中學檔案管理制度一、總則（一）目的中學檔案是學校各項工作的真實記錄，是學校管理和教育教學活動的重要依據。為加強中學檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中學各部門、各年級組、各班級及全體教職工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統一管理原則。學校檔案工作實行集中統一管理，由學校檔案管理部門負責全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。2.真實性原則。檔案應如實反映學校各項工作的實際情況，確保檔案內容的真實性。3.完整性原則。全面收集學校在各項工作中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴格遵守國家有關保密規定，確保檔案信息的安全，防止檔案內容泄露。5.方便利用原則。優化檔案管理流程，提高檔案管理效率，為學校各項工作提供便捷的檔案利用服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門學校設立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責學校檔案工作的統籌規劃、組織實施和監督指導。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定學校檔案管理制度并組織實施。2.負責全校檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的規范有序管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全完整。5.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規定程序進行銷毀。6.積極開展檔案信息開發利用工作，為學校教學、科研、管理等工作提供檔案資料支持。7.組織開展檔案業務培訓和宣傳工作，提高全校教職工的檔案意識。8.完成學校領導交辦的其他有關檔案工作的任務。（三）各部門、年級組、班級職責1.各部門、年級組、班級應指定專人負責本部門、本年級組、本班級檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.按照學校檔案管理部門的要求，定期將本部門、本年級組、本班級形成的檔案移交學校檔案管理部門集中保管。3.積極配合學校檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：學校黨組織、工會、共青團等組織在工作中形成的文件材料，如工作計劃、總結、會議記錄、活動資料等。2.行政管理類：學校行政機構在管理工作中形成的文件材料，如學校章程、規章制度、工作計劃、總結、會議紀要、人事任免文件、財務報表等。3.教育教學類：學校在教育教學活動中形成的文件材料，如教學計劃、教學大綱、教案、課件、試卷、學生成績冊、教學研究成果等。4.學生管理類：學校在學生管理工作中形成的文件材料，如學生學籍檔案、獎懲記錄、綜合素質評價材料、畢業生檔案等。5.教師業務類：教師個人在教學、科研、培訓等工作中形成的文件材料，如教學成果、科研論文、培訓證書、業務考核材料等。6.后勤管理類：學校后勤部門在物資采購、校園建設、維修維護、安全保衛等工作中形成的文件材料，如采購合同、工程圖紙、維修記錄、安全檢查報告等。7.聲像檔案類：學校在各種活動中形成的照片、錄像、錄音等聲像資料。8.實物檔案類：學校在辦學過程中獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯、錦旗等實物。（二）收集要求1.各部門、年級組、班級應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門、本年級組、本班級形成的檔案資料，并進行初步整理。2.檔案收集應做到及時、完整、準確，確保檔案資料不遺漏、不丟失、不損壞。3.對重要的、具有保存價值的檔案資料，應進行原件收集；對無法收集原件的，可收集復印件，并注明原件存放處。4.收集的檔案資料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應符合檔案保管要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家有關檔案整理的規范和標準。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內容和性質，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、教育教學類、學生管理類、教師業務類、后勤管理類、聲像檔案類、實物檔案類等一級類目，在一級類目下再根據檔案的具體內容設置二級類目和三級類目。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于檔案的管理和查詢。編號方法可采用年度+類別+順序號的形式，如“2023JY001”表示2023年教育教學類第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目，確保目錄信息準確、完整。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）庫房建設1.學校應設立專門的檔案庫房，庫房應具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.庫房應保持清潔、通風、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房應配備必要的消防器材、防盜設備、溫濕度調節設備、防蟲防鼠設備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案上架1.檔案整理完畢后，應及時上架保管。上架應按照檔案的分類順序進行排列，確保檔案存放有序，便于查找。2.檔案架應標注清晰的類目標識，便于檔案的定位和管理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映學校一般工作活動，在較長時間內對學校工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映學校一般性工作活動，在較短時間內對學校工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年至15年。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的保管狀況、數量、質量等。2.定期檢查應形成記錄，發現問題及時采取措施進行處理，確保檔案的安全完整。（五）檔案數字化1.隨著信息技術的發展，學校應逐步推進檔案數字化工作，將重要檔案進行數字化處理，建立電子檔案數據庫。2.檔案數字化應遵循國家有關標準和規范，確保數字化檔案的質量和安全。3.電子檔案應與紙質檔案同步管理，實行雙套制保管，確保檔案信息的一致性和完整性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織實施。（二）鑒定原則1.以國家有關檔案保管期限的規定為依據，結合學校實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應定期對檔案進行鑒定，逐卷逐件地審查檔案的內容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的保管期限。2.對保管期限已滿的檔案，應進行重點審查，對仍有保存價值的檔案，應重新劃定保管期限；對確無保存價值的檔案，應按照規定程序進行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組提出檔案銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。2.檔案銷毀清冊經學校分管領導審核批準后，方可進行檔案銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀過程的安全、徹底。監銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應將檔案銷毀清冊永久保存。六、檔案的統計（一）統計內容1.檔案的數量統計，包括各類檔案的總數、新增數量、銷毀數量等。2.檔案的利用情況統計，包括檔案查閱人次、查閱檔案數量等。3.檔案庫房設施設備統計，包括庫房面積、檔案架數量、溫濕度調節設備數量等。（二）統計方法1.檔案管理部門應建立檔案統計臺賬，定期對檔案的數量、利用情況、庫房設施設備等進行統計。2.統計數據應準確、及時、完整，統計報表應按照規定的格式和時間要求報送學校領導和上級檔案管理部門。七、檔案的利用（一）利用范圍1.學校內部各部門、年級組、班級及教職工因教學、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱學校檔案。2.外單位因工作需要查閱學校檔案的，應按照規定辦理相關手續。3.學生及家長因個人需要查閱學生檔案的，應按照學校規定辦理查閱手續。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應根據利用者的需求，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱：檔案利用者因工作需要確需借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數量、借閱期限等內容，經檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續借手續。借閱檔案應妥善保管，不得轉借、涂改、污損、丟失，期滿后應及時歸還。（三）利用手續1.學校內部人員查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱申請表或檔案借閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續。2.外單位查閱學校檔案，應出具單位介紹信，注明查閱檔案的目的、內容、范圍等，經學校分管領導批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續。查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案管理部門。3.學生及家長查閱學生檔案，應填寫學生檔案查閱申請表，經學校學生管理部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續。查閱檔