人防合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司人防合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與人防相關的各類合同，包括但不限于人防工程建設合同、人防設備采購合同、人防技術服務合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規及相關政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得強迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理職責（一）合同管理部門及職責1.法務部門負責合同的法律審核，對合同條款的合法性、合規性進行審查，提出法律意見和建議。參與合同糾紛的處理，提供法律支持和解決方案。2.業務部門負責合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等具體工作。對合同履行過程中出現的問題及時向相關部門反饋，并提出解決方案。負責收集、整理、保管合同相關資料，建立合同檔案。3.財務部門負責審核合同的付款條款，確保付款方式、付款時間等符合公司財務規定。對合同執行情況進行財務監督，及時核對款項收付情況。（二）各部門協作要求1.業務部門在合同簽訂前應及時與法務部門溝通，提交合同草案進行法律審核。法務部門應在規定時間內完成審核，并出具審核意見。2.業務部門應根據法務部門的審核意見對合同草案進行修改完善，確保合同條款合法合規。3.財務部門在審核合同付款條款時，如有疑問應及時與業務部門溝通，確保付款安排合理可行。4.各部門在合同履行過程中應密切協作，及時溝通信息，共同解決出現的問題。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.合同立項業務部門根據工作需要提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、標的、金額、對方當事人、簽訂時間等基本信息，并附上相關背景資料。2.合同起草業務部門負責合同的起草工作，合同文本應符合法律法規及公司相關規定，明確雙方的權利義務、合同標的、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款。3.合同審核業務部門將起草好的合同草案提交法務部門進行法律審核。法務部門應在收到合同草案后的[X]個工作日內完成審核，并出具《合同審核意見書》。法務部門主要審核合同條款的合法性、合規性、完整性以及是否存在法律風險等。如發現問題，應及時與業務部門溝通并提出修改意見。業務部門根據法務部門的審核意見對合同草案進行修改完善，再次提交法務部門審核，直至合同文本符合要求。4.合同審批經法務部門審核通過的合同草案，業務部門應按照公司內部審批流程提交審批。審批流程根據合同金額大小、重要程度等確定，一般包括部門負責人審批、分管領導審批、總經理審批等環節。審批人應認真審查合同內容，簽署審批意見。如同意簽訂合同，應在合同文本上簽字或蓋章；如不同意簽訂合同，應說明理由并退回業務部門。5.合同簽訂合同經審批通過后，業務部門負責與對方當事人簽訂合同。簽訂合同時，應確保合同雙方當事人的名稱、地址、聯系方式等信息準確無誤，合同文本內容與審批通過的版本一致。合同應由雙方法定代表人或授權代表簽字，并加蓋雙方單位公章或合同專用章。簽字蓋章應清晰、完整，符合法律規定。（二）合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查業務部門在簽訂合同前，應認真審查對方當事人的主體資格，包括營業執照、資質證書、法定代表人身份證明等相關文件，確保對方具有簽訂合同的合法資格和履約能力。2.合同條款明確具體合同條款應明確、具體、清晰，避免模糊不清或歧義性表述。對于合同標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款，應詳細約定，確保雙方權利義務明確，便于合同履行和糾紛處理。3.合同附件完整性合同如有附件，應確保附件內容完整、準確，與合同正文具有同等法律效力。附件應包括但不限于技術方案、圖紙、清單、驗收標準等相關資料。4.簽字蓋章規范合同簽字蓋章應嚴格按照公司規定執行，確保簽字蓋章的真實性、有效性。簽字人應具有合法的授權，蓋章應清晰、完整，符合法律規定。四、合同履行管理（一）合同履行要求1.業務部門應按照合同約定全面履行自己的義務，確保合同標的按時、按質、按量交付或完成。2.在合同履行過程中，如發現對方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，業務部門應及時采取措施，并向相關部門報告。3.業務部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的履行情況，包括合同簽訂時間、履行期限、交付或完成情況、付款情況等信息，以便及時跟蹤合同履行進度，發現問題及時解決。（二）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同內容的，業務部門應及時與對方當事人協商，并簽訂書面的合同變更協議。2.合同變更協議應明確變更的內容、原因、生效時間等條款，并按照合同簽訂流程進行審批。3.合同變更后，業務部門應及時通知相關部門，確保各部門掌握合同變更情況，調整工作安排。（三）合同終止管理1.合同履行完畢或出現法定終止情形時，合同自動終止。業務部門應及時通知相關部門，并對合同履行情況進行總結和評價。2.合同終止后，業務部門應按照公司規定對合同資料進行整理歸檔，妥善保管。3.如合同終止后存在未結清的款項或其他遺留問題，業務部門應負責跟進處理，確保公司權益不受損害。五、合同風險防范（一）常見合同風險分析1.法律風險：合同條款不符合法律法規要求，可能導致合同無效或部分無效，給公司帶來法律責任和經濟損失。2.信用風險：對方當事人信用狀況不佳，可能無法履行合同義務，導致公司遭受經濟損失。3.履約風險：合同履行過程中，因各種原因導致一方無法按時、按質、按量履行合同義務，引發合同糾紛。4.付款風險：合同付款條款不合理或對方拖延付款，可能影響公司資金周轉和正常經營。（二）風險防范措施1.加強法律審核：法務部門應嚴格按照法律法規及公司規定對合同進行法律審核，確保合同條款合法合規，防范法律風險。2.做好信用調查：業務部門在簽訂合同前，應對對方當事人的信用狀況進行調查了解，評估其履約能力和信用風險，避免與信用不良的企業簽訂合同。3.強化履約監督：業務部門應加強對合同履行過程的監督管理，及時掌握合同履行情況，發現問題及時采取措施解決，確保合同順利履行。4.規范付款管理：財務部門應嚴格審核合同付款條款，確保付款安排合理可行。在合同履行過程中，應按照合同約定及時辦理款項收付手續，防范付款風險。5.建立風險預警機制：公司應建立合同風險預警機制，及時發現和識別合同履行過程中可能出現的風險，并采取相應的防范措施。對重大合同風險，應及時向公司領導報告，共同研究解決方案。六、合同糾紛處理（一）糾紛處理原則1.依法依規原則：合同糾紛的處理應依據法律法規及合同約定進行，確保處理結果合法合規。2.協商解決優先原則：合同糾紛發生后，應首先通過協商方式解決，盡量避免訴訟或仲裁，降低糾紛處理成本。3.維護公司利益原則：在處理合同糾紛過程中，應始終維護公司的合法權益，確保公司利益不受損害。（二）糾紛處理流程1.糾紛報告業務部門在發現合同糾紛后，應及時向公司相關部門報告，并提交《合同糾紛報告表》，詳細說明糾紛的起因、經過、現狀、涉及金額等情況。2.糾紛調查公司成立糾紛處理小組，對合同糾紛進行調查了解，收集相關證據資料，分析糾紛原因，明確雙方責任。3.協商解決糾紛處理小組根據調查結果，與對方當事人進行協商，爭取通過友好協商解決糾紛。協商過程中，應保持冷靜、理智，提出合理的解決方案，維護公司利益。4.仲裁或訴訟如協商無法解決糾紛，根據合同約定或法律法規規定，可選擇仲裁或訴訟方式解決。業務部門應及時與法務部門溝通，按照仲裁或訴訟程序辦理相關手續。5.糾紛處理結果跟蹤糾紛處理完畢后，業務部門應跟蹤糾紛處理結果的執行情況，確保公司權益得到有效維護。如對方未按照處理結果履行義務，應及時采取措施申請強制執行。七、合同檔案管理（一）檔案內容合同檔案應包括合同立項申請表、合同草案、合同審核意見書、合同審批表、合同文本、合同變更協議、合同終止證明、往來函件、糾紛處理資料等與合同相關的全部資料。（二）檔案整理與保管1.業務部門負責合同檔案的整理工作，按照合同類別、簽訂時間等順序進行編號、裝訂，確保檔案資料完整、有序。2.合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的專用檔案柜中。檔案保管期限按照公司相關規定執行，一般為[X]年。3.合同檔案管理人員應定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案資料的安全和完整。如發現檔案資料損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行補救。（三）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱時，應在檔案管理人員的監督下進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。2.因