從化檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強從化公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于從化公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的職能部門，負責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，具體職責(zé)如下：1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和考核。4.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.做好檔案的安全保密工作，確保檔案的安全。（二）各部門各部門負責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并指定專人負責(zé)檔案管理，配合綜合管理部做好公司檔案管理的相關(guān)工作。具體職責(zé)如下：1.負責(zé)收集本部門在各項活動中形成的各種文件材料，并按照檔案管理要求進行整理、分類。2.定期將整理好的檔案移交綜合管理部歸檔。3.負責(zé)本部門檔案的查閱、借閱登記工作，并及時歸還。4.協(xié)助綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議、紀要等文件材料。3.公司各項規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件材料。4.公司工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等文件材料。5.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。6.公司員工的人事檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核等文件材料。7.公司財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等文件材料。8.公司工程建設(shè)、設(shè)備采購、物資管理等方面的文件材料。9.公司宣傳、文化、活動等方面的文件材料。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理要求，對收集到的文件材料進行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件材料。3.對于重要文件材料，應(yīng)及時收集并移交綜合管理部，不得擅自留存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進行分類，一般分為行政管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類、工程管理類、文化宣傳類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于檢索和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并移交綜合管理部歸檔。2.對于重要、緊急的檔案，應(yīng)及時移交綜合管理部歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整、真實準確、整理規(guī)范。2.檔案應(yīng)按照分類編號順序進行排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、題名等信息。3.歸檔的檔案應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。（四）保管措施1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可查閱。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司綜合管理部負責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，在綜合管理部指定地點查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。2.查閱檔案應(yīng)在綜合管理部指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部負責(zé)人同意，并在復(fù)印件上加蓋檔案查閱專用章。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司機密的檔案，一般不予借閱，確因工作需要借閱的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，并嚴格按照規(guī)定的期限歸還。（四）借閱要求1.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)認真填寫借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)定期對借閱的檔案進行催還，確保檔案按時歸還。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負責(zé)人擔任組長，各部門負責(zé)人及檔案管理人員為成員，負責(zé)對公司檔案進行鑒定。（二）鑒定標準檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度，對檔案進行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對保管期滿的檔案進行清理，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員負責(zé)組織銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備和軟件系統(tǒng)，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的共享和利用。3.加強檔案信息安全管理，采取加密、備份、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。4.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。八、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查綜合管理部應(yīng)定期對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等情況。對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促各部門限期整改。