亳州印章管理制度總則1.目的為加強亳州公司印章管理，規范印章使用流程，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于亳州公司總部及所屬各部門、分支機構、全資子公司、控股子公司等。3.印章定義本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章、發票專用章、部門章以及其他具有法律效力的專用章。印章的刻制與啟用1.印章刻制公司各類印章的刻制須由行政部門統一辦理，其他部門或個人不得擅自刻制公司印章。行政部門應根據公司實際需要，填寫《印章刻制申請表》，詳細注明印章名稱、規格、材質、用途等信息，經公司法定代表人或其授權人批準后，到公安機關指定的刻章單位進行刻制。刻制完成的印章須經驗收合格后方可啟用，驗收內容包括印章的規格、材質、文字、圖案等是否與申請要求一致。2.印章啟用新印章啟用前，行政部門應填寫《印章啟用申請表》，附上印章印模，經公司法定代表人或其授權人批準后，發布印章啟用通知。通知應明確印章名稱、啟用日期、使用范圍、保管部門等信息，并發放至公司各部門及相關人員。印章啟用后，原相關印章同時廢止。印章的保管1.保管原則實行“專人保管、明確責任、嚴格審批、規范使用”的原則，確保印章安全。各類印章應指定專人負責保管，保管人員須具備高度的責任心和保密意識。2.保管職責公章、法定代表人章由公司法定代表人或其授權的專人保管；合同專用章由合同管理部門指定專人保管；財務專用章由財務部門負責人指定專人保管；發票專用章由財務部門指定專人保管；部門章由各部門負責人指定專人保管。保管人員應妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失或損壞。如發現印章遺失或被盜，應立即報告公司領導，并采取相應的掛失、聲明作廢等措施，以避免造成損失。保管人員不得將印章轉借他人使用，如因工作需要臨時交接印章，須經印章保管部門負責人批準，并辦理交接手續。交接雙方應在《印章交接登記表》上簽字確認，注明交接時間、印章名稱、數量等信息。3.保管環境印章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱內，并放置在有安全防護措施的房間。存放印章的保險柜或保管箱鑰匙應由保管人員專人保管，不得隨意放置或交予他人代管。印章的使用1.使用范圍公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協議、證明等，代表公司行使權利和履行義務。法定代表人章：用于公司法定代表人授權的特定業務，如簽署合同、辦理銀行結算等。合同專用章：用于公司簽訂各類合同、協議等經濟業務文件。財務專用章：用于公司財務核算、資金收付、稅務申報等相關財務業務。發票專用章：用于公司開具發票。部門章：用于各部門內部的文件、通知、報表等，不得對外使用。2.使用流程申請：使用印章的部門或個人應填寫《印章使用申請表》，詳細注明用印事由、用印文件名稱、份數、用印時間等信息，并經相關負責人審批。審批：一般性文件用印，由部門負責人審批；重要文件、合同、協議等用印，須經公司分管領導審批；涉及重大事項、金額較大的經濟業務用印，須經公司法定代表人審批。用印：審批通過后，申請人持《印章使用申請表》到印章保管部門辦理用印手續。保管人員應對用印文件進行審核，確認無誤后，在用印位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上登記用印日期、用印文件名稱、份數、用印人等信息。蓋章要求：印章應端正、清晰地加蓋在文件規定的位置，不得模糊、重疊或偏蓋。如文件有多頁，應加蓋騎縫章。3.特殊情況處理如遇緊急情況，無法事先履行審批手續的，可先電話請示相關領導同意后用印，但事后須及時補辦審批手續。對于異地用印的情況，應通過傳真、郵件等方式將用印文件及審批手續發送給印章保管部門，經審核無誤后，由保管人員在當地加蓋印章，并將蓋章后的文件及時返回申請部門。印章的廢止與銷毀1.印章廢止因公司名稱變更、機構調整、印章損壞等原因需要廢止印章的，由行政部門填寫《印章廢止申請表》，附上廢止印章印模，經公司法定代表人或其授權人批準后，發布印章廢止通知。通知應明確廢止印章名稱、廢止日期等信息，并發放至公司各部門及相關人員。2.印章銷毀廢止的印章應由行政部門統一組織銷毀，不得私自處理。銷毀前，行政部門應填寫《印章銷毀申請表》，經公司法定代表人或其授權人批準后，安排專人負責銷毀工作。銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、參與人員、印章名稱、數量等信息，并由參與人員簽字確認。銷毀后的印章應拍照存檔，以備查閱。印章管理的監督與檢查1.定期檢查行政部門應定期對公司印章的保管、使用情況進行檢查，檢查內容包括印章存放是否安全、使用流程是否規范、審批手續是否齊全等。檢查頻率為每季度一次，并形成檢查報告，報公司領導審閱。2.不定期抽查公司領導或相關部門可根據工作需要，對印章管理情況進行不定期抽查。抽查發現問題的，應及時責令整改，并對相關責任人進行批評教育或問責。3.責任追究對于違反本制度規定，擅自刻制、使用、保管印章，給公司造成損失的，將依法追