會務中心管理制度一、總則（一）目的為了加強會務中心的管理，提高會務服務質量和效率，確保各類會議、活動的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司會務中心的所有工作人員以及使用會務中心舉辦會議、活動的內部部門和外部單位。（三）基本原則1.服務至上原則：以滿足客戶需求為出發點，提供優質、高效、周到的會務服務。2.規范管理原則：建立健全各項規章制度，規范會務中心的運營管理流程。3.安全保障原則：確保會務中心的設施設備安全、人員安全以及會議活動的信息安全。4.勤儉節約原則：合理利用資源，降低運營成本，提高經濟效益。二、會務中心組織架構及職責（一）組織架構會務中心設經理一名，副經理一名，下設會議服務部、技術保障部、物資管理部、綜合協調部。（二）職責分工1.經理職責全面負責會務中心的管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。協調與公司內部各部門以及外部相關單位的關系，確保會務中心工作的順利開展。負責會務中心人員的管理和培訓，提高團隊整體素質和業務能力。審核會務中心的各項費用支出，控制成本。定期向上級領導匯報會務中心的工作情況，及時解決工作中出現的問題。2.副經理職責協助經理開展會務中心的日常管理工作，負責具體工作的組織和實施。負責會議服務部、技術保障部、物資管理部、綜合協調部之間的工作協調，確保各項工作有序進行。參與會務中心的工作計劃制定和費用審核，提出合理化建議。負責處理會務中心工作中的突發事件，及時向上級領導匯報。3.會議服務部職責負責各類會議、活動的會前準備工作，包括場地布置、桌椅擺放、資料準備等。為會議、活動提供現場服務，如茶水供應、會議記錄、引導參會人員等。負責會議、活動結束后的場地清理和物品整理工作。收集參會人員的反饋意見，不斷改進服務質量。4.技術保障部職責負責會務中心的音響、燈光、視頻等設備的安裝、調試和維護，確保設備正常運行。為會議、活動提供技術支持，如多媒體演示、網絡連接等。制定設備維護計劃，定期對設備進行檢查和保養，及時排除設備故障。負責技術人員的培訓和管理，提高技術人員的業務水平。5.物資管理部職責負責會務中心各類物資的采購、入庫、保管和發放工作。建立物資臺賬，定期對物資進行盤點，確保物資賬實相符。合理控制物資庫存，避免浪費和積壓。負責物資的報廢處理和更新工作，確保物資的正常使用。6.綜合協調部職責負責會務中心的文件起草、檔案管理和信息統計工作。協調與公司內部各部門以及外部相關單位的溝通聯絡，及時傳達會議、活動的相關信息。負責會務中心的考勤管理和績效考評工作。協助經理處理會務中心的其他日常事務。三、會議服務管理（一）會前準備1.接到會議通知后會議服務部應及時與會議主辦部門或客戶溝通，了解會議的基本信息，包括會議時間、地點、參會人數、會議主題、會議議程等。根據會議需求，制定詳細的會議服務方案，明確服務內容、服務標準和責任人。2.場地布置根據會議的類型和規模，選擇合適的會議場地，并進行合理的布置。擺放桌椅時應整齊有序，確保參會人員有良好的視線和空間。在會議桌上擺放會議資料、文具等物品，資料應擺放整齊，文具應齊全。根據會議主題和氛圍，進行適當的裝飾，如懸掛橫幅、擺放鮮花等。3.設備調試技術保障部在會議前一天對音響、燈光、視頻等設備進行全面調試，確保設備正常運行。檢查麥克風、投影儀、電腦等設備的連接是否正常，畫面和聲音是否清晰。根據會議需求，設置好設備的參數，如音量、亮度、對比度等。4.物資準備物資管理部根據會議服務方案，準備好所需的物資，如茶水、飲料、水果、點心等。將物資擺放整齊，并做好標識，確保取用方便。檢查物資的質量和數量，確保滿足會議需求。（二）會中服務1.簽到服務在會議入口處設置簽到臺，安排專人負責簽到工作。引導參會人員簽到，并發放會議資料和文具。對遲到的參會人員進行登記，并及時向會議主辦部門或客戶報告。2.茶水服務在會議期間，定時為參會人員提供茶水服務，確保茶水供應充足。服務人員應動作輕盈，避免打擾參會人員。及時清理茶杯，保持桌面整潔。3.會議記錄根據會議主辦部門或客戶的要求，安排專人負責會議記錄。記錄會議的主要內容、決議和討論情況，確保記錄準確、完整。會議結束后，及時整理會議記錄，并提交給會議主辦部門或客戶。4.現場引導在會議現場安排引導人員，引導參會人員就座，并解答參會人員的疑問。關注會議現場的秩序，及時處理突發情況。會議結束后，引導參會人員有序離場。5.設備操作技術保障部安排技術人員在會議現場值班，隨時處理設備故障。根據會議需求，及時調整音響、燈光、視頻等設備的運行狀態。協助會議主辦部門或客戶進行多媒體演示等操作。（三）會后清理1.場地清理會議結束后，會議服務部及時組織人員清理會議場地，將桌椅歸位，清理地面雜物。拆除會議裝飾，清理會議資料和文具，將其分類整理后存放。2.設備整理技術保障部對音響、燈光、視頻等設備進行關閉和整理，將設備恢復到初始狀態。檢查設備是否有損壞，如有損壞及時報修。整理設備連接線，將其整齊存放。3.物資回收物資管理部對剩余的物資進行回收和清點，將可重復使用的物資妥善保管，將一次性物資進行清理。對物資的使用情況進行記錄，以便后續統計和分析。四、技術保障管理（一）設備管理1.設備采購根據會務中心的實際需求和發展規劃，制定設備采購計劃。采購設備時應遵循公開、公平、公正的原則，選擇質量可靠、性能穩定、價格合理的產品。對采購的設備進行嚴格的驗收，確保設備符合合同要求和質量標準。2.設備安裝與調試技術保障部負責設備的安裝和調試工作，確保設備安裝牢固、連接正確、運行正常。在設備安裝和調試過程中，應嚴格按照操作規程進行操作，確保人員和設備安全。設備安裝和調試完成后，應進行全面的測試和檢查，確保設備滿足會議、活動的使用要求。3.設備維護與保養制定設備維護計劃，定期對設備進行檢查、保養和維修，確保設備始終處于良好的運行狀態。建立設備維護檔案，記錄設備的維護情況、維修記錄和更換部件等信息。對設備的故障進行及時處理，分析故障原因，采取有效的預防措施，避免類似故障再次發生。4.設備更新與報廢根據設備的使用情況和技術發展，及時對設備進行更新，確保會務中心的設備始終保持先進水平。對已損壞無法修復或已達到報廢年限的設備，按照公司的相關規定進行報廢處理。設備報廢時，應填寫設備報廢申請表，經相關部門審批后進行報廢處理。（二）技術服務1.多媒體演示服務為會議、活動提供多媒體演示服務，包括PPT制作、視頻播放、音頻處理等。根據會議、活動的主題和需求，制作高質量的多媒體演示文稿，確保演示內容清晰、生動、準確。在會議、活動現場，協助會議主辦部門或客戶進行多媒體演示操作，確保演示過程順利進行。2.網絡服務保障會務中心的網絡暢通，為會議、活動提供網絡支持，包括網絡連接、無線網絡覆蓋等。定期對網絡設備進行檢查和維護，確保網絡設備正常運行。及時處理網絡故障，保障會議、活動的正常進行。3.視頻會議服務為公司內部和外部的視頻會議提供技術支持，包括視頻會議設備的調試、連接和維護等。協助會議主辦部門或客戶進行視頻會議的組織和安排，確保視頻會議的質量和效果。對視頻會議的過程進行記錄，以便后續查閱和分析。五、物資管理（一）物資采購1.采購計劃制定物資管理部根據會務中心的日常使用情況和會議、活動的需求預測，制定物資采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格、數量、采購時間等信息。2.供應商選擇建立供應商評估機制，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格等方面進行綜合評估。選擇優質的供應商，與其建立長期穩定的合作關系。定期對供應商進行考核，確保供應商提供的物資符合要求。3.采購流程物資采購應嚴格按照公司的采購流程進行操作，填寫采購申請表，經相關部門審批后進行采購。采購過程中應簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。對采購的物資進行嚴格的驗收，確保物資符合質量標準和采購合同要求。（二）物資入庫1.驗收標準物資管理部在物資入庫前，應按照采購合同和質量標準對物資進行驗收。驗收內容包括物資的名稱、規格、數量、質量、外觀等方面。對驗收合格的物資，應填寫物資驗收單，并辦理入庫手續。2.入庫手續物資驗收合格后，物資管理部應及時辦理入庫手續，將物資分類存放，并做好標識。建立物資臺賬，記錄物資的入庫時間、名稱、規格、數量、供應商等信息。將物資驗收單和采購合同等相關資料整理歸檔，以備查閱。（三）物資保管1.保管環境根據物資的特性，選擇合適的保管環境，確保物資不受潮、變質、損壞等。對貴重物資和易損物資，應采取特殊的保管措施，如單獨存放、專人保管等。2.庫存管理定期對物資進行盤點，確保物資賬實相符。合理控制物資庫存，避免物資積壓或缺貨。根據物資的使用情況和庫存數量，及時提出物資采購建議。3.物資安全加強物資保管區域的安全管理，設置必要的安全設施，如防火、防盜、防潮等設施。對物資保管人員進行安全教育，提高其安全意識和防范能力。確保物資保管區域的安全，防止物資被盜、被損壞等情況發生。（四）物資發放1.發放流程使用部門或個人需要領取物資時，應填寫物資領用申請表，經相關部門審批后到物資管理部領取。物資管理部根據審批后的物資領用申請表，發放物資，并填寫物資發放登記表。物資發放時，應核對物資的名稱、規格、數量等信息，確保發放的物資與申請一致。2.發放標準按照公司的相關規定和會議、活動的實際需求，合理確定物資的發放標準。對貴重物資和限量物資，應嚴格控制發放數量，并做好記錄。定期對物資發放情況進行統計和分析，以便合理調整物資采購計劃和發放標準。六、綜合協調管理（一）文件管理1.文件起草綜合協調部負責會務中心各類文件的起草工作，包括工作計劃、總結報告、通知、制度等。文件起草應符合公司的公文格式和語言規范，內容準確、清晰、簡潔。在文件起草過程中，應充分征求相關部門和人員的意見，確保文件的可行性和有效性。2.文件審核與審批文件起草完成后，應提交給相關領導進行審核和審批。審核和審批人員應認真審查文件的內容，提出修改意見，確保文件質量。文件經審核和審批通過后，方可正式印發。3.文件印發與存檔綜合協調部負責文件的印發工作，確保文件及時、準確地傳達給相關部門和人員。文件印發后，應將文件的紙質版和電子版進行存檔，以便后續查閱和使用。定期對文件進行整理和歸檔，建立文件檔案管理制度，確保文件的安全和完整。（二）檔案管理1.檔案收集綜合協調部負責會務中心各類檔案的收集工作，包括會議資料、活動記錄、設備檔案、物資檔案等。檔案收集應及時、全面，確保檔案資料的完整性。在檔案收集過程中，應認真核對檔案資料的真實性和準確性。2.檔案整理與歸檔對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案管理的要求進行編號、裝訂、編目等工作。將整理好的檔案資料存入檔案柜或檔案數據庫，建立檔案索引，方便查閱和使用。定期對檔案進行清查和核對，確保檔案的安全和完整。3.檔案查閱與借閱因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經相關部門審批后到綜合協調部查閱。查閱檔案時，應在指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。如需借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，經相關部門審批后辦理借閱手續，并在規定的時間內歸還。（三）信息統計1.統計內容綜合協調部負責會務中心各類信息的統計工作，包括會議數量、參會人數、設備使用情況、物資消耗情況等。統計信息應準確、及時，為會務中心的管理決策提供數據支持。2.統計方法建立信息統計臺賬，對各類信息進行詳細記錄。定期對信息進行匯總和分析，生成統計報表，如月度會議統計表、季度設備使用情況統計表等。運用數據分析工具，對統計數據進行深入分析，發現問題和趨勢，提出改進措施和建議。3.統計報告定期向上級領導匯報會務中心的信息統計情況，提交統計報告。統計報告應包括統計數據、分析結果、存在問題和改進建議等內容。根據上級領導的意見和建議，及時調整信息統計工作的重點和方法。（四）溝通協調1.內部溝通綜合協調部負責會務中心與公司內部各部門之間的溝通協調工作，及時傳達會議、活動的相關信息。定期組織會務中心內部的工作會議，溝通工作進展情況，協調解決工作中出現的問題。加強與公司內部其他部門的協作配合，共同完成公司的各項工作任務。2.外部溝通與外部相關單位保持密切聯系，如會議主辦單位、參會人員、供應商等。及時了解外部單位的需求和意見，協調解決合作過程中出現的問題。維