it合同管理制度一、總則（一）目的為了加強公司IT合同的管理，規范IT合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，防范IT合同風險，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與外部單位或個人簽訂的各類IT合同，包括但不限于軟件開發合同、系統集成合同、信息技術服務合同、硬件采購合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：IT合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規和相關政策的規定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應體現公平公正的原則，保障雙方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同簽訂管理（一）合同立項1.業務部門根據工作需要，提出IT項目需求，并填寫《IT項目立項申請表》，詳細說明項目名稱、背景、目標、內容、預算、時間要求等信息。2.申請表經部門負責人審核后，提交至公司分管領導審批。分管領導審批通過后，項目正式立項。（二）合同起草1.立項后的項目，由業務部門負責與合作方溝通，根據項目需求起草IT合同初稿。合同初稿應明確雙方的權利義務、項目內容、交付成果、服務期限、費用及支付方式、驗收標準等條款。2.涉及技術要求的合同，業務部門應組織技術人員對合同條款進行審核，確保技術條款的合理性和可行性。（三）合同審核1.IT合同初稿完成后，提交至公司法務部門進行法律審核。法務部門應從法律角度對合同條款進行審查，重點審查合同的合法性、完整性、準確性等，提出修改意見和建議。2.法務部門審核通過后，合同初稿流轉至財務部門進行財務審核。財務部門主要審核合同的費用預算、支付方式、發票條款等內容，確保合同的財務條款符合公司財務管理制度的要求。3.財務審核通過后，合同初稿再流轉至相關職能部門進行專業審核。如涉及軟件開發項目，需由技術部門審核技術方案、開發進度等；涉及硬件采購項目，需由采購部門審核采購條款、設備規格等。各職能部門應根據自身職責，對合同相關內容進行審核，并提出審核意見。4.各部門審核完成后，業務部門根據審核意見對合同初稿進行修改完善，形成合同送審稿。（四）合同審批1.合同送審稿提交至公司總經理審批。總經理根據公司整體戰略、業務需求、風險評估等因素，對合同進行全面審批。2.總經理審批通過后，合同方可正式簽訂。如總經理提出修改意見，業務部門應根據意見進一步修改合同，直至總經理批準。（五）合同簽訂1.合同經審批通過后，由業務部門負責與合作方簽訂合同。簽訂合同時，應確保合同文本與審批通過的合同送審稿一致。2.合同簽訂應使用公司統一的合同專用章，并按照公司印章管理制度的規定進行蓋章操作。蓋章后的合同文本應留存一份原件歸檔保存。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業務部門應組織相關人員進行合同交底。合同交底的內容包括合同的主要條款、雙方的權利義務、項目進度安排、質量要求、驗收標準等。2.參與合同履行的人員應熟悉合同內容，明確各自的職責和工作要求，確保合同的順利履行。（二）項目執行1.業務部門按照合同約定，組織實施IT項目。在項目執行過程中，應嚴格遵守項目計劃和質量標準，確保項目按時、按質、按量完成。2.如因特殊情況需要調整項目計劃或變更合同內容，業務部門應及時與合作方溝通，并按照合同變更管理的規定辦理相關手續。（三）進度跟蹤與監控1.建立IT合同履行進度跟蹤機制，業務部門定期向公司相關領導和部門匯報項目進展情況。匯報內容包括項目實際進度、已完成的工作內容、遇到的問題及解決方案、下一步工作計劃等。2.公司相關領導和部門應加強對IT合同履行進度的監控，及時發現問題并協調解決，確保項目順利推進。（四）質量控制1.明確IT項目的質量標準和驗收規范，業務部門在項目執行過程中應嚴格按照質量標準進行質量控制。2.項目完成后，業務部門應組織內部驗收，確保項目質量符合合同要求。內部驗收合格后，再按照合同約定進行外部驗收。（五）費用支付1.財務部門按照合同約定的費用支付方式和時間節點，審核業務部門提交的費用支付申請。審核通過后，辦理費用支付手續。2.業務部門應在費用支付前，確保合作方已按照合同約定履行了相應的義務，并提供合法有效的發票。四、合同變更管理（一）變更申請1.在IT合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同內容，合同雙方應協商一致，并由提出變更方填寫《IT合同變更申請表》。2.變更申請表應詳細說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等信息。（二）變更審核1.變更申請表提交后，按照合同簽訂時的審核流程進行審核。業務部門、法務部門、財務部門及相關職能部門應根據各自職責對變更內容進行審核，提出審核意見。2.審核通過后，變更申請表提交至公司總經理審批。總經理審批通過后，合同變更生效。（三）變更執行1.合同變更生效后，業務部門應及時與合作方溝通，按照變更后的合同內容組織實施項目。2.涉及費用調整的合同變更，財務部門應根據變更后的合同條款，調整費用預算和支付計劃。五、合同終止管理（一）終止條件1.IT合同在以下情況下可以終止：合同約定的履行期限屆滿，雙方已按照合同約定履行完畢各自的義務；合同雙方協商一致，同意提前終止合同；因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因，導致合同無法繼續履行；一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同。2.合同終止前，雙方應進行合同清理，確保各自的義務已履行完畢，不存在未結清的款項或遺留問題。（二）終止申請1.符合合同終止條件的，由合同一方填寫《IT合同終止申請表》，說明終止合同的原因、時間等信息。2.申請表經雙方簽字確認后，提交至公司相關部門備案。（三）終止結算1.合同終止后，業務部門應組織相關人員對項目進行結算。結算內容包括已完成的工作內容、費用支付情況、資產交付情況等。2.財務部門根據結算結果，辦理費用結算手續，確保雙方的費用結清。（四）資料歸檔1.合同終止后，業務部門應將合同相關資料進行整理歸檔，包括合同文本、變更協議、履行記錄、驗收報告、結算憑證等。2.歸檔資料應妥善保管，以備后續查閱和審計。六、合同風險管理（一）風險識別1.建立IT合同風險識別機制，定期對合同簽訂、履行過程中的風險進行識別。風險識別的內容包括法律風險、財務風險、技術風險、市場風險等。2.業務部門、法務部門、財務部門及相關職能部門應結合各自工作實際，對合同風險進行分析和評估，提出風險防范措施和建議。（二）風險評估1.對識別出的IT合同風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。風險評估可采用定性和定量相結合的方法進行。2.根據風險評估結果，制定相應的風險應對策略，優先處理高風險事項，降低合同風險對公司造成的損失。（三）風險應對1.針對不同類型的合同風險，采取相應的應對措施。如對于法律風險，加強合同審核和法律合規培訓；對于財務風險，嚴格費用支付審核和預算控制；對于技術風險，加強技術方案審核和項目質量監控等。2.建立合同風險預警機制，及時發現和預警潛在的合同風險，以便采取措施進行防范和化解。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.業務部門負責收集IT合同履行過程中產生的各類文件資料，包括合同文本、協議、往來函件、會議紀要、技術文檔、驗收報告、支付憑證等。2.收集的文件資料應確保真實、完整、有效，并按照時間順序和類別進行整理。（二）檔案整理1.對收集到的合同檔案進行分類整理，建立檔案目錄。檔案目錄應包括合同名稱、編號、簽訂時間、合作方、合同金額、履行情況等信息。2.按照檔案管理的要求，對合同文件進行裝訂、編頁、編號等處理，確保檔案的規范性和完整性。（三）檔案保管1.設立專門的合同檔案保管場所，配備必要的保管設備，確保檔案的安全存放。2.合同檔案應按照保管期限進行分類存放，保管期限分為短期、中期和長期。短期保管期限一般為15年，中期保管期限一般為510年，長期保管期限一般為10年以上。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出保管場所。查閱人員應遵守檔案管理規定，不得對檔案進行涂改、損壞、丟失等行為。3.涉及公司機密的合同檔案，查閱人員應嚴格遵守公