業務印章管理制度總則目的為加強公司業務印章的管理，規范印章的刻制、使用、保管等行為，防范印章使用風險，維護公司的合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬分支機構在業務活動中涉及的各類印章，包括但不限于合同專用章、財務專用章、發票專用章、業務專用章等。基本原則1.合法性原則：印章的刻制、使用必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.安全性原則：確保印章的安全保管，防止印章被盜用、冒用、丟失等情況發生。3.規范性原則：印章的使用應嚴格按照規定的流程和權限進行，做到手續完備、記錄清晰。4.責任性原則：明確印章管理各環節的責任，對違規使用印章造成的后果追究相關人員責任。印章的刻制與啟用印章刻制申請1.因工作需要刻制業務印章的部門或分支機構，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規格、數量等信息，并經部門負責人簽字確認后，報公司行政管理部門審核。2.行政管理部門對申請進行審核，重點審查印章刻制的必要性、名稱規范性等，審核通過后報公司分管領導審批。印章刻制1.經公司分管領導審批同意后，行政管理部門統一安排印章刻制工作。印章必須在具有公安部門核發《特種行業許可證》的正規刻章單位刻制。2.刻章單位應嚴格按照公司提供的印章樣式、規格、材質等要求進行刻制，確保印章質量。刻制完成后，刻章單位應向公司提供印章印模，并在印模上加蓋刻章單位公章。印章啟用1.新刻印章啟用前，行政管理部門應填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并附印章印模。經公司分管領導審批后，方可啟用。2.行政管理部門負責將印章啟用信息通知相關部門和人員，并在公司內部發布正式公告。同時，應建立印章啟用臺賬，記錄印章啟用時間、名稱、保管人等信息。印章的使用使用范圍1.合同專用章：用于簽訂各類經濟合同、協議等具有法律效力的文件。2.財務專用章：用于辦理公司財務收支、結算、票據等相關業務。3.發票專用章：用于開具公司各類發票。4.業務專用章：用于公司特定業務領域的文件、報表、證明等的蓋章確認，具體使用范圍由各部門根據業務需要確定，并報公司行政管理部門備案。使用流程1.用印申請申請人填寫《用印申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、份數、用印時間等信息，并附上需蓋章的文件原件或復印件。涉及合同簽訂的，申請人還應提交合同審批表及相關合同文本。合同審批表應經業務部門負責人、法務部門審核、公司分管領導審批等流程。2.審核部門負責人對用印申請進行初審，重點審查用印事項的真實性、必要性、合規性等，簽署審核意見后報行政管理部門。行政管理部門對用印申請進行復審，審核內容包括申請流程是否完整、文件格式是否規范等。復審通過后，報公司分管領導審批。3.用印經公司分管領導審批同意后，申請人持《用印申請表》及相關文件到印章保管人處用印。印章保管人應對用印文件進行仔細核對，確保用印內容與申請一致。用印時應在文件規定位置清晰加蓋印章，不得模糊、重疊或遺漏。用印完成后，印章保管人應在《用印申請表》上登記用印時間、蓋章人等信息，并留存用印文件復印件存檔。特殊情況用印1.緊急情況下（如因時間緊迫無法按正常流程審批）需要用印的，申請人應電話請示公司分管領導同意后，先進行用印，但事后必須及時補辦審批手續。2.異地用印的，申請人應通過郵件、傳真等方式將《用印申請表》及相關文件發送給印章保管人，并在郵件或傳真中注明緊急情況說明。印章保管人在確認用印事項及文件無誤后，可進行遠程用印（如通過電子印章系統或郵寄印章蓋章），同時應做好相關記錄，并及時將用印情況反饋給申請人。用印完成后，印章保管人應將《用印申請表》及用印文件復印件寄回公司存檔。印章的保管保管職責1.公司設立專門的印章保管崗位，指定專人負責印章的保管工作。印章保管人應具備高度的責任心，嚴格遵守印章管理制度。2.印章保管人不得將印章轉借他人使用，不得擅自委托他人代管印章。因特殊情況需要委托他人代管的，應經公司分管領導批準，并辦理書面委托手續。3.印章保管人應妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失、損壞等情況發生。如發現印章有異常情況，應立即報告公司行政管理部門，并采取相應措施。保管方式1.業務印章應存放在專門的保險柜或保管箱內，并配備必要的防盜、防火、防潮等設施。2.不同類型的印章應分開存放，避免相互混淆。3.電子印章應按照公司電子印章管理規定進行保管，確保電子印章的安全存儲和使用。保管場所安全1.印章保管場所應安裝監控設備，確保24小時監控無死角。2.定期對保管場所的安全設施進行檢查和維護，確保其正常運行。3.加強對保管場所的出入管理，嚴格限制無關人員進入。印章的停用與銷毀停用情形1.因公司機構調整、業務變更等原因，印章不再使用的。2.印章損壞、遺失等需要更換新印章的。3.其他需要停用印章的情形。停用申請與審批1.印章使用部門或分支機構填寫《印章停用申請表》，詳細說明印章停用原因、停用日期等信息，并經部門負責人簽字確認后，報公司行政管理部門審核。2.行政管理部門對申請進行審核，審核通過后報公司分管領導審批。停用處理1.經公司分管領導審批同意后，行政管理部門負責通知印章保管人將停用印章交回，并辦理交接手續。2.印章保管人應在《印章停用申請表》上簽字確認已交回印章。行政管理部門應將停用印章妥善保管，防止其繼續被使用。銷毀1.對于不再使用且無保存價值的印章，由行政管理部門填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、數量、銷毀原因等信息，并附印章停用申請表。經公司分管領導審批后，進行銷毀處理。2.印章銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、熔化等，確保印章無法恢復使用。銷毀過程應進行拍照或錄像記錄，并由行政管理部門、審計部門等相關人員共同監督。3.銷毀完成后，參與銷毀的人員應在《印章銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀記錄存檔。監督與檢查內部監督1.公司行政管理部門定期對業務印章的管理情況進行檢查，檢查內容包括印章的刻制、使用、保管、停用、銷毀等環節是否符合規定，印章使用記錄是否完整準確等。2.審計部門不定期對業務印章管理情況進行審計監督，重點審查印章管理的合規性、風險防控情況等，對發現的問題及時提出整改意見。違規處理1.對于違反本制度規定使用印章的行為，公司將視情節輕重給予相關責任人批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理。2.因違規使