交工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司交工檔案管理，確保交工檔案的完整、準確、系統和有效利用，特制定本制度。交工檔案是公司在工程建設、生產運營等各項工作中形成的具有保存價值的各種文件材料，它記錄了公司發展歷程、業務活動和技術成果，對于公司的管理決策、經驗總結、技術傳承以及維護公司合法權益等方面都具有重要意義。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項目組在交工階段涉及的檔案管理工作。包括但不限于工程項目竣工、設備交付使用、業務流程結束等交工環節所產生的各類檔案資料。（三）基本原則1.真實性原則：交工檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理交工階段形成的各類文件材料，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。3.準確性原則：檔案內容準確無誤，數據真實，表述清晰，分類科學合理。4.系統性原則：對檔案進行系統整理，按照一定的邏輯順序和分類標準進行編排，便于查找和利用。5.及時性原則：交工檔案應在規定的時間內完成收集、整理、歸檔工作，確保檔案的時效性。二、交工檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善交工檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監督和檢查各部門、各項目組的交工檔案管理工作。3.集中統一管理公司交工檔案，負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲、保管和利用等工作。4.定期對交工檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，報公司領導批準后實施銷毀。5.開展交工檔案信息化建設，建立檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲和檢索利用。（二）各部門、各項目組職責1.負責本部門、本項目組交工檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整和真實。2.明確專人負責交工檔案管理工作，并將名單報檔案管理部門備案。3.在規定時間內將整理好的交工檔案移交檔案管理部門，并協助檔案管理部門完成檔案的審核、編目等后續工作。4.按照檔案管理部門的要求，提供檔案利用所需的相關信息和材料。（三）項目負責人職責1.對本項目交工檔案的完整性、準確性和系統性負責，督促項目組成員及時整理和移交檔案。2.協調解決項目交工檔案管理工作中出現的問題，確保檔案管理工作順利進行。3.在項目交工驗收前，組織對交工檔案進行自查，對不符合要求的檔案及時進行整改。三、交工檔案的收集（一）收集范圍1.工程項目交工檔案應包括項目前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等。具體內容如下：項目前期文件：項目建議書、可行性研究報告、環境影響評價報告、項目立項批復、設計任務書等。施工過程文件：施工組織設計、施工圖紙會審記錄、技術交底記錄、工程變更通知、施工日志、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量檢驗評定記錄等。竣工驗收文件：工程竣工驗收報告、工程質量保修書、竣工圖等。2.設備交付使用交工檔案應包括設備采購合同、設備安裝調試記錄、設備試運行報告、設備驗收文件等。3.業務流程結束交工檔案應包括業務流程相關的文件、合同、協議、報表、總結等。（二）收集要求1.各部門、各項目組應按照檔案收集范圍，及時收集本部門、本項目交工階段產生的各類文件材料，確保檔案資料的完整性。2.收集的文件材料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料。3.對于電子文件，應確保其格式通用、內容完整，并按照規定進行存儲和備份。電子文件與紙質文件應相互對應，同時歸檔。（三）收集時間1.工程項目應在竣工驗收后[X]個工作日內，由項目負責人組織項目組完成交工檔案的收集工作，并移交檔案管理部門。2.設備交付使用應在設備驗收合格后[X]個工作日內，將交工檔案移交檔案管理部門。3.業務流程結束應在業務流程終止后[X]個工作日內，完成交工檔案的收集和移交工作。四、交工檔案的整理（一）整理原則交工檔案整理應遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照交工檔案的類別和內容，將收集到的文件材料進行分類。一般可分為工程類、設備類、業務類等，每類再根據具體情況進一步細分。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法進行組卷。卷內文件應按照重要程度、時間順序等排列，確保卷內文件的系統性和邏輯性。3.編目：對每卷檔案編制卷內目錄，包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等項目。同時，為每卷檔案編制封面，注明檔案編號、題名、保管期限、密級等信息。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保整齊牢固，便于保管和查閱。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。（三）整理要求1.整理后的交工檔案應分類明確、組卷合理、編目準確、裝訂整齊，符合檔案管理的規范要求。2.檔案管理人員應認真核對檔案內容，確保檔案的準確性和完整性。對于不符合要求的檔案，應及時返回相關部門進行補充或修正。五、交工檔案的歸檔（一）歸檔流程1.各部門、各項目組整理好交工檔案后，填寫《交工檔案移交清單》，詳細列出檔案的名稱、數量、類別等信息。2.將整理好的交工檔案及《交工檔案移交清單》一并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，核對檔案的完整性、準確性和整理質量。對于審核合格的檔案，辦理簽收手續，并將檔案存入檔案庫房。對于審核不合格的檔案，退回相關部門進行整改，整改合格后重新移交歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的交工檔案應是經過整理、編目、裝訂后的正式檔案，確保檔案的質量。2.檔案管理部門應按照檔案分類方案和編號規則，對歸檔檔案進行編號，建立檔案目錄數據庫，實現檔案的信息化管理。3.歸檔檔案應一式兩份，一份存入檔案庫房，作為永久保存；一份根據需要提供給相關部門查閱使用。六、交工檔案的保管（一）保管期限交工檔案的保管期限根據其重要程度和保存價值分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司重大決策文件、重要合同協議、工程竣工圖等。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為[X]年。3.短期保管：凡是反映公司一般性業務活動，在較短時間內對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為[X]年。（二）保管條件1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房內配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進行合理排列。3.定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發現和處理檔案保管過程中出現的問題。（三）檔案清查1.檔案管理部門應定期對交工檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量準確、質量完好。2.在清查過程中，如發現檔案丟失、損壞、霉變等情況，應及時查明原因，采取相應的補救措施，并向上級領導報告。七、交工檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關檔案利用的法律法規和公司檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和安全性。2.堅持“方便利用、嚴格審批”的原則，既要滿足公司內部各部門對檔案的利用需求，又要防止檔案信息的泄露。（二）利用方式1.查閱：公司內部人員因工作需要查閱交工檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應按照規定提供檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱：因特殊情況需要借閱交工檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人、檔案管理部門負責人和公司分管領導簽字批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞檔案，按時歸還檔案。3.復制：根據工作需要，經檔案管理部門負責人批準，可對交工檔案進行復制。復制檔案應使用檔案管理部門統一提供的設備和材料，確保復制件與原件一致。復制件應注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人姓名、所在部門、查閱內容、借閱期限等信息。利用登記記錄應妥善保管，以備查閱。八、交工檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對交工檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀意見。（二）鑒定標準檔案鑒定小組應根據檔案的內容、來源、時間、形式等因素，綜合考慮檔案的保存價值，按照本制度規定的保管期限劃分標準，對檔案進行鑒定。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信