亞朵采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范亞朵公司的采購管理工作，確保采購活動的高效、規范、透明，保障公司物資供應的及時性、準確性和質量，降低采購成本，防范采購風險，提高公司整體運營效益。2.適用范圍本制度適用于亞朵公司總部及各分支機構的所有采購活動，包括但不限于辦公用品、設備設施、原材料、商品采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。效益原則：在滿足公司業務需求的前提下，追求采購成本的最小化和采購效益的最大化。公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受公司內部監督和相關部門的檢查。質量優先原則：確保所采購物資和服務的質量符合公司要求和標準。誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。二、采購組織與職責1.采購部門采購部職責負責制定和執行公司采購計劃，確保物資供應的及時性和準確性。開發、評估、選擇合格供應商，建立供應商檔案并進行動態管理。組織采購談判，簽訂采購合同，跟蹤合同執行情況。負責采購成本控制，進行市場調研，分析價格走勢，爭取有利的采購條件。協調處理采購過程中的各種問題和糾紛，保障采購工作的順利進行。采購人員崗位職責采購經理全面負責采購部門的日常管理工作，制定采購工作計劃和目標，并組織實施。審核采購合同，監督采購項目的執行情況，確保采購任務按時、按質、按量完成。定期評估供應商，建立供應商管理體系，維護良好的供應商合作關系。協調與其他部門的溝通與協作，解決采購過程中的跨部門問題。負責采購團隊的建設與培訓，提高團隊整體業務水平。采購專員根據采購計劃，負責具體采購任務的執行，包括詢價、比價、議價、下單等。收集供應商信息，進行初步篩選和評估，協助采購經理建立供應商檔案。跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保物資按時到貨。整理采購相關資料，如合同、發票、驗收報告等，進行歸檔管理。協助處理采購過程中的異常情況，如質量問題、交貨延遲等。2.需求部門職責根據公司業務需求，提出物資采購申請，明確采購物資的規格、型號、數量、質量要求等。參與采購過程中的技術交流、質量檢驗等環節，提供專業意見和建議。負責對采購物資進行驗收，確保物資符合公司要求，并及時反饋驗收結果。配合采購部門進行供應商管理，提供供應商評價信息。三、采購流程1.采購申請需求部門根據業務需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、需求日期、用途等信息，并經部門負責人審核簽字后提交至采購部門。緊急采購需求應在申請表上注明“緊急”字樣，并說明緊急原因，以便采購部門優先處理。2.采購審批采購部門收到《采購申請表》后，對采購申請進行初步審核，核實申請的必要性和合理性。根據公司采購審批權限規定，對于金額較小的采購申請，由采購經理審批；對于金額較大的采購申請，需提交公司分管領導或總經理審批。審批通過的采購申請進入采購執行環節，未通過的采購申請由采購部門反饋給需求部門，并說明原因。3.供應商選擇與評估采購專員根據采購申請的物資類別，通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商進行初步篩選，建立潛在供應商名單，并對潛在供應商進行實地考察或問卷調查，評估其生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等方面的情況。根據評估結果，選擇若干家合格供應商作為詢價對象，向其發送詢價單，要求供應商提供報價及相關產品資料。采購專員對供應商的報價進行分析比較，結合物資質量、交貨期等因素，選擇性價比最優的供應商。對于重要物資或大額采購項目，采購部門應組織相關人員進行綜合評審，確定最終供應商。4.采購合同簽訂采購部門與選定的供應商就采購物資的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款進行談判，達成一致意見后簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法、合規、合理，避免潛在的法律風險和糾紛。采購合同簽訂后，采購專員應及時將合同副本提交給需求部門、財務部門等相關部門備案，并跟蹤合同執行情況。5.采購訂單下達采購專員根據采購合同，制作采購訂單，明確采購物資的詳細信息、交貨時間、交貨地點等，并發送給供應商確認。供應商確認采購訂單后，采購專員應及時跟蹤訂單執行進度，確保供應商按時、按質、按量生產和交付物資。在訂單執行過程中，如遇供應商要求變更訂單條款，采購專員應及時與供應商溝通協商，并報采購經理審批后進行相應調整。6.物資驗收物資到貨前，采購專員應提前通知需求部門做好驗收準備工作。物資到貨時，需求部門應組織相關人員按照采購合同和驗收標準對物資進行驗收，重點檢查物資的規格、型號、數量、質量等是否符合要求。對于驗收合格的物資，需求部門應在《驗收報告》上簽字確認，并辦理入庫手續；對于驗收不合格的物資，需求部門應及時通知采購部門與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。采購部門應跟蹤不合格物資的處理情況，確保問題得到妥善解決。7.采購付款采購物資驗收合格且發票收到后，采購專員應填寫《付款申請單》，附上采購合同、驗收報告、發票等相關資料，提交至財務部門審核。財務部門按照公司財務管理制度和審批流程對付款申請進行審核，審核通過后報公司領導審批。公司領導審批通過后，財務部門安排付款，并做好付款記錄和賬務處理。四、采購預算管理1.預算編制采購部門應根據公司年度經營計劃和業務需求，結合歷史采購數據和市場價格走勢，編制年度采購預算。年度采購預算應明確各類物資的采購金額、采購數量、采購時間等，并分解到季度和月度，確保預算的可執行性。在編制采購預算過程中，采購部門應與需求部門、財務部門等相關部門進行充分溝通和協調，確保預算的準確性和合理性。2.預算執行與控制采購部門應嚴格按照采購預算執行采購任務，不得擅自突破預算。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照公司預算調整流程進行申請和審批。采購專員應定期對采購預算執行情況進行分析和總結，及時發現預算執行過程中的偏差，并采取有效措施進行糾正。財務部門應加強對采購預算執行情況的監督和檢查，對超預算采購行為進行嚴格控制，并及時向公司領導匯報預算執行情況。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、法律風險等。針對識別出的風險，采購部門應分析其發生的可能性和影響程度，并制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施市場風險應對：加強市場調研和價格監測，及時掌握市場動態，合理安排采購時機，避免因市場價格波動導致采購成本增加。與供應商簽訂價格調整條款，約定在一定條件下價格可根據市場變化進行調整。質量風險應對：嚴格供應商選擇和評估標準，確保供應商具備良好的質量控制能力。加強采購物資的檢驗和驗收工作，增加檢驗頻次和檢驗項目，確保物資質量符合要求。與供應商簽訂質量保證協議，明確質量責任和賠償方式。供應商風險應對：建立供應商備份機制，選擇多家合格供應商作為備選，避免因單一供應商出現問題影響公司物資供應。加強對供應商的日常管理和監督，定期評估供應商的表現，及時淘汰不合格供應商。與供應商建立良好的合作關系，通過溝通協商解決可能出現的問題。合同風險應對：加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同合法、合規、合理。在合同履行過程中，密切跟蹤合同執行情況，及時發現和解決合同糾紛。建立合同檔案管理制度，妥善保管采購合同及相關資料。法律風險應對：加強采購人員的法律法規培訓，提高法律意識，確保采購活動合法合規。在采購過程中，嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定，避免因違法違規行為給公司帶來法律風險。對于重大采購項目，可咨詢公司法律顧問或聘請專業律師提供法律支持。六、供應商管理1.供應商開發采購部門應根據公司業務需求和采購品類，制定供應商開發計劃，明確供應商開發的目標、范圍、方式等。通過多種渠道收集潛在供應商信息，如網絡搜索、行業展會、供應商推薦、行業協會介紹等，并對潛在供應商進行初步篩選和評估。對符合基本條件的潛在供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、生產能力、價格水平、售后服務等方面的情況，填寫《供應商考察報告》。根據考察結果，選擇若干家合格供應商納入公司供應商名錄，并建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、評估結果等。2.供應商評估與考核采購部門應定期對供應商進行評估和考核，評估內容包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作配合度等方面。評估方式可采用定期問卷調查、實地考察、數據分析、與需求部門溝通等多種形式，確保評估結果客觀、準確。根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、待改進供應商和不合格供應商。對于優秀供應商，給予一定的獎勵和優惠政策；對于待改進供應商，要求其限期整改；對于不合格供應商，及時淘汰并停止合作。建立供應商考核檔案，記錄供應商的考核結果和改進情況，為供應商的動態管理提供依據。3.供應商關系維護采購部門應與供應商保持密切溝通與合作，定期召開供應商會議，及時傳達公司的采購需求和質量要求，了解供應商的生產經營情況和問題反饋。建立供應商投訴處理機制，及時處理供應商的投訴和建議，維護供應商的合法權益，提高供應商的滿意度。對于長期合作的優質供應商，采購部門可與其建立戰略合作伙伴關系，共同開展技術研發、成本控制、質量改進等方面的合作，實現互利共贏。七、采購信息管理1.采購資料歸檔采購部門應建立完善的采購資料歸檔制度，對采購過程中產生的各類資料進行及時、準確、完整的歸檔管理。采購資料包括采購申請表、采購合同、采購訂單、驗收報告、發票、供應商資料、市場調研資料等，確保資料的可追溯性。采購資料應按照類別和時間順序進行分類整理，并存放在安全、便于查閱的地方，保存期限按照公司檔案管理制度執行。2.采購數據分析采購部門應定期對采購數據進行分析，包括采購金