義烏行政管理制度一、總則（一）目的為了規范公司行政管理工作，提高行政工作效率，確保公司各項工作的順利開展，依據國家相關法律法規及公司實際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規，確保公司行政管理活動合法合規。2.高效性原則：優化工作流程，提高工作效率，降低管理成本。3.規范化原則：建立健全各項規章制度，實現行政管理工作的規范化、標準化。4.服務性原則：以服務員工、服務業務為宗旨，為公司發展提供有力支持。二、組織架構與職責（一）行政部門組織架構行政部門設行政總監一名，下轄行政經理、行政專員、前臺接待、后勤保障等崗位。（二）各崗位職責1.行政總監全面負責行政部門的管理工作，制定行政工作計劃和目標，并組織實施。協調公司內部各部門之間的關系，確保行政管理工作的順利開展。負責公司重要文件、會議的組織和協調工作。監督行政費用的使用情況，確保費用合理支出。2.行政經理協助行政總監制定行政工作計劃，并負責具體實施。負責公司文件的收發、歸檔、保管等工作。組織公司各類會議，做好會議記錄和紀要整理工作。負責公司辦公用品、設備的采購、管理和維護工作。負責公司車輛的調度、管理和維護工作。3.行政專員協助行政經理做好公司文件的起草、審核、印發等工作。負責公司證照的辦理、年檢等工作。協助組織公司各類活動，做好活動的策劃、籌備和執行工作。負責公司辦公區域的環境衛生管理工作。完成行政經理交辦的其他臨時性工作任務。4.前臺接待負責公司前臺的接待工作，熱情接待來訪客戶，及時傳達客戶信息。負責公司電話的接聽、轉接工作，做好電話記錄。負責公司快遞的收發、登記工作。維護公司前臺的整潔和秩序。5.后勤保障負責公司食堂的管理工作，確保員工飲食安全和衛生。負責公司宿舍的管理工作，為員工提供良好的住宿環境。負責公司水電、消防等設施的維護和管理工作，確保公司正常運轉。負責公司安全保衛工作，制定安全保衛制度，加強安全防范措施。三、行政辦公制度（一）考勤制度1.公司實行每周五天工作制，正常工作時間為[具體工作時間]。2.員工應按時上下班，不得遲到、早退、曠工。遲到或早退[X]分鐘以內的，每次扣罰[X]元；遲到或早退[X]分鐘以上[X]小時以內的，每次扣罰[X]元；遲到或早退超過[X]小時的，按曠工半天處理。曠工半天扣罰[X]元，曠工一天扣罰[X]元。3.員工請假應提前填寫請假申請表，按照審批權限報相關領導批準。請假[X]天以內的，由部門經理批準；請假[X]天以上[X]天以內的，由分管領導批準；請假超過[X]天的，由總經理批準。請假未經批準擅自離崗的，按曠工處理。4.員工因特殊情況不能按時上下班的，應提前向部門經理請假，并說明原因。經批準后，方可按規定辦理請假手續。5.公司將對員工的考勤情況進行定期檢查和不定期抽查，考勤結果作為員工績效考核的重要依據之一。（二）辦公用品管理制度1.辦公用品由行政部門統一采購、管理和發放。各部門應根據實際工作需要，定期向行政部門提交辦公用品需求計劃。2.行政部門應建立辦公用品臺賬，詳細記錄辦公用品的采購、發放、庫存等情況。3.員工領用辦公用品時，應填寫辦公用品領用申請表，經部門經理批準后，到行政部門領取。4.辦公用品應節約使用，嚴禁浪費。對于可重復使用的辦公用品，如文件夾、筆記本等，應妥善保管，以便下次使用。5.行政部門應定期對辦公用品的使用情況進行檢查和統計分析，根據實際情況調整辦公用品的采購計劃，確保辦公用品的合理使用。（三）文件管理制度1.公司文件分為內部文件和外部文件。內部文件是指公司內部形成的各類文件，如通知、報告、制度等；外部文件是指公司與外部單位往來的各類文件，如合同、協議、信函等。2.文件的起草、審核、印發應嚴格按照公司規定的流程進行。內部文件由相關部門起草，經部門經理審核后，報行政部門統一印發；外部文件由相關部門起草，經部門經理審核、分管領導審批后，報行政部門統一印發。3.文件印發后，行政部門應及時進行編號、登記，并按照規定的范圍進行發放。文件發放時，應填寫文件發放登記表，注明文件名稱、文號、發放部門、發放時間等信息。4.員工應妥善保管公司文件，不得擅自復印、外傳。如需查閱文件，應到行政部門辦理查閱手續。查閱后，應及時歸還行政部門，并在文件查閱登記表上簽字確認。5.文件的歸檔應按照公司檔案管理制度的要求進行。行政部門應定期對文件進行整理、歸檔，確保文件的完整性和安全性。（四）會議管理制度1.公司會議分為定期會議和不定期會議。定期會議包括周例會、月例會、季度總結會等；不定期會議根據工作需要隨時召開。2.會議的組織和安排由行政部門負責。行政部門應提前確定會議時間、地點、參會人員等信息，并及時通知相關人員。3.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會議的，應提前向會議組織者請假，并安排其他人員代為參會。4.會議期間，參會人員應認真聽取會議內容，積極發言，不得隨意打斷他人講話。如有意見或建議，應在會議結束后及時提出。5.會議組織者應做好會議記錄，記錄會議的主要內容、討論結果、決議事項等。會議記錄應及時整理、歸檔，并存檔備查。6.會議決議事項應明確責任人和完成時間，相關責任人應按照會議決議認真組織實施，并及時向會議組織者匯報工作進展情況。四、行政費用管理制度（一）費用預算管理1.行政部門應根據公司年度工作計劃和實際工作需要，編制行政費用預算。行政費用預算應包括辦公用品費用、差旅費、業務招待費、車輛費用、水電費、通訊費等。2.行政費用預算經公司領導審批后，作為公司年度預算的一部分，納入公司財務管理體系。行政部門應嚴格按照預算控制行政費用的支出，不得超預算開支。3.如因工作需要確需調整行政費用預算的，行政部門應提前編制預算調整方案，報公司領導審批后執行。（二）費用報銷管理1.員工報銷行政費用時，應填寫費用報銷申請表，并附上相關發票、收據等原始憑證。費用報銷申請表應注明費用名稱、金額、用途、報銷日期等信息。2.員工報銷行政費用應按照公司規定的審批流程進行。費用報銷申請表經部門經理審核后，報分管領導審批；金額較大的費用報銷申請表還需報總經理審批。3.行政部門應定期對員工報銷的行政費用進行審核，確保報銷費用的真實性、合法性和合理性。對于不符合報銷規定的費用，行政部門有權拒絕報銷。4.費用報銷經審批后，行政部門應及時將報銷款項支付給員工。支付方式可采用現金支付、銀行轉賬等方式。（三）費用控制與監督1.行政部門應加強對行政費用的控制和管理，定期對行政費用的支出情況進行統計分析，及時發現問題并采取措施加以解決。2.公司財務部門應定期對行政費用的支出情況進行審計和監督，確保行政費用的支出符合公司規定和國家法律法規的要求。3.對于違反行政費用管理制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、辭退等。五、車輛管理制度（一）車輛調度管理1.公司車輛由行政部門統一調度管理。行政部門應根據工作需要，合理安排車輛的使用，確保車輛的高效利用。2.員工因工作需要使用車輛時，應提前填寫車輛使用申請表，經部門經理批準后，報行政部門調度。行政部門應根據車輛的使用情況和駕駛員的工作安排，合理安排車輛的調配。3.車輛使用申請表應注明用車時間、地點、事由、乘車人數等信息。行政部門應根據車輛使用申請表，及時安排駕駛員出車，并做好車輛調度記錄。4.駕駛員應按照車輛使用申請表上的時間、地點準時出車，不得擅自改變行車路線和時間。如因特殊情況需要改變行車路線和時間的，應提前向行政部門報告，并說明原因。（二）車輛安全管理1.駕駛員應嚴格遵守交通法規，確保行車安全。不得酒后駕車、疲勞駕車、超速行駛等。2.駕駛員應定期對車輛進行保養和維護，確保車輛性能良好。車輛保養和維護應按照車輛使用說明書的要求進行，定期到指定的汽車維修廠進行保養和維修。3.駕駛員應每天對車輛進行檢查，包括車輛外觀、輪胎、剎車、燈光、機油等，發現問題及時報告并處理。4.公司應定期組織駕駛員進行安全培訓，提高駕駛員的安全意識和駕駛技能。安全培訓內容包括交通法規、安全駕駛知識、車輛保養和維護知識等。（三）車輛費用管理1.車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、維修保養費等。車輛費用由行政部門統一管理和報銷。2.駕駛員應妥善保管車輛費用發票，并及時交行政部門報銷。行政部門應按照公司規定的審批流程對車輛費用進行審核和報銷。3.行政部門應定期對車輛費用進行統計分析，合理控制車輛費用的支出。如發現車輛費用過高或異常情況，應及時查找原因并采取措施加以解決。六、后勤保障制度（一）食堂管理制度1.食堂由行政部門負責管理，為員工提供安全、衛生、營養的餐飲服務。2.食堂應嚴格遵守食品衛生法規，確保食品安全。食堂工作人員應持健康證上崗，定期進行體檢和培訓。3.食堂應制定合理的食譜，保證飯菜的質量和口味。飯菜應做到營養均衡、葷素搭配合理。4.食堂應定期對餐具進行消毒，確保餐具的衛生。食堂工作人員應嚴格遵守操作規程，做好餐具的清洗、消毒工作。5.員工應文明就餐，不得在食堂內大聲喧嘩、亂扔垃圾。就餐后，應將餐具放回指定地點，保持食堂的整潔和衛生。（二）宿舍管理制度1.公司為員工提供宿舍，員工應遵守宿舍管理制度，愛護宿舍設施，保持宿舍的整潔和衛生。2.員工應按照公司規定的時間入住和退房，不得擅自留宿他人。如需留宿他人，應提前向行政部門申請，并經批準后方可留宿。3.員工應妥善保管個人財物，不得在宿舍內存放貴重物品。如有丟失或損壞，公司不承擔賠償責任。4.宿舍內不得使用大功率電器，如電爐、熱得快等。不得私拉亂接電線，不得在宿舍內吸煙、賭博、酗酒等。5.行政部門應定期對宿舍進行檢查和維護，確保宿舍設施的正常使用。如發現宿舍設施損壞，員工應及時向行政部門報告，行政部門應及時安排維修。（三）安全保衛制度1.公司應加強安全保衛工作，制定安全保衛制度，明確安全保衛職責，確保公司財產和員工人身安全。2.公司應配備必要的安全保衛設施，如監控設備、報警裝置等。安全保衛設施應定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.公司應加強對進出公司人員和車輛的管