事務追蹤管理制度總則目的為了提高公司內部事務處理的效率和質量，確保各項工作任務得到及時、有效的執行和推進，特制定本事務追蹤管理制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工，涵蓋公司內部各項業務流程中的各類事務。基本原則1.責任明確原則：明確各項事務的負責人，確保事事有人管。2.及時追蹤原則：對事務進展進行實時跟蹤，及時發現問題并解決。3.流程規范原則：按照既定的流程進行事務處理和追蹤，保證工作的標準化和規范化。4.溝通協作原則：各部門及員工之間保持良好的溝通與協作，共同推動事務的順利完成。事務追蹤流程事務發起1.任務明確：由相關部門或人員根據工作需要發起事務，明確事務的具體內容、目標、要求、完成時間節點等關鍵信息。2.表單填寫：填寫事務追蹤表單，詳細記錄事務的基本信息，包括事務名稱、發起部門、負責人、預計完成時間、優先級等。任務分配1.審批確認：事務發起后，提交上級領導進行審批。領導根據事務的性質、重要性等因素進行審核，并確定最終的負責人及相關要求。2.任務下達：負責人接到任務后，確認自己能夠承擔該任務，并開始著手制定具體的工作計劃。執行跟蹤1.定期匯報：負責人按照一定的時間頻率（如每周、每兩周等）向上級領導匯報事務進展情況，填寫事務進展報告。報告內容應包括已完成的工作內容、遇到的問題及解決措施、下一步工作計劃等。2.實時溝通：在執行過程中，如遇重大問題或需要協調其他部門協助時，負責人應及時與相關人員進行溝通，確保問題得到妥善處理。3.進度監控：上級領導通過事務追蹤表單、進展報告等方式對事務執行進度進行實時監控，及時發現偏差并采取措施進行糾正。結果反饋1.任務驗收：事務完成后，負責人提交事務完成報告，詳細說明任務的完成情況、成果展示、是否達到預期目標等。2.總結評估：上級領導組織相關人員對事務完成情況進行總結評估，對表現優秀的個人或團隊給予表彰和獎勵，對存在的問題進行分析總結，提出改進措施和建議。事務追蹤的方式與工具方式1.會議匯報：定期召開工作會議，由負責人匯報事務進展情況，便于及時溝通和協調。2.書面報告：提交事務進展報告、完成報告等書面材料，詳細記錄事務過程和結果。3.面對面溝通：對于重要事務或緊急問題，相關人員進行面對面溝通，確保信息準確傳達和問題有效解決。工具1.事務追蹤表單：設計統一的事務追蹤表單，用于記錄事務的基本信息、進展情況等。2.項目管理軟件：利用專業的項目管理軟件，對事務進行實時跟蹤和管理，實現信息共享和協同工作。3.辦公自動化系統：通過公司的辦公自動化系統發布事務通知、進展報告等，提高工作效率和透明度。事務優先級分類與處理優先級分類標準1.緊急且重要：對公司業務有重大影響，必須立即處理的事務，如重大項目交付、重要客戶投訴等。2.重要不緊急：對公司長期發展具有重要意義，但時間要求相對寬松的事務，如戰略規劃制定、制度建設等。3.緊急不重要：需要盡快處理，但對公司核心業務影響較小的事務，如臨時會議安排、一般性文件審批等。4.不重要不緊急：對公司業務影響不大，可在適當時間處理的事務，如日常行政事務、一般性資料整理等。處理原則1.緊急且重要事務：優先安排資源，集中力量迅速處理，確保按時完成任務。2.重要不緊急事務：制定詳細的工作計劃，合理安排時間逐步推進，確保事務質量。3.緊急不重要事務：在保證重要事務不受影響的前提下，盡快處理，提高工作效率。4.不重要不緊急事務：定期集中處理，避免分散精力，影響重要工作的開展。溝通協調機制內部溝通1.建立溝通渠道：公司內部建立多種溝通渠道，如即時通訊工具、電子郵件、工作群等，方便員工之間及時交流信息。2.跨部門協作：涉及多個部門的事務，由牽頭部門負責組織協調相關部門共同完成。各部門之間應密切配合，及時溝通工作進展和問題，確保事務順利推進。3.信息共享：對于重要事務的相關信息，應及時在公司內部進行共享，讓全體員工了解事務進展情況，便于提供支持和配合。外部溝通1.與合作伙伴溝通：與供應商、客戶等合作伙伴保持定期溝通，及時了解業務需求和合作進展情況，協調解決合作過程中出現的問題。2.行業交流：關注行業動態，參加行業會議、論壇等活動，與同行進行交流，獲取最新信息和經驗，為公司的發展提供參考。監督與考核監督機制1.定期檢查：公司定期對事務追蹤管理工作進行檢查，查看事務是否按照規定的流程進行追蹤，各項記錄是否完整準確。2.專項審計：對于重點事務或涉及金額較大的項目，進行專項審計，確保事務處理的合規性和效益性。考核指標1.事務完成率：考核事務是否按時、按質完成，計算公式為：事務完成率=實際完成的事務數量/應完成的事務數量×100%。2.問題解決及時率：考核在事務執行過程中遇到的問題是否得到及時解決，計算公式為：問題解決及時率=及時解決的問題數量/出現的問題總數×100%。3.溝通協作滿意度：通過問卷調查等方式收集相關部門和人員對溝通協作情況的滿意度評價。考核結果應用1.績效獎金掛鉤：將事務追蹤管理工作的考核結果與員工的績效獎金掛鉤，根據考核得分發放相應的績效獎金。2.晉升與獎勵：考核結果優秀的員工，在晉升、評優等方面給予優先考慮；對在事務追蹤管理工作中表現突出的個人或團隊進行表彰和獎勵。3.培訓與發展：對于考核結果不理想的員工，分析原因并提供針對性的培訓和發展建議，幫助其提升工作能力。相關責任與獎懲責任界定1.負責人責任：事務負責人對事務的執行結果負責，確保按時、按質完成任務。如因個人原因導致事務延誤或未達到預期目標，應承擔相應責任。2.協作部門責任：協作部門應積極配合負責人完成事務，提供必要的支持和協助。如因協作不力導致事務受阻，協作部門應承擔相應責任。3.領導責任：上級領導對所負責事務的整體推進情況負責，負責協調資源、監督指導工作。如因領導不力導致事務出現重大問題，領導應承擔相應責任。獎勵措施1.物質獎勵：對在事務追蹤管理工作中表現優秀的員工，給予獎金、獎品等物質獎勵。2.精神獎勵：頒發榮譽證書、通報表揚等精神獎勵，肯定員工的工作成績，激勵員工積極進取。3.晉升機會：將表現突出的員工納入公司人才儲備庫，在晉升、崗位調整等方面給予優先考慮。懲罰措施1.警告批評：對于在事務追蹤管理工作中出現輕微失誤或未按時完成任務的員工，給予警告批評，責令其限期整改。2.績效扣分：根據失誤或問題的嚴重程度，扣除相應的績效分數，影響員工的績效獎金。3.降職降薪：對于因工作失誤給公司造成較大損失或多次出現問題的員工，給予降職降薪處理。4.解除勞動合同：對于嚴重違反公司制度、給公司造成重大損失的員工，依法解除勞動合同，并追究其法律責任。附則制度修訂