臨期物資管理制度一、總則（一）目的為了加強公司臨期物資的管理，規范臨期物資的處理流程，降低公司損失，提高資源利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及臨期物資的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、生產部門、銷售部門等。（三）定義1.臨期物資：指即將到達保質期，但仍在保質期內的物資。根據物資的特性和行業慣例，一般將距離保質期屆滿前[X]個月內的物資界定為臨期物資。2.保質期：指產品在規定的儲存條件下，保持質量合格的期限。二、職責分工（一）采購部門1.負責與供應商溝通協調，對于可能產生臨期的物資，提前預警并爭取合理的解決方案，如退貨、換貨、補貨等。2.根據公司庫存情況和銷售預測，合理控制采購數量和采購時間，避免因采購過多導致臨期物資的產生。（二）倉庫管理部門1.負責臨期物資的日常盤點和清查工作，及時發現臨期物資，并做好記錄。2.按照規定的存儲條件和方式，妥善保管臨期物資，確保物資質量不受影響。3.根據臨期物資的情況，及時通知相關部門進行處理。（三）生產部門1.在生產過程中，合理安排物資的使用，優先消耗臨期物資，避免新物資積壓成為臨期物資。2.對于因生產計劃變更等原因導致剩余的臨期物資，及時反饋給倉庫管理部門。（四）銷售部門1.在銷售過程中，優先推銷臨期物資，制定合理的促銷策略，加快臨期物資的銷售速度。2.收集客戶對臨期物資的反饋信息，及時反饋給相關部門，以便改進物資管理工作。（五）質量管理部門1.負責對臨期物資進行質量檢驗，確保臨期物資質量符合相關標準和要求。2.對臨期物資質量問題進行分析，提出改進措施和建議，防止類似問題再次發生。（六）財務部門1.負責對臨期物資處理過程中的相關費用進行核算和管理，確保費用支出合理合規。2.根據臨期物資處理情況，進行相應的賬務處理，準確反映公司資產狀況。三、臨期物資的識別與預警（一）識別方法1.倉庫管理部門在日常盤點中，根據物資的保質期標簽和入庫時間，對即將到達保質期的物資進行標識和記錄。2.建立臨期物資預警系統，通過信息化手段，對物資的保質期進行跟蹤和提醒。當物資距離保質期屆滿前達到設定的預警天數時，系統自動發出預警信息，通知相關部門。（二）預警處理1.倉庫管理部門收到預警信息后，應立即對預警物資進行再次核實，確認是否為臨期物資。2.對于確認為臨期物資的，倉庫管理部門應填寫《臨期物資預警表》，詳細記錄物資的名稱、規格、型號、數量、入庫時間、保質期、預警時間等信息，并及時發送給采購部門、生產部門、銷售部門等相關部門。3.各相關部門收到《臨期物資預警表》后，應及時采取相應的措施進行處理。采購部門負責與供應商溝通協調；生產部門合理安排使用；銷售部門制定促銷計劃；倉庫管理部門做好保管和后續跟蹤工作。四、臨期物資的儲存與保管（一）儲存條件1.臨期物資應按照其原有的儲存條件進行存放，確保物資質量不受影響。對于有特殊儲存要求的物資，如易燃易爆物資、易腐物資等，應嚴格按照相關規定進行儲存。2.倉庫應保持干燥、通風、清潔，溫度、濕度等環境條件應符合物資儲存要求。（二）標識管理1.對臨期物資應進行明顯標識，以便于識別和管理。標識內容應包括物資名稱、規格、型號、數量、保質期、入庫時間、臨期標識等。2.臨期物資標識應采用易于識別的顏色或標簽，與正常物資標識區分開來。（三）盤點與清查1.倉庫管理部門應定期對臨期物資進行盤點和清查，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，清查工作應在盤點后及時進行。2.在盤點和清查過程中，如發現臨期物資數量、質量等與記錄不符的情況，應及時查明原因，并進行相應的處理。五、臨期物資的處理方式（一）內部使用1.生產部門在確保產品質量安全的前提下，可以優先使用臨期物資進行生產。但在使用前，必須對臨期物資進行質量檢驗，合格后方可投入生產。2.對于因生產計劃變更等原因導致剩余的臨期物資，生產部門應及時辦理退庫手續，交回倉庫管理部門。（二）促銷銷售1.銷售部門應根據臨期物資的特點和市場需求，制定合理的促銷策略，如打折、買一送一、組合銷售等，加快臨期物資的銷售速度。2.在促銷活動前，銷售部門應向客戶充分說明物資的臨期情況，確保客戶知情權。同時，應做好促銷活動的宣傳和推廣工作，吸引客戶購買。（三）退貨換貨1.采購部門應及時與供應商溝通協調，對于符合退貨換貨條件的臨期物資，爭取辦理退貨換貨手續。2.在辦理退貨換貨時，采購部門應提供相關的證明材料，如物資的入庫記錄、保質期證明、質量檢驗報告等，確保退貨換貨順利進行。（四）報廢處理1.對于無法通過內部使用、促銷銷售、退貨換貨等方式處理的臨期物資，經質量管理部門檢驗確認質量不合格或已無使用價值后，應進行報廢處理。2.報廢處理應填寫《臨期物資報廢申請表》，詳細說明報廢物資的名稱、規格、型號、數量、報廢原因等信息，并提交相關部門審核批準。3.經批準報廢的臨期物資，應按照公司相關規定進行處理，如集中銷毀、委托專業機構處理等，確保環保和安全。六、臨期物資處理流程（一）內部使用流程1.生產部門根據生產計劃和物資庫存情況，填寫《臨期物資使用申請表》，注明物資名稱、規格、型號、數量、使用時間、使用產品等信息，并提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門收到《臨期物資使用申請表》后，對申請物資進行核實，確認是否為臨期物資以及庫存數量是否足夠。如核實無誤，倉庫管理部門在申請表上簽字確認，并安排物資發放。3.生產部門在領取臨期物資后，應按照規定的操作規程進行使用，并做好使用記錄。使用記錄應包括物資名稱、規格、型號、數量、使用時間、使用產品批次等信息。4.質量管理部門應對使用臨期物資生產的產品進行質量檢驗，確保產品質量符合相關標準和要求。如發現產品質量問題，應及時追溯原因，并采取相應的措施進行處理。（二）促銷銷售流程1.銷售部門根據臨期物資的情況，制定促銷方案，填寫《臨期物資促銷申請表》，注明物資名稱、規格、型號、數量、促銷方式、促銷時間等信息，并提交給市場部門審核。2.市場部門對促銷方案進行審核，審核通過后，銷售部門按照促銷方案組織實施促銷活動。3.在促銷活動期間，銷售部門應做好銷售記錄，記錄內容包括物資名稱、規格、型號、數量、銷售時間、銷售價格、客戶信息等。4.促銷活動結束后，銷售部門應及時統計促銷情況，填寫《臨期物資促銷情況統計表》，并提交給倉庫管理部門和財務部門。倉庫管理部門根據銷售情況調整庫存，財務部門進行相應的賬務處理。（三）退貨換貨流程1.采購部門與供應商溝通協調，確定臨期物資的退貨換貨事宜，并填寫《臨期物資退貨換貨申請表》，注明物資名稱、規格、型號、數量、退貨換貨原因、供應商名稱等信息，并提交給相關部門審核。2.相關部門對《臨期物資退貨換貨申請表》進行審核，審核通過后，采購部門負責與供應商聯系，辦理退貨換貨手續。3.在辦理退貨換貨時，采購部門應確保物資包裝完好、標識清晰，并提供相關的證明材料。如因質量問題退貨，應附上質量管理部門出具的質量檢驗報告。4.退貨換貨完成后，采購部門應及時更新物資庫存信息，并將退貨換貨情況反饋給倉庫管理部門和財務部門。倉庫管理部門根據實際情況調整庫存，財務部門進行相應的賬務處理。（四）報廢處理流程1.質量管理部門對臨期物資進行質量檢驗，確認物資質量不合格或已無使用價值后，填寫《臨期物資報廢申請表》，注明物資名稱、規格、型號、數量、報廢原因等信息，并提交給相關部門審核。2.相關部門對《臨期物資報廢申請表》進行審核，審核通過后，倉庫管理部門按照公司相關規定對報廢物資進行處理。3.在報廢物資處理過程中，倉庫管理部門應做好記錄，記錄內容包括物資名稱、規格、型號、數量、報廢時間、處理方式等信息。4.報廢物資處理完成后，倉庫管理部門應及時更新物資庫存信息，并將報廢處理情況反饋給財務部門。財務部門根據相關規定進行賬務處理，核銷報廢物資的賬面價值。七、監督與考核（一）監督檢查1.公司成立臨期物資管理監督小組，定期對各部門臨期物資管理工作進行監督檢查。監督小組由采購部門、倉庫管理部門、質量管理部門、財務部門等相關人員組成。2.監督檢查內容包括臨期物資的識別與預警、儲存與保管、處理流程執行情況、相關記錄與臺賬等。對于發現的問題，監督小組應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機制1.建立臨期物資管理考核制度，對各部門臨期物資管理工作進行量化考