽造。如有錯誤需要更正，應在原錯誤處劃一條橫線，在其上方填寫正確內容，并加蓋更正人印章或簽名。3.記錄應及時填寫，不得積壓、拖延，確保記錄與生產活動同步。（二）具體要求1.生產計劃類明確計劃的產品名稱、規格型號、數量、生產時間、生產車間等信息。如有調整，應詳細記錄調整原因、調整內容及審批情況。2.工藝文件類工藝流程圖應清晰、準確地反映生產工藝流程和各工序的操作要求。作業指導書應詳細描述各工序的操作步驟、質量標準、注意事項等。工藝變更記錄應包括變更的原因、內容、實施時間、對產品質量的影響等。3.設備運行與維護類設備運行記錄應記錄設備的開機時間、停機時間、運行參數（如溫度、壓力、轉速等）、運行狀況等。維護保養記錄應記錄維護保養的時間、內容、維修人員等信息。設備故障維修記錄應詳細記錄故障發生時間、現象、原因分析、維修措施及維修結果等。4.質量控制類檢驗計劃應明確檢驗項目、檢驗方法、檢驗頻次、檢驗人員等。檢驗報告應記錄產品名稱、規格型號、檢驗項目、檢驗結果、判定結論等。不合格品記錄應詳細記錄不合格品的名稱、規格型號、數量、不合格原因、處理措施等。5.物料管理類物料清單應準確記錄產品所需的原材料、零部件的名稱、規格型號、數量等信息。出入庫單應記錄物料的名稱、規格型號、數量、出入庫時間、倉庫名稱、經手人等信息。庫存盤點記錄應記錄盤點時間、物料名稱、規格型號、實際庫存數量、賬存數量、差異情況及原因分析等。6.人員管理類考勤記錄應準確記錄員工的出勤情況，包括遲到、早退、曠工、請假等。培訓記錄應記錄培訓時間、培訓內容、培訓講師、參加人員等信息。績效評估記錄應詳細記錄員工的工作表現、考核指標完成情況、評估結果及評語等。7.其他類合同、協議等應完整記錄雙方的權利義務、合同期限、簽訂時間等信息。外來文件應注明文件名稱、文號、來源、接收時間等，并進行有效登記。四、檔案記錄的收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案記錄的收集工作，確保各類記錄按時、準確地收集齊全。2.收集的記錄應保持原始狀態，不得隨意剪裁、拼接或丟失。3.對于電子文檔形式的記錄，應確保其存儲介質的安全性和可讀性，并定期進行備份。（二）整理要求1.收集后的檔案記錄應按照分類和編號規則進行初步整理，確保同一類記錄集中存放。2.對每份記錄進行檢查，確保填寫內容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。3.對于破損或褪色的記錄，應進行修復或復制，以保證檔案記錄的完整性。4.整理后的檔案記錄應編制目錄，注明記錄的名稱、編號、日期、保管期限等信息，以便于查閱和管理。五、檔案記錄的歸檔（一）歸檔時間各類檔案記錄應在形成后的[X]個工作日內歸檔至檔案管理部門。（二）歸檔流程1.各部門整理好的檔案記錄，填寫《檔案歸檔移交清單》，一式兩份，一份隨檔案記錄移交檔案管理部門，一份自留備查。2.檔案管理部門收到移交的檔案記錄后，按照分類和編號順序進行核對、清點，確認無誤后在《檔案歸檔移交清單》上簽字，并將檔案記錄放入相應的檔案柜或存儲設備中。3.檔案管理部門根據檔案記錄的保管期限，編制檔案保管期限表，明確各類檔案的保管期限，并按照規定進行標識和存放。六、檔案記錄的保管（一）保管環境1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，確保檔案記錄的安全保管。（二）保管方式1.檔案記錄應按照類別和保管期限進行分類存放，便于查找和管理。2.紙質檔案應存放在檔案柜中，檔案柜應定期進行檢查和維護，確保檔案存放整齊、有序。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數據應分別存儲在不同的介質上，并異地存放，以防止數據丟失。（三）保管期限各類生產檔案記錄的保管期限如下：1.生產計劃類：[X]年2.工藝文件類：長期3.設備運行與維護類：長期4.質量控制類：[X]年5.物料管理類：[X]年6.人員管理類：[X]年7.其他類：根據文件性質和相關規定確定保管期限保管期限屆滿后，檔案管理部門應按照規定進行鑒定和銷毀。七、檔案記錄的查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱生產檔案記錄，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據審批后的《檔案查閱申請表》，提供相應的檔案記錄，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內容等信息。3.查閱檔案記錄時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意，并按照規定進行登記。4.查閱人員應愛護檔案記錄，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應及時將檔案記錄歸還檔案管理部門。（二）借閱規定1.公司內部人員因工作需要借閱生產檔案記錄，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間、預計歸還時間等信息，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。2.檔案管理部門應根據審批后的《檔案借閱申請表》，將檔案記錄借給借閱人，并做好借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、預計歸還時間等信息。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案記錄，不得轉借他人或泄露檔案內容。借閱期滿后，應及時將檔案記錄歸還檔案管理部門。如發現檔案記錄有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的賠償責任。八、檔案記錄的銷毀（一）銷毀條件檔案記錄保管期限屆滿或已失去保存價值，經檔案管理部門鑒定后，可進行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經檔案管理部門負責人審核、公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案記錄無法恢復。銷毀過程中，應安排專人監銷，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清單》應妥善保存[X]年，以備查考。九、監督與考核（一）監督檢查1.檔案管理部門定期對各部門的檔案記錄管理情況進行監督檢查，檢查內容包括檔案記錄的填寫、收集、整理、歸檔、保管、查閱與借閱等環節。2.對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）考核辦法1.將檔案記錄管理工作納入公司績效考核體系，對檔案記錄管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎