義烏工商管理制度一、總則（一）目的為規范公司各項工商事務管理，確保公司合法合規運營，維護公司及股東的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構涉及工商登記、變更、注銷、年檢、資質管理等相關事務。（三）基本原則1.依法合規原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定，確保公司工商事務處理合法合規。2.準確及時原則：準確提供各類工商事務所需信息，及時辦理各項工商手續，避免延誤。3.責任明確原則：明確各部門及人員在工商事務管理中的職責，確保各項工作有序開展。二、工商登記管理（一）設立登記1.公司設立時，由行政部門負責準備相關資料，包括公司章程、股東身份證明、注冊資本證明等。2.資料準備齊全后，行政部門安排專人前往工商行政管理部門辦理設立登記手續。3.設立登記完成后，行政部門負責領取營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證等相關證照，并妥善保管。（二）變更登記1.公司發生名稱、住所、法定代表人、注冊資本、經營范圍、股東等事項變更時，相關部門應及時通知行政部門。2.行政部門根據變更事項準備相應資料，如股東會決議、章程修正案、新股東身份證明等。3.在規定時間內，行政部門向工商行政管理部門提交變更登記申請，并跟進辦理進度，確保變更登記順利完成。（三）注銷登記1.公司決定注銷時，成立清算組，由財務、法務等相關人員組成。2.清算組負責清理公司財產、編制資產負債表和財產清單、通知債權人申報債權、處理公司未了業務等。3.清算工作完成后，清算組制作清算報告，報股東會、股東大會或者人民法院確認，并報送工商行政管理部門申請注銷登記。三、年檢管理（一）年檢時間公司應按照工商行政管理部門規定的時間參加年度檢驗，一般為每年的[具體時間區間]。（二）年檢資料準備1.行政部門負責收集整理年檢所需資料，包括年度資產負債表、損益表、營業執照副本等。2.確保資料真實、完整、準確，并按照要求進行裝訂。（三）年檢申報1.行政部門在規定時間內通過工商行政管理部門指定的方式進行年檢申報，如網上申報或現場申報。2.配合工商行政管理部門的檢查，如實提供相關信息和資料。（四）年檢結果處理1.如年檢合格，行政部門妥善保管年檢通過證明文件。2.如年檢不合格，行政部門應根據工商行政管理部門的要求，及時整改并重新申報年檢。四、資質管理（一）資質證書申請1.根據公司業務發展需要，相關部門提出資質證書申請需求，經公司領導審批后，由行政部門負責組織實施。2.行政部門收集申請資質所需的各類資料，如企業業績證明、人員資質證書、設備清單等，并進行整理和審核。3.在規定時間內，向相關資質管理部門提交申請材料，并跟進審批進度。（二）資質證書維護1.獲得資質證書后，行政部門負責定期檢查資質證書的有效期，提前提醒相關部門辦理資質延續手續。2.確保公司滿足資質證書所要求的各項條件，如人員資質、業績等持續符合標準。3.如公司發生可能影響資質證書的重大事項變更，行政部門應及時向資質管理部門報告，并辦理相應的變更手續。（三）資質證書使用與保管1.資質證書由行政部門統一保管，建立資質證書使用登記制度。2.因業務需要使用資質證書時，需填寫使用申請表，經公司領導批準后，到行政部門領取，并在規定時間內歸還。3.嚴禁轉借、涂改、偽造資質證書。五、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、財務專用章、合同專用章、法定代表人章等。（二）印章刻制1.因公司設立、變更等需要刻制印章時，由行政部門提出申請，經公司領導審批后，到公安機關指定的刻章單位刻制。2.新刻印章需在公安機關備案，并留存印模。（三）印章保管1.公章由行政部門指定專人保管，財務專用章由財務部門指定專人保管，合同專用章由業務部門指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權人員保管。2.印章保管人員應妥善保管印章，不得隨意放置，確保印章安全。（四）印章使用1.使用印章時，需填寫印章使用申請表，注明使用事項、使用部門、使用人等信息，并按照審批流程進行審批。2.審批通過后，印章保管人員方可蓋章，并在印章使用登記簿上登記蓋章時間、蓋章事項、蓋章文件名稱等信息。3.嚴禁在空白紙張、空白合同等文件上加蓋印章。六、檔案管理（一）檔案分類工商檔案分為設立登記檔案、變更登記檔案、注銷登記檔案、年檢檔案、資質管理檔案、印章管理檔案等。（二）檔案收集1.各部門在辦理工商事務過程中形成的文件資料，應及時整理并移交行政部門。2.行政部門負責對收集到的檔案資料進行分類、編號、裝訂。（三）檔案保管1.工商檔案由行政部門指定專人負責保管，存放于專門的檔案柜中，確保檔案安全。2.定期對檔案進行檢查和清理，防止檔案丟失、損壞或霉變。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱工商檔案時，需填寫檔案查閱申請表，經部門負責人和行政部門負責人批準后，到檔案保管人員處查閱。2.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，不得涂改、損壞檔案。3.查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案保管人員，并在檔案查閱登記簿上簽字確認。七、信息管理（一）工商信息收集1.行政部門安排專人關注國家工商行政管理部門發布的各類政策法規、通知公告等信息，并及時收集整理。2.定期收集公司在工商行政管理部門登記的各類信息，如企業基本信息、股東信息、登記事項變更信息等。（二）信息更新與維護1.公司發生工商信息變更時，行政部門應及時在公司內部信息系統及相關檔案中進行更新，確保信息的一致性和準確性。2.定期對公司在工商行政管理部門登記的信息進行核對，發現問題及時處理。（三）信息安全管理1.嚴格遵守國家有關信息安全的法律法規，加強對工商信息的安全管理。2.對涉及公司工商信息的電子文檔、數據等進行加密存儲和傳輸，防止信息泄露。3.限制對工商信息的訪問權限，只有經過授權的人員才能查閱和使用相關信息。八、溝通與協作（一）內部溝通1.行政部門與各部門之間應保持密切溝通，及時了解公司工商事務需求，協調解決相關問題。2.在辦理工商事務過程中，行政部門如需要其他部門提供資料或協助，應及時發出通知，相關部門應積極配合。3.定期召開工商事務溝通會議，通報工作進展情況，討論解決工作中遇到的問題。（二）外部溝通1.行政部門負責與工商行政管理部門、稅務部門、資質管理部門等外部機構保持良好的溝通關系。2.及時了解外部政策法規變化，掌握工商事務辦理流程和要求，確保公司工商事務順利進行。3.積極配合外部機構的檢查和監督工作，如實提供相關信息和資料，維護公司良好形象。九、監督與檢查（一）監督機制1.公司建立工商事務監督機制，定期對工商事務管理工作進行檢查和評估。2.內部審計部門負責對工商事務管理的合規性進行審計監督，發現問題及時提出整改意見。（二）違規處理1.對于違反本制度規定的部門和個人，視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2