中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為中心各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中心各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：中心檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映中心工作實(shí)際，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的保密性。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善中心檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理中心各類(lèi)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等日常管理工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，確保檔案的安全與完整。6.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。（二）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并定期移交至綜合管理部。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，配合綜合管理部做好檔案管理相關(guān)工作。3.在工作中形成的各類(lèi)文件材料，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政管理類(lèi)：包括中心行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議、證照印章等。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)：涵蓋中心各類(lèi)業(yè)務(wù)項(xiàng)目文件、技術(shù)資料、業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、客戶(hù)資料等。3.財(cái)務(wù)管理類(lèi)：包含財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.黨群工作類(lèi)：涉及黨組織文件、黨員檔案、工會(huì)活動(dòng)資料、共青團(tuán)工作記錄等。5.項(xiàng)目檔案類(lèi)：針對(duì)中心承擔(dān)的各類(lèi)項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類(lèi)文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“分類(lèi)號(hào)+年度+順序號(hào)”的方式。分類(lèi)號(hào)按照上述檔案分類(lèi)確定，年度為檔案形成的年份，順序號(hào)為該類(lèi)檔案在本年度內(nèi)的流水號(hào)。例如：行政管理類(lèi)檔案，2023年的第一份文件編號(hào)為“XZGL2023001”。四、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.中心各部門(mén)在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的與中心工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.中心與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書(shū)等。4.中心召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、記錄等。5.中心員工在工作中產(chǎn)生的重要工作成果，如調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)、技術(shù)方案等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、缺頁(yè)等情況應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或補(bǔ)充。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）歸檔時(shí)間1.常規(guī)性文件材料應(yīng)在次年上半年歸檔。2.項(xiàng)目文件應(yīng)在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.重要會(huì)議、重大活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在會(huì)議或活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行初步整理、分類(lèi)，編制檔案移交清單，一式兩份。2.按照規(guī)定的歸檔時(shí)間，將檔案材料及移交清單一并移交至綜合管理部。3.綜合管理部檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收，核對(duì)檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，無(wú)誤后在移交清單上簽字確認(rèn)，并將其中一份返還給移交部門(mén)留存。五、檔案的整理與裝訂（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于裝訂、編目和檢索。（二）整理方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，去除文件上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。2.按照文件的順序進(jìn)行排列，對(duì)于同一事由的文件應(yīng)集中在一起。3.采用A4紙張對(duì)小于A4的文件進(jìn)行粘貼、折疊或托裱，確保文件頁(yè)面大小一致。（三）裝訂要求1.采用左側(cè)裝訂方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。2.裝訂厚度一般不超過(guò)20毫米，對(duì)于較厚的文件可采用三孔一線(xiàn)或膠裝等方式裝訂。六、檔案的保管（一）保管條件1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案上架1.檔案管理人員按照檔案分類(lèi)編號(hào)順序，將整理好的檔案依次上架存放，便于查找和管理。2.在檔案柜上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、起止編號(hào)等信息，確保檔案存放有序。（三）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.定期對(duì)檔案庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，一般每年至少進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)，確保檔案賬實(shí)相符。2.盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（四）檔案保護(hù)1.對(duì)重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制備份、專(zhuān)柜存放等。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的質(zhì)量不受影響。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.中心內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，可直接到綜合管理部填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，由綜合管理部檔案管理人員提供查閱服務(wù)。2.外單位人員查閱檔案的，需提前與中心綜合管理部聯(lián)系，說(shuō)明查閱目的和范圍，經(jīng)中心分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并嚴(yán)格遵守中心檔案查閱規(guī)定。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的類(lèi)別、名稱(chēng)、編號(hào)及查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)審批人簽字同意后，交至綜合管理部。3.綜合管理部檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表，查找并提供相應(yīng)檔案，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.查閱過(guò)程中，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）借閱權(quán)限1.中心內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人及綜合管理部負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.涉及重要機(jī)密的檔案，借閱期限不超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱時(shí)需經(jīng)中心分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外單位人員原則上不得借閱檔案，如因特殊情況確需借閱的，需經(jīng)中心主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的類(lèi)別、名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限及歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)審批人簽字同意后，交至綜合管理部。3.綜合管理部檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表，查找并提供相應(yīng)檔案，辦理借閱登記手續(xù)，包括借閱人姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱(chēng)及編號(hào)、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人員憑借閱憑證借閱檔案，借閱期限屆滿(mǎn)后應(yīng)按時(shí)歸還。如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（五）歸還要求1.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向綜合管理部報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，確認(rèn)無(wú)誤后在借閱登記冊(cè)上注銷(xiāo)借閱記錄。八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）。具體鑒定標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和中心實(shí)際情況執(zhí)行。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行全面鑒定，逐卷逐件審查檔案的內(nèi)容和價(jià)值。2.對(duì)確定已無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀審批表》，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。3.《檔案銷(xiāo)毀審批表》經(jīng)中心分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，并確保銷(xiāo)毀過(guò)程徹底、安全。2.對(duì)于電子檔案，采用數(shù)據(jù)擦除或物理銷(xiāo)毀等方式進(jìn)行處理，確保電子檔案信息無(wú)法恢復(fù)。（五）銷(xiāo)毀記錄1.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀記錄》，記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)及數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀記錄》由檔案鑒定工作小組成員簽字確認(rèn)后，與《檔案銷(xiāo)毀審批表》一并留存歸檔。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，建立高效便捷的檔案信息檢索系統(tǒng)和利用平臺(tái)，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化掃描1.對(duì)中心重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像格式應(yīng)為清晰、穩(wěn)定的通用格式，如PDF等。2.掃描過(guò)程中應(yīng)確保圖像內(nèi)容完整、清晰，無(wú)黑邊、白邊、模糊不清等情況。（三）數(shù)據(jù)錄入與掛接1.對(duì)掃描后的檔案圖像進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.將錄入的數(shù)據(jù)與檔案圖像進(jìn)行掛接，建立完整的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檔案信息的檢索和利用。（四）信息系統(tǒng)管理1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線(xiàn)收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作，定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全與完整。（五）安全保密措施1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人