東軟行政管理制度一、總則（一）目的為了規范東軟集團（以下簡稱“公司”）的行政管理工作，提高行政工作效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：行政管理工作應嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求。2.規范化原則：各項行政工作流程應明確、規范，確保工作的標準化和一致性。3.高效性原則：以提高工作效率為核心，優化行政資源配置，減少不必要的環節和流程。4.服務性原則：行政部門應樹立服務意識，為公司各部門及員工提供優質、高效的服務。二、行政管理職責分工（一）行政部門職責1.負責公司行政制度的制定、修訂和完善，并監督執行。2.統籌公司辦公場地的規劃、分配和管理，確保辦公環境的安全、整潔和舒適。3.負責公司辦公用品、設備的采購、發放和管理，做好資產登記和盤點工作。4.組織公司會議、活動的策劃與實施，包括會議安排、場地布置、活動組織等。5.負責公司文件、檔案的收發、歸檔和保管工作，確保文件資料的完整性和保密性。6.協調公司內部各部門之間的工作關系，處理日常行政事務，及時反饋和解決問題。7.負責公司車輛的調度、使用和管理，確保車輛安全和正常運行。8.負責公司對外聯絡與接待工作，樹立公司良好形象。（二）各部門行政職責1.各部門負責人為本部門行政管理工作的第一責任人，負責組織本部門員工遵守公司行政管理制度。2.配合行政部門做好本部門辦公區域的環境衛生、安全管理等工作。3.負責本部門辦公用品的領用、保管和合理使用，定期進行盤點。4.按照公司要求，及時提交各類行政文件和資料，配合行政部門完成相關工作。三、辦公場地管理（一）辦公區域分配1.根據公司組織架構和業務需求，由行政部門統一規劃辦公區域，合理分配各部門辦公場地。2.各部門如需調整辦公場地，應提前向行政部門提出申請，經審批同意后，由行政部門負責協調安排。（二）辦公環境管理1.員工應保持辦公區域的整潔衛生，不得在辦公桌上堆放雜物，及時清理垃圾。2.愛護辦公區域內的公共設施，如桌椅、門窗、電器設備等，如有損壞應及時報修。3.保持辦公區域的安靜，不得大聲喧嘩、播放高分貝音樂或進行其他影響他人工作的行為。4.行政部門定期對辦公區域進行檢查和清潔，確保辦公環境符合公司要求。（三）安全管理1.加強辦公區域的安全防范意識，員工離開辦公區域時應關閉電器設備、門窗等，妥善保管好個人財物。2.嚴禁在辦公區域內吸煙、使用明火，禁止存放易燃易爆物品。3.定期組織安全檢查，對發現的安全隱患及時整改，確保辦公區域的安全。四、辦公用品與設備管理（一）辦公用品管理1.采購：行政部門根據公司辦公用品的使用情況，定期制定采購計劃，經審批后進行集中采購。2.發放：辦公用品由行政部門統一發放，各部門指定專人負責領用，并做好登記。3.使用與節約：員工應合理使用辦公用品，杜絕浪費現象。對于可重復使用的辦公用品，應妥善保管，以便再次使用。（二）辦公設備管理1.采購：行政部門根據公司業務需求和設備使用情況，制定設備采購計劃，經審批后進行采購。2.登記與入賬：辦公設備采購后，行政部門應及時進行資產登記，建立固定資產臺賬，并通知財務部門入賬。3.使用與維護：各部門負責本部門辦公設備的日常使用和維護，定期進行清潔、保養和檢查，發現問題及時報修。4.報廢與處置：辦公設備達到報廢年限或因損壞無法修復時，由使用部門填寫報廢申請單，經行政部門和財務部門審核后，報公司領導批準后進行報廢處置。五、會議與活動管理（一）會議管理1.會議分類：公司會議分為總經理辦公會、部門例會、專題會議等。2.會議組織：行政部門負責會議的組織工作，包括會議通知的發送、會議場地的安排、會議資料的準備等。3.會議記錄：會議主持人指定專人負責會議記錄，記錄內容應準確、完整，會后及時整理并歸檔。4.會議決議執行：會議形成的決議由相關部門負責執行，行政部門負責跟蹤和督促決議的落實情況，并定期向公司領導匯報。（二）活動管理1.活動策劃：公司組織的各類活動，由行政部門負責策劃，制定活動方案，明確活動目的、時間、地點、內容、參與人員等。2.活動實施：活動方案經公司領導批準后，由行政部門負責組織實施，包括活動場地布置、物資準備、人員安排等。3.活動宣傳：行政部門負責活動的宣傳工作，通過公司內部公告、郵件、微信群等渠道進行宣傳推廣，提高活動的知曉度和參與度。4.活動總結：活動結束后，行政部門應及時對活動進行總結，收集反饋意見，為今后的活動組織提供經驗參考。六、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件分類：公司文件分為內部文件、外部文件、機密文件等。2.文件收發：行政部門負責公司文件的收發工作，對收到的文件進行登記、編號、分發，并跟蹤文件的處理情況。3.文件起草與審核：公司各類文件由相關部門負責起草，經部門負責人審核后，提交行政部門進行統一編號和格式審核，重要文件還需報公司領導審批。4.文件歸檔：文件處理完畢后，行政部門應及時將文件進行歸檔，按照檔案管理要求進行分類存放，便于查閱和管理。（二）檔案管理1.檔案分類：公司檔案分為行政管理檔案、人事檔案、財務檔案、業務檔案等。2.檔案收集與整理：各部門負責本部門檔案的收集和整理工作，定期移交行政部門進行統一歸檔。行政部門對檔案進行分類、編號、裝訂，并建立檔案目錄。3.檔案查閱與借閱：因工作需要查閱或借閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表或借閱申請表，經審批后到行政部門辦理查閱或借閱手續。查閱或借閱檔案時應嚴格遵守檔案管理規定，不得擅自涂改、轉借、復印檔案內容。4.檔案保管與銷毀：行政部門負責檔案的保管工作，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。對于超過保管期限或已無保存價值的檔案，由行政部門提出銷毀申請，經審批后進行銷毀，并做好銷毀記錄。七、車輛管理（一）車輛調度1.行政部門負責公司車輛的調度工作，根據工作需要合理安排車輛使用。2.員工因工作需要使用車輛的，應提前填寫用車申請表，經部門負責人審批后提交行政部門。行政部門根據車輛使用情況進行調度安排，并及時通知駕駛員。（二）車輛使用1.駕駛員應嚴格遵守交通法規，確保行車安全。出車前應對車輛進行檢查，確保車輛性能良好。2.車輛使用過程中，駕駛員應按照規定路線行駛，不得擅自改變行車路線或私自用車。3.乘車人員應遵守乘車規定，愛護車內設施，保持車內整潔衛生。不得在車內吸煙、亂扔垃圾或進行其他影響行車安全的行為。（三）車輛維護與保養1.行政部門負責制定車輛維護保養計劃，定期安排車輛進行保養和維修。2.駕駛員應定期對車輛進行日常維護，如清潔車輛、檢查輪胎、機油等，發現問題及時報告并處理。3.車輛維修時，駕駛員應填寫維修申請表，經行政部門審核后送指定維修廠進行維修。維修費用由行政部門統一結算。（四）車輛費用管理1.車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、維修費等，由行政部門統一核算和管理。2.駕駛員應妥善保管車輛費用發票，每月定期提交給行政部門進行報銷。行政部門對車輛費用進行審核后，報財務部門進行報銷處理。八、對外聯絡與接待管理（一）對外聯絡1.行政部門負責公司對外聯絡工作，包括與政府部門、合作伙伴、客戶等的溝通協調。2.對外聯絡應遵循禮貌、熱情、專業的原則，及時回復對方的咨詢和請求，維護公司良好形象。3.重要對外聯絡事項應及時向公司領導匯報，根據領導指示進行處理。（二）接待管理1.公司接待工作由行政部門統一安排，根據接待對象的級別和來訪目的，制定相應的接待方案。2.接待方案應包括接待人員、接待規格、接待日程、接待費用等內容，經公司領導批準后組織實施。3.接待過程中應注重禮儀規范，安排好接待人員、車輛、餐飲、住宿等事宜，確保接待工作的順利進行。4.接待結束后，行政部門應及時對接待工作進行總結