產品外銷管理制度一、總則（一）目的為加強公司產品外銷管理，規范外銷業務流程，提高外銷工作效率，確保公司產品順利進入國際市場，實現公司的經營目標，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有產品的外銷業務活動，包括外銷訂單的接收、評審、執行、出貨、收款等全過程管理。（三）基本原則1.遵守國家法律法規和相關政策，確保外銷業務合法合規。2.以市場為導向，滿足客戶需求，提高客戶滿意度。3.加強團隊協作，明確各部門職責，確保外銷業務流程順暢。4.注重風險管理，防范外銷業務中的各類風險，保障公司利益。二、外銷業務組織與職責（一）外銷部門1.負責市場調研，收集國際市場信息，分析市場動態和競爭對手情況，為公司產品外銷提供決策依據。2.開拓國際市場，建立和維護客戶關系，尋找潛在客戶，積極推廣公司產品，提高公司產品在國際市場的占有率。3.接收外銷訂單，組織訂單評審，協調各部門制定生產計劃和出貨計劃，并跟蹤訂單執行情況，確保訂單按時、按質、按量完成。4.負責與客戶溝通協調，處理客戶投訴和反饋，及時解決客戶問題，提高客戶滿意度。5.辦理產品出口報關、報檢等相關手續，確保產品順利出口。6.負責外銷貨款的催收工作，及時與客戶溝通付款事宜，確保公司資金及時回籠。（二）研發部門1.根據國際市場需求和客戶反饋，參與公司產品的研發和改進工作，確保公司產品符合國際市場標準和客戶要求。2.提供產品技術支持，協助外銷部門解決客戶在產品技術方面的問題。（三）生產部門1.根據外銷訂單要求，制定生產計劃，組織生產加工，確保產品按時、按質、按量完成生產任務。2.負責產品生產過程中的質量控制，嚴格按照生產工藝和質量標準進行生產，確保產品質量符合要求。3.配合外銷部門做好產品出貨前的準備工作，如產品包裝、標識等。（四）質量部門1.制定產品質量檢驗標準和檢驗流程，負責外銷產品的質量檢驗工作，確保產品質量符合國際標準和客戶要求。2.對生產過程中的質量問題進行跟蹤和處理，協助生產部門分析原因，采取改進措施，提高產品質量。3.負責產品質量認證工作，如ISO認證、CE認證等，確保公司產品順利進入國際市場。（五）物流部門1.根據外銷訂單出貨計劃，安排產品運輸，確保產品按時、安全送達客戶手中。2.負責與貨代公司、船公司等物流供應商溝通協調，辦理貨物運輸相關手續，如訂艙、報關、報檢等。3.跟蹤貨物運輸情況，及時向客戶反饋貨物運輸信息，確保客戶及時了解貨物動態。（六）財務部門1.負責外銷業務的財務管理和核算工作，建立健全外銷業務財務管理制度，確保財務數據準確、及時。2.審核外銷訂單合同，對合同中的價格、付款方式等條款進行把關，確保公司利益不受損失。3.負責外銷貨款的結算和賬務處理，及時與客戶核對賬目，確保貨款及時回籠。4.對外銷業務進行成本核算和分析，為公司制定外銷策略提供財務支持。三、外銷訂單管理（一）訂單接收1.外銷部門負責接收客戶的訂單，訂單應包括產品名稱、規格、數量、價格、交貨期、包裝要求、運輸方式、付款方式等詳細信息。2.外銷部門收到訂單后，應及時對訂單內容進行審核，確保訂單信息完整、準確，如發現訂單信息有誤或不明確，應及時與客戶溝通確認。（二）訂單評審1.外銷部門組織相關部門對訂單進行評審，評審內容包括訂單的可行性、產品技術要求、生產能力、質量要求、交貨期、價格、付款方式等。2.研發部門負責對訂單的產品技術要求進行評審，確保公司具備生產該產品的技術能力。3.生產部門負責對訂單的生產能力進行評審，評估是否能夠按時、按質、按量完成生產任務。4.質量部門負責對訂單的質量要求進行評審，確保公司能夠滿足客戶的質量標準。5.財務部門負責對訂單的價格和付款方式進行評審，確保公司利益不受損失。6.各部門評審通過后，在訂單評審表上簽字確認，外銷部門根據評審結果與客戶簽訂合同。（三）訂單執行1.外銷部門根據訂單評審結果，制定訂單執行計劃，明確各部門的工作任務和時間節點，并將訂單執行計劃下達給相關部門。2.生產部門根據訂單執行計劃，組織生產加工，確保產品按時、按質、按量完成生產任務。在生產過程中，如發現問題或困難，應及時與外銷部門溝通協調，共同解決問題。3.質量部門按照產品質量檢驗標準和檢驗流程，對生產過程中的產品進行質量檢驗，確保產品質量符合要求。如發現質量問題，應及時通知生產部門進行整改，整改合格后方可進入下一工序。4.物流部門根據訂單出貨計劃，安排產品運輸，確保產品按時、安全送達客戶手中。在運輸過程中，如發生貨物損壞、丟失等情況，應及時與貨代公司、船公司等物流供應商溝通協調，采取相應的措施進行處理，并及時向客戶反饋情況。（四）訂單變更1.如客戶提出訂單變更要求，外銷部門應及時與客戶溝通，了解變更的具體內容和原因，并評估變更對公司生產、質量、交貨期等方面的影響。2.外銷部門組織相關部門對訂單變更進行評審，評審通過后，與客戶簽訂訂單變更協議，并將訂單變更信息及時傳達給相關部門。3.各部門根據訂單變更協議，調整生產計劃、質量標準、出貨計劃等相關工作，確保訂單變更后的各項工作順利進行。（五）訂單跟蹤1.外銷部門負責訂單的跟蹤工作，定期與生產部門、物流部門等相關部門溝通訂單執行情況，及時掌握訂單進度。2.如發現訂單執行過程中出現問題或風險，外銷部門應及時組織相關部門進行分析和解決，并采取相應的措施進行防范和控制。3.外銷部門應及時向客戶反饋訂單執行情況，如產品生產進度、質量檢驗情況、貨物運輸情況等，確保客戶及時了解訂單動態，提高客戶滿意度。四、產品質量管理（一）質量標準制定1.質量部門根據國際市場標準和客戶要求，制定公司產品的質量標準和檢驗規范，確保公司產品質量符合國際標準和客戶要求。2.質量標準和檢驗規范應明確產品的各項質量指標、檢驗方法、檢驗頻率等內容，并及時傳達給相關部門和人員。（二）原材料檢驗1.采購部門負責原材料的采購工作，應選擇合格的供應商，并要求供應商提供原材料的質量證明文件。2.質量部門對采購的原材料進行檢驗，確保原材料質量符合公司質量標準和生產要求。如發現原材料質量不合格，應及時通知采購部門進行處理。（三）生產過程質量控制1.生產部門應嚴格按照生產工藝和質量標準進行生產，確保產品質量穩定可靠。2.質量部門在生產過程中進行巡檢和抽檢，及時發現和糾正生產過程中的質量問題。如發現質量問題，應及時通知生產部門進行整改，整改合格后方可進入下一工序。3.生產部門應建立質量記錄制度，對生產過程中的各項質量數據進行記錄和保存，以便于質量追溯和分析。（四）成品檢驗1.產品生產完成后，質量部門按照質量標準和檢驗規范對成品進行檢驗，確保成品質量符合要求。2.成品檢驗合格后，質量部門出具檢驗報告，產品方可進入包裝環節。如發現成品質量不合格，應及時通知生產部門進行返工處理，直至產品質量合格為止。（五）質量改進1.質量部門定期對公司產品質量情況進行統計分析，總結質量問題和質量趨勢，提出質量改進措施和建議。2.各部門應積極配合質量部門開展質量改進工作，針對質量問題進行原因分析，采取有效的改進措施，不斷提高公司產品質量。五、出口報關與報檢管理（一）報關1.物流部門負責辦理產品出口報關手續，應提前準備好報關所需的文件和資料，如合同、發票、裝箱單、報關單等。2.報關人員應熟悉報關業務流程和相關法律法規，確保報關文件和資料的準確性和完整性。如發現報關文件和資料有誤或不完整，應及時進行修改和補充。3.報關人員應按照海關規定的時間和要求，向海關提交報關文件和資料，辦理報關手續。如遇海關查驗等情況，應積極配合海關工作，提供必要的協助和信息。（二）報檢1.質量部門負責辦理產品出口報檢手續，應提前準備好報檢所需的文件和資料，如合同、發票、裝箱單、廠檢單、報檢單等。2.報檢人員應熟悉報檢業務流程和相關法律法規，確保報檢文件和資料的準確性和完整性。如發現報檢文件和資料有誤或不完整，應及時進行修改和補充。3.報檢人員應按照檢驗檢疫機構規定的時間和要求，向檢驗檢疫機構提交報檢文件和資料，辦理報檢手續。如遇檢驗檢疫機構抽檢等情況，應積極配合檢驗檢疫機構工作，提供必要的協助和信息。六、外銷貨款管理（一）合同評審1.財務部門在收到外銷訂單合同后，應及時對合同中的價格、付款方式等條款進行審核，確保公司利益不受損失。2.如發現合同中的價格、付款方式等條款存在風險或不合理之處，財務部門應及時與外銷部門溝通協調，提出修改建議，經公司領導批準后，與客戶協商修改合同條款。（二）收款跟蹤1.外銷部門負責外銷貨款的催收工作，應按照合同約定的付款方式和時間節點，及時與客戶溝通付款事宜，確保公司資金及時回籠。2.如客戶未按時付款，外銷部門應及時了解原因，并采取相應的措施進行催收。如通過電話、郵件、函件等方式與客戶溝通，提醒客戶按時付款；如客戶確實存在困難，應與客戶協商制定付款計劃，確保公司資金安全。（三）賬務處理1.財務部門負責外銷貨款的結算和賬務處理工作，應及時與客戶核對賬目，確保賬目清晰、準確。2.財務部門應按照財務管理制度和相關會計準則，對外銷貨款進行賬務處理，及時記錄銷售收入、應收賬款等科目，確保財務數據準確、及時。（四）壞賬管理1.如客戶出現逾期未付款或無法付款等情況，外銷部門應及時將情況反饋給財務部門，財務部門應按照公司壞賬管理制度進行壞賬處理。2.財務部門應定期對公司的應收賬款進行清理和分析，對可能形成壞賬的客戶進行重點關注，并采取相應的措施進行防范和控制。如加強與客戶的溝通協調，及時了解客戶的經營狀況和財務狀況；如發現客戶存在經營困難或財務風險，應及時調整付款方式或停止供貨等。七、風險管理（一）市場風險1.外銷部門應加強市場調研，及時了解國際市場動態和競爭對手情況，分析市場趨勢和市場需求變化，為公司制定外銷策略提供決策依據。2.公司應根據市場變化情況，及時調整產品結構和營銷策略，提高公司產品的市場競爭力和市場占有率。3.如市場出現重大變化或競爭對手推出新的產品或營銷策略，公司應及時采取相應的措施進行應對，如調整產品價格、加強市場推廣、優化產品質量等。（二）信用風險1.外銷部門在與客戶簽訂合同前，應進行客戶信用調查，了解客戶的經營狀況、財務狀況、信用記錄等情況，評估客戶的信用風險。2.對于信用風險較高的客戶，公司應采取相應的風險防范措施，如要求客戶提供擔保、增加預付款比例、縮短付款期限等。3.外銷部門應加強對客戶信用狀況的跟蹤和監控，及時了解客戶的經營狀況和財務狀況變化，如發現客戶信用狀況惡化，應及時采取相應的措施進行催收和防范，如停止供貨、要求客戶提前付款等。（三）匯率風險1.財務部門應密切關注國際匯率市場變化情況，及時分析匯率波動對公司外銷業務的影響。2.對于匯率波動較大的情況，公司應采取相應的匯率風險管理措施，如簽訂遠期外匯合同、使用外匯套期保值工具等，降低匯率波動對公司利潤的影響。3.外銷部門在與客戶簽訂合同前，應充分考慮匯率波動因素，合理確定產品