生產記錄調取管理制度一、總則（一）目的為了規范公司生產記錄的調取管理，確保生產記錄的完整性、準確性和可追溯性，保障公司生產運營的正常進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及生產記錄調取的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.合法性原則：生產記錄的調取必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.必要性原則：調取生產記錄應基于明確的業務需求，避免不必要的調取行為。3.保密性原則：對于涉及公司商業秘密、技術秘密等敏感信息的生產記錄，調取人員應嚴格保密，防止信息泄露。4.責任追溯原則：明確生產記錄調取過程中的責任主體，確保記錄的調取、使用和歸還等環節可追溯。二、生產記錄的分類與內容（一）生產計劃記錄1.年度生產計劃：包括產品種類、產量目標、生產周期等信息。2.月度生產計劃：具體細化到各產品在當月的生產數量、批次安排等。3.周生產計劃：進一步明確每周各生產線的生產任務分配。（二）原材料采購記錄1.采購訂單：記錄原材料供應商、采購數量、采購價格、交貨日期等。2.入庫單：詳細記載原材料的入庫時間、規格、數量、質量狀況等。（三）生產過程記錄1.工藝流程圖：展示產品生產的工藝流程及關鍵控制點。2.操作記錄：包括各生產環節的操作人員、操作時間、操作參數等。3.質量檢驗記錄：如原材料檢驗報告、半成品檢驗數據、成品檢驗結果等。（四）設備運行記錄1.設備臺賬：記錄設備的基本信息、購置時間、維護保養情況等。2.運行日志：記錄設備每天的開機時間、停機時間、運行參數、故障情況等。（五）人員出勤記錄1.考勤表：記錄員工的出勤情況，包括正常出勤、請假、加班等。2.排班表：明確各崗位員工的排班安排。三、生產記錄調取流程（一）申請1.內部部門因工作需要調取生產記錄時，需填寫《生產記錄調取申請表》（以下簡稱“申請表”）。申請表應詳細注明調取記錄的名稱、調取目的、調取時間范圍、使用部門及使用人等信息。2.外部單位（如政府監管部門、審計機構等）要求調取生產記錄時，由公司相關對接部門按照對方要求準備申請材料，并填寫申請表，經公司分管領導審批后提交。（二）審批1.申請表提交后，由所在部門負責人進行初審，審核申請的必要性和真實性。2.初審通過后，申請表流轉至公司生產管理部門，生產管理部門根據生產記錄的重要性和敏感性進行評估，并提出審核意見。3.對于涉及公司核心機密或重要生產信息的調取申請，需經公司分管領導或總經理審批。審批通過后，申請表返回生產管理部門。（三）調取1.生產管理部門根據審批通過的申請表，安排專人負責生產記錄的調取工作。2.調取人員應按照規定的程序和方法，準確、完整地獲取所需生產記錄。對于紙質記錄，應進行復印或拍照留存；對于電子記錄，應進行拷貝或下載，并確保數據的完整性和準確性。3.在調取過程中，調取人員應與生產記錄保管部門辦理交接手續，填寫《生產記錄調取交接清單》，注明記錄的名稱、數量、調取時間等信息，雙方簽字確認。（四）使用1.使用部門及使用人應嚴格按照申請目的使用調取的生產記錄，不得擅自擴大使用范圍或用于其他無關用途。2.在使用過程中，應妥善保管生產記錄，防止記錄丟失、損壞或泄露。如需對記錄進行復印、分發等操作，應經生產管理部門同意，并做好相應記錄。3.使用完畢后，使用部門及使用人應及時將生產記錄歸還至生產管理部門，并辦理歸還手續。歸還時，生產管理部門應對記錄的完整性和準確性進行檢查。（五）歸還與存檔1.生產記錄使用完畢后，使用人應在規定時間內將記錄歸還至生產管理部門。生產管理部門核對無誤后，在交接清單上簽字確認，并將記錄歸還原保管部門存檔。2.對于需要長期保存的生產記錄，生產管理部門應按照公司檔案管理規定進行妥善保管，確保記錄的安全性和可查閱性。四、生產記錄調取的權限管理（一）內部人員權限1.生產部門員工因工作需要調取本部門生產記錄時，可直接向本部門記錄保管人員申請，經部門負責人同意后調取。2.其他部門員工因工作涉及生產記錄調取時，需填寫申請表，經所在部門負責人初審、生產管理部門審核后，報公司分管領導審批。3.公司管理層因決策、監督等工作需要調取生產記錄時，可直接向生產管理部門提出申請，生產管理部門應優先安排調取，并及時提供相關記錄。（二）外部人員權限1.政府監管部門依法要求調取生產記錄時，公司應積極配合，按照對方要求提供相關記錄。提供記錄前，需經公司分管領導審批，并由公司相關對接部門與監管部門溝通協調，確保調取過程合法合規。2.審計機構、稅務機關等外部審計或檢查單位要求調取生產記錄時，需持有合法有效的審計或檢查通知書，并按照公司規定的流程辦理申請審批手續。公司應在規定時間內提供真實、完整的生產記錄。3.其他外部單位（如客戶、合作伙伴等）因業務合作需要調取生產記錄時，需經公司分管領導審批，并簽訂保密協議。公司應根據審批意見，謹慎提供相關記錄，確保公司利益不受損害。五、生產記錄的保密與安全管理（一）保密措施1.所有涉及生產記錄調取的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.對于涉及公司商業秘密、技術秘密等敏感信息的生產記錄，應采取加密存儲、限制訪問權限等措施進行保護。3.在生產記錄的調取、使用和歸還過程中，應避免無關人員接觸記錄內容，防止信息泄露。（二）安全管理1.生產管理部門應定期對生產記錄的存儲環境進行檢查，確保記錄的安全性。存儲介質應妥善保管，防止損壞、丟失或被盜。2.對于電子生產記錄，應定期進行備份，并存放在不同的存儲位置，以防止數據丟失。備份數據應進行加密處理，并按照檔案管理規定進行保管。3.在生產記錄調取過程中，如發現記錄存在損壞、丟失或數據異常等情況，調取人員應及時向生產管理部門報告，并采取相應的補救措施。六、監督與考核（一）監督檢查1.公司內部審計部門定期對生產記錄調取管理制度的執行情況進行監督檢查，重點檢查申請審批流程的合規性、記錄調取與歸還的及時性、記錄使用的規范性以及保密安全措施的落實情況等。2.生產管理部門負責對生產記錄的日常調取工作進行監督管理，及時發現和糾正調取過程中存在的問題。（二）考核機制1.將生產記錄調取管理制度的執行情況納入部門和個人績效考核體系。對于嚴格遵守制度、工作表現優秀的部門和個人，給予相應的獎勵。2.對于違反制度規定的行為，視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；對于造成公司重大損失或泄露公司機密的行為，將依法追究相關人員的法律責任。七、培訓與宣傳（一）培訓1.人力資源部門定期組織生產記錄調取管理制度的培訓，提高員工對制度的認知和理解。培訓對象包括涉及生產記錄調取的所有人員。2.培訓內容包括制度的目的、適用范圍、流程、權限管理、保密與安全要求以及監督考核等方面。培訓方式可采用集中授課、案例分析、在線學習等多種形式。（二）宣傳1.通過公司內部公告欄、內部網站、郵件等渠道，廣泛宣傳生產記錄調取管理制度，確保員工知曉制度內容和要求。2.在