中鐵會議管理制度一、總則（一）目的為規范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質量，特制定本制度。本制度旨在明確會議的組織、召開、記錄、跟進等流程，使公司各類會議能夠有序進行，充分發揮會議在溝通信息、協調工作、決策制定等方面的作用，促進公司各項工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各項目部、分公司召開的各類會議，包括但不限于公司例會、專題會議、項目協調會、技術研討會等。（三）會議原則1.精簡高效原則：會議應注重實效，精簡會議議程和參會人員，提高會議效率，避免冗長、無效的討論。2.充分準備原則：會議組織者和參會人員應提前做好充分準備，明確會議目的、議題和議程，準備相關資料，確保會議能夠圍繞主題高效進行。3.民主集中原則：會議討論過程中應充分發揚民主，鼓勵參會人員積極發表意見和建議；決策時應遵循少數服從多數的原則，確保決策的科學性和公正性。4.責任落實原則：會議明確的各項工作任務和要求應落實到具體部門和個人，并明確完成時間和標準，確保會議決議得到有效執行。二、會議分類及組織（一）公司例會1.定義：公司例會是公司定期召開的綜合性會議，旨在總結工作進展，分析存在問題，部署下一階段工作任務。2.參會人員：公司領導班子成員、總部各部門負責人、所屬各項目部及分公司主要負責人。3.會議周期：每周[X]上午[X]點召開，如遇節假日或特殊情況提前或順延。4.組織部門：公司辦公室負責會議的組織安排，包括會議通知的發送、會議室預訂、會議資料準備等。5.會議議程上周工作匯報：各部門負責人、項目部及分公司主要負責人依次匯報上周工作進展、完成的主要任務、存在的問題及解決措施。本周工作安排：各部門負責人、項目部及分公司主要負責人匯報本周工作計劃和重點工作任務。領導講話：公司領導對上周工作進行總結點評，對本周工作進行安排部署，提出工作要求和注意事項。其他事項：討論決定公司近期的重要事項，如人事任免、重大項目決策、規章制度修訂等。（二）專題會議1.定義：專題會議是針對公司某一專項工作或特定問題召開的會議，旨在深入研究和解決相關問題。2.參會人員：根據會議主題確定，一般包括公司領導、相關部門負責人、專業技術人員及涉及的其他人員。3.會議周期：根據工作需要不定期召開。4.組織部門：由相關業務部門負責會議的組織安排，提前確定會議主題、議程、參會人員，并向公司辦公室報備。5.會議議程主題闡述：由會議組織者介紹會議主題背景、目的和要求。情況匯報：相關部門或人員匯報專項工作進展情況、存在的問題及分析原因。討論研究：參會人員圍繞會議主題展開討論，提出解決方案和建議。決策部署：公司領導根據討論情況做出決策，明確工作任務、責任部門、完成時間和標準要求。（三）項目協調會1.定義：項目協調會是針對公司在建項目召開的會議，旨在協調解決項目實施過程中出現的各種問題，確保項目順利推進。2.參會人員：公司領導、項目管理部門負責人、項目部主要管理人員、設計單位代表、監理單位代表、施工單位代表等。3.會議周期：根據項目進展情況不定期召開，一般每周或每兩周召開一次。4.組織部門：項目管理部門負責會議的組織安排，提前收集項目進展情況、存在的問題及需要協調解決的事項，并向參會人員發送會議通知和相關資料。5.會議議程項目進展匯報：項目部主要管理人員匯報項目進度、質量、安全等方面的情況，包括已完成的工作、未完成的工作及原因分析。問題匯報與討論：各參建單位匯報項目實施過程中遇到的問題，如設計變更、施工協調、物資供應、資金支付等，并共同討論解決方案。協調決策：公司領導根據匯報和討論情況進行協調決策，明確各參建單位的工作任務和責任，解決項目推進過程中的關鍵問題。工作部署：對下一階段項目工作進行安排部署，提出工作要求和目標，確保項目按計劃順利進行。（四）技術研討會1.定義：技術研討會是圍繞公司技術難題、新技術應用等召開的會議，旨在促進技術交流與創新，提高公司技術水平。2.參會人員：公司技術專家、相關部門技術人員、項目部技術負責人等。3.會議周期：根據技術工作需要不定期召開。4.組織部門：技術管理部門負責會議的組織安排，提前確定會議主題、議程、參會人員，并邀請相關技術專家。5.會議議程技術問題提出：由項目或部門提出需要研討的技術問題，介紹問題背景和現狀。技術方案匯報：相關技術人員匯報針對問題提出的技術方案、思路和措施。專家點評與討論：技術專家對匯報的技術方案進行點評，參會人員展開深入討論，分析方案的可行性、優缺點及改進方向。形成結論：通過討論形成技術研討結論，確定最佳技術方案或提出技術改進建議，并明確后續工作安排。三、會議準備（一）會議通知1.會議組織者應提前[X]個工作日向參會人員發送會議通知，通知應包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員要求及需準備的資料等內容。2.對于重要會議，應采用書面通知和電子郵件相結合的方式發送，確保參會人員及時收到通知。3.如會議時間、地點等發生變更，應及時通知參會人員。（二）會議資料準備1.根據會議主題和議程，組織者應準備相關會議資料，如工作報告、項目資料、技術方案、規章制度等，并確保資料內容準確、完整。2.會議資料應提前發放給參會人員，以便參會人員提前了解會議內容，做好準備。對于臨時增加的會議資料，應在會議前及時發放或通過電子方式發送給參會人員。（三）會議室預訂1.公司辦公室負責會議室的統一管理和預訂，根據會議規模和要求合理安排會議室。2.預訂會議室時，應提前檢查會議室設備是否正常，如投影儀、音響、麥克風等，確保會議順利進行。3.在會議前，應安排專人負責會議室的清潔和整理，擺放好桌椅、茶具等，營造良好的會議環境。（四）參會人員準備1.參會人員應提前了解會議主題和議程，認真準備發言內容，對涉及的工作情況進行梳理和總結。2.如需要提交書面報告或資料，應提前準備好，并確保內容真實、準確、清晰。3.參會人員應按時參加會議，如有特殊情況不能參會，應提前向會議組織者請假，并安排合適人員代為參會。四、會議召開（一）會議主持1.各類會議應明確會議主持人，主持人一般由公司領導或相關部門負責人擔任。2.會議主持人應提前熟悉會議議程和參會人員情況，確保會議按照預定議程有序進行。3.主持人應引導會議討論，鼓勵參會人員積極發言，控制會議時間和節奏，避免出現跑題、冗長討論等情況。（二）會議發言1.參會人員應圍繞會議主題發言，發言內容應簡潔明了、重點突出，避免冗長、空洞的表述。2.發言時應尊重他人，不得打斷他人發言，如有不同意見應在他人發言結束后再進行闡述。3.對于重要問題的發言，應提供充分的依據和論證，確保發言具有說服力。（三）會議記錄1.公司辦公室或相關業務部門應安排專人負責會議記錄，記錄人員應具備良好的文字記錄能力和歸納總結能力。2.會議記錄應準確、完整地記錄會議內容，包括會議主題、時間、地點、參會人員、發言內容、討論結果、決議事項等。3.會議記錄應采用電子文檔和紙質文檔相結合的方式進行保存，電子文檔應及時備份，紙質文檔應妥善保管。（四）會議紀律1.參會人員應嚴格遵守會議時間，提前到達會議地點，不得遲到、早退。2.會議期間應將手機調至靜音或關機狀態，不得隨意接聽電話或離開會場，如有特殊情況需要離開，應向主持人請假。3.參會人員應認真聽取他人發言，不得交頭接耳、打瞌睡或做與會議無關的事情。4.會議討論過程中應尊重他人意見，不得進行人身攻擊或惡意爭吵，保持良好的會議秩序。五、會議決議及跟進（一）會議決議1.會議結束后，會議組織者應及時整理會議記錄，形成會議紀要，并經會議主持人審核簽字后發送給參會人員及相關部門。2.會議紀要應明確會議決議事項、責任部門、責任人、完成時間和標準要求，確保決議事項清晰、可執行。3.對于重要會議決議，應在公司內部進行公示，接受全體員工的監督。（二）決議跟進1.責任部門和責任人應按照會議決議要求認真組織實施，確保工作任務按時、高質量完成。2.公司辦公室或相關業務部門應定期對會議決議執行情況進行跟蹤檢查，及時掌握工作進展情況，協調解決執行過程中出現的問題。3.對于未能按時完成或執行不到位的工作任務，責任部門和責任人應及時向公司領導匯報原因，并提出改進措施和下一步工作計劃。4.公司將會議決議執行情況納入部門和個人績效考核體系，對執行不力的部門和個人進行相應的考核和問責。六、會議費用管理（一）費用標準1.會議費用應嚴格控制在預算范圍內，根據會議規模、性質和實際需要合理安排費用支出。2.會議費用包括會議室租賃費用、資料印刷費用、餐飲費用、交通費用等，各項費用應按照公司相關財務制度規定的標準執行。（二）費用報銷1.會議結束后，會議組織者應及時整理會議費用報銷憑證，按照公司財務制度規定的流程進行報銷