業務單證管理制度一、總則（一）目的為加強公司業務單證管理，規范業務單證的制作、流轉、使用、保管及核銷等流程，確保業務單證的真實性、完整性和有效性，保障公司業務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及業務單證操作的部門和人員，包括但不限于銷售部門、客服部門、財務部門、物流部門等。（三）基本原則1.合規性原則業務單證的管理應嚴格遵守國家法律法規、行業規范以及公司內部的各項規章制度。2.準確性原則業務單證所記錄的信息必須真實、準確、完整，能夠準確反映業務實際情況。3.及時性原則業務單證應在規定的時間內完成制作、流轉和處理，確保業務流程的順暢進行。4.安全性原則加強業務單證的安全保管，防止單證丟失、損壞、泄露等情況發生，保障公司信息安全。二、業務單證的分類與編號（一）分類1.銷售類單證包括銷售合同、訂單、報價單、發貨單等，用于記錄公司與客戶之間的銷售業務往來。2.采購類單證如采購合同、采購訂單、收貨單、發票等，涉及公司從供應商處采購商品或服務的相關憑證。3.物流類單證例如提單、運單、裝箱單、報關單等，用于貨物運輸過程中的信息記錄和流轉。4.財務類單證包含發票、收據、付款憑證、對賬單等，作為公司財務核算和資金流轉的依據。5.其他業務單證根據公司業務特點和實際需求，還可能存在其他類型的業務單證，如服務協議、驗收報告等。（二）編號為便于業務單證的管理和查詢，對每類業務單證進行統一編號。編號規則應具有唯一性和系統性，能夠清晰反映單證的類別、年份、月份及順序號等信息。例如：銷售合同編號：XSHT[年份][月份][順序號]采購訂單編號：CGDD[年份][月份][順序號]發票編號：FP[年份][月份][順序號]編號由公司統一制定和管理，各部門應嚴格按照編號規則進行單證編號，不得擅自更改。三、業務單證的制作（一）制作要求1.業務單證應按照公司規定的格式和內容進行制作，確保信息的完整性和規范性。2.單證內容應清晰、準確、簡潔，避免模糊不清或歧義性的表述。3.涉及簽字、蓋章的單證，必須由授權人員簽字并加蓋公司公章或業務專用章，簽字蓋章應清晰、完整。（二）制作流程1.業務部門根據業務實際情況，填寫或生成相應的業務單證初稿。2.初稿完成后，由部門負責人進行審核，重點審核單證內容的準確性、完整性以及與業務實際的相符性。3.審核通過后的單證，提交給相關部門或崗位進行會簽（如有需要），會簽部門應在規定時間內完成會簽，并提出意見和建議。4.根據會簽意見，業務部門對單證進行修改和完善，確保單證最終版本符合要求。5.經最終審核無誤的業務單證，按照編號規則進行編號，并打印或生成電子文檔。四、業務單證的流轉（一）流轉原則1.業務單證應按照業務流程和規定的流向進行流轉，確保各環節及時、準確地獲取所需單證信息。2.流轉過程中，應明確各環節的責任人和時間節點，保證單證流轉的順暢和高效。（二）流轉方式1.紙質單證流轉通過專人傳遞、郵寄、內部文件交換等方式進行紙質單證的流轉。傳遞過程中，應做好交接記錄，明確交接時間、交接人等信息，確保單證的安全和及時送達。2.電子單證流轉利用公司內部的辦公系統、郵件系統等電子平臺進行業務單證的流轉。電子單證應進行加密存儲和傳輸，確保信息安全。同時，應建立電子單證的簽收和查閱記錄機制，以便跟蹤和追溯。（三）流轉流程1.業務部門制作完成業務單證后，根據業務流程將單證發送給下一環節的相關部門或人員。2.接收部門或人員在收到單證后，應及時進行審核和處理。如發現單證存在問題，應及時與發送部門溝通并反饋，要求其進行修改或補充。3.審核通過后的單證，按照業務流程繼續流轉至下一個環節，直至業務結束或單證歸檔。五、業務單證的使用（一）使用范圍業務單證僅用于公司內部業務操作、與客戶及供應商的業務往來以及相關部門的審核、查詢等工作，未經公司授權，不得擅自將業務單證用于其他用途。（二）使用規范1.各部門和人員應按照規定的權限和流程使用業務單證，不得越權操作或違規使用。2.使用業務單證時，應確保單證的真實性和完整性，不得擅自涂改、偽造或變造單證內容。3.對于重要的業務單證，應建立使用登記制度，記錄單證的使用時間、使用人、使用目的等信息，以便進行跟蹤和管理。六、業務單證的保管（一）保管責任1.業務部門負責本部門業務單證的日常保管工作，指定專人負責單證的整理、歸檔和存放，確保單證的安全和完整。2.財務部門負責財務類業務單證的保管，并按照財務檔案管理規定進行定期歸檔和保管期限的設定。3.涉及多個部門的業務單證，由主辦部門負責牽頭保管，并協調相關部門做好配合工作。（二）保管方式1.紙質單證保管應設立專門的單證檔案室或文件柜，對紙質業務單證進行分類存放。存放應按照單證類別、年份、月份等進行有序排列，便于查找和查閱。同時，應建立紙質單證的借閱登記制度，嚴格控制單證的借閱范圍和期限。2.電子單證保管電子業務單證應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數據應異地存放，以防止數據丟失。同時，應設置不同級別的訪問權限，確保電子單證的安全性和保密性。（三）保管期限業務單證的保管期限應根據國家法律法規、行業規范以及公司內部規定執行。一般情況下，銷售類單證、采購類單證、物流類單證等保管期限為[X]年，財務類單證保管期限按照財務檔案管理規定執行。保管期限屆滿后，經公司相關部門審核批準，方可進行銷毀處理。七、業務單證的核銷（一）核銷原則1.業務單證的核銷應遵循“誰經辦、誰負責”的原則，確保單證與業務實際情況相符，已完成的業務單證應及時進行核銷。2.核銷過程應嚴格按照規定的流程和方法進行，確保核銷結果的準確性和真實性。（二）核銷流程1.業務部門在業務完成后，對涉及的業務單證進行核對和整理，確保單證齊全、準確。2.填寫業務單證核銷申請表，詳細說明業務內容、單證編號、核銷原因等信息，并提交給部門負責人審核。3.部門負責人審核通過后，將申請表提交給財務部門進行財務核對。財務部門根據業務實際情況和財務記錄，對單證的金額、款項收付等進行核對，確認無誤后在申請表上簽字蓋章。4.經財務部門核對通過的業務單證核銷申請表，提交給公司分管領導審批。分管領導審批同意后，業務部門方可對業務單證進行核銷處理。5.業務單證核銷后，應在相關的業務記錄和檔案中進行標記，以便日后查詢和追溯。八、監督與檢查（一）監督部門公司設立專門的監督小組，由公司高層管理人員、財務部門、審計部門等相關人員組成，負責對業務單證管理制度的執行情況進行監督和檢查。（二）檢查內容1.業務單證的制作是否符合規定的格式和內容要求，信息是否準確、完整。2.業務單證的流轉是否順暢，各環節的責任人和時間節點是否落實到位。3.業務單證的使用是否規范，是否存在越權操作或違規使用的情況。4.業務單證的保管是否安全，保管期限是否符合規定，是否存在單證丟失、損壞等情況。5.業務單證的核銷是否及時、準確，核銷流程是否符合規定。（三）檢查方式1.定期檢查監督小組定期對公司業務單證管理情況進行全面檢查，檢查周期為[X]月/季度/年。檢查前應制定詳細的檢查計劃，明確檢查內容、方法和人員分工。2.不定期抽查監督小組不定期對部分部門或業務環節的業務單證管理情況進行抽查，及時發現和糾正存在的問題。3.專項檢查針對業務單證管理中出現的突出問題或重要業務事項，開展專項檢查，深入調查和分析問題原因，提出改進措施和建議。（四）問題處理1.對于檢查中發現的問題，監督小組應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應針對問題制定詳細的整改方案，明確整改措施、責任人及整改期限，并在規定時間內將整改情況書面報告監督小