企業要件管理制度一、總則（一）目的為加強公司企業要件管理，確保企業要件的完整性、準確性和安全性，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）定義企業要件：指對公司運營、決策、發展具有重要意義的文件、資料、記錄等，包括但不限于合同協議、財務報表、人事檔案、技術文檔、重要會議紀要等。二、管理職責（一）行政部門1.負責制定和完善企業要件管理制度，并監督執行。2.負責企業要件的統一歸檔和保管，建立健全檔案管理體系。3.定期對企業要件進行清查、盤點，確保要件的安全與完整。（二）各部門1.負責本部門企業要件的收集、整理和初步審核。2.按照規定的時間和要求，將本部門的企業要件移交至行政部門歸檔。3.配合行政部門做好企業要件的管理工作，提供必要的協助和支持。（三）員工個人1.負責妥善保管本人在工作中產生的企業要件，并及時移交至所在部門。2.嚴格遵守企業要件管理制度，不得擅自泄露、篡改或銷毀企業要件。三、企業要件的分類與編號（一）分類1.合同協議類：包括各類采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同等。2.財務文件類：如財務報表、審計報告、稅務資料等。3.人事檔案類：員工入職資料、培訓記錄、績效考核檔案等。4.技術文檔類：產品設計圖紙、技術方案、工藝流程等。5.重要會議紀要類：公司高層會議、項目會議等重要會議的記錄。6.其他類：不屬于以上分類的其他重要文件和資料。（二）編號1.企業要件編號采用統一的編碼規則，確保編號的唯一性和系統性。2.編號格式為：[年份][部門代碼][類別代碼][順序號]。年份：取公元紀年的后兩位數字，如“23”表示2023年。部門代碼：按照公司部門設置，用兩位字母表示，如“HR”表示人力資源部。類別代碼：根據企業要件分類，用兩位字母表示，如“HT”表示合同協議類。順序號：按照企業要件產生的先后順序，用四位數字表示，如“0001”。3.例如，人力資源部2023年第1份人事檔案的編號為：23HRRS0001。四、企業要件的收集與整理（一）收集1.各部門應明確專人負責企業要件的收集工作，確保要件的及時、完整收集。2.在業務活動中產生的企業要件，相關責任人應在業務完成后的[X]個工作日內將要件提交至所在部門。3.對于外部接收的企業要件，如合作方提供的合同、文件等，接收部門應在收到后的[X]個工作日內進行登記，并移交至相關部門進行處理。（二）整理1.各部門收集到的企業要件，應由專人按照分類標準進行整理，確保要件的分類準確、清晰。2.整理過程中，應檢查要件的完整性，對缺失的內容及時進行補充。3.對企業要件進行編號，并編制相應的目錄清單，以便于查找和管理。五、企業要件的審核與審批（一）審核1.企業要件在歸檔前，應由所在部門負責人進行初步審核，確保要件內容真實、準確、完整，格式符合要求。2.對于重要的企業要件，如合同協議、財務文件等，應組織相關專業人員進行會審，提出審核意見。（二）審批1.根據公司規定，部分企業要件需經上級領導審批后方可歸檔。2.審批流程應明確各環節的審批權限和審批時間，確保審批工作的高效進行。3.審批通過的企業要件，應在審批意見欄簽署審批人姓名、日期，并加蓋審批專用章。六、企業要件的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門整理審核后的企業要件，應在規定的時間內移交至行政部門進行歸檔。2.行政部門接收企業要件后，應按照編號順序進行存放，并更新檔案目錄。3.對于電子文檔形式的企業要件，應進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，便于查詢。（二）保管1.行政部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保企業要件的安全。2.檔案庫房應保持整潔、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。3.定期對企業要件進行清查、盤點，核對檔案目錄與實際存放情況，發現問題及時處理。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應進行登記，并在檔案管理人員的陪同下進行操作。七、企業要件的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部員工因工作需要查閱企業要件的，應填寫《企業要件查閱申請表》，注明查閱事由、查閱內容等信息。2.《企業要件查閱申請表》經所在部門負責人審批后，提交至行政部門。3.行政部門根據審批意見，安排專人協助查閱，并做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、查閱時間、查閱內容等信息。4.查閱人員應在指定的地點進行查閱，不得擅自將企業要件帶出檔案庫房。如需復印或摘錄相關內容，應經行政部門同意，并按照規定進行登記。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱企業要件的，應填寫《企業要件借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.《企業要件借閱申請表》經所在部門負責人和行政部門負責人審批后，方可辦理借閱手續。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.借閱人員應妥善保管所借閱的企業要件，不得轉借他人，不得在要件上涂改、損壞或丟失。5.借閱期滿后，借閱人員應及時將企業要件歸還至行政部門，并辦理歸還手續。行政部門應對歸還的要件進行檢查，如發現問題，應及時追究借閱人員的責任。八、企業要件的保密與安全（一）保密1.所有接觸企業要件的人員都應嚴格遵守公司的保密制度，對要件內容予以保密，不得泄露給無關人員。2.在涉及企業要件的工作中，應采取必要的保密措施，如限制知悉范圍、簽訂保密協議等。3.對于因工作需要知悉企業要件的外部人員，如合作方、審計機構等，應與其簽訂保密協議，并要求其嚴格遵守保密規定。（二）安全1.加強對企業要件的安全管理，防止要件被盜、被搶、被毀等事件的發生。2.定期對檔案庫房的安全設施進行檢查和維護，確保設施的正常運行。3.對于電子文檔形式的企業要件，應采取加密存儲、備份等措施，防止數據丟失或損壞。4.如發生企業要件安全事故，應立即采取應急措施，并及時向上級領導報告。同時，配合相關部門進行調查處理，查明原因，追究責任。九、企業要件的銷毀（一）銷毀條件1.企業要件已超過保管期限，且確無繼續保存價值的。2.因政策調整、業務變更等原因，導致企業要件不再適用，且已無參考價值的。3.企業要件存在嚴重質量問題，無法修復或補充，且已無使用意義的。（二）銷毀程序1.由行政部門定期對企業要件進行清查，確定需要銷毀的要件清單，并填寫《企業要件銷毀申請表》。2.《企業要件銷毀申請表》經行政部門負責人審核、公司分管領導審批后，方可進行銷毀。3.銷毀企業要件時，應指定專人負責監銷，確保銷毀過程的合規性和徹底性。4.銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子刪除等方式，確保要件內容無法恢復。5.銷毀完成后，監銷人員應在《企業要件銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況記錄存檔。十、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門應定期對企業要件的管理情況進行監督檢查，發現問題及時督促整改。2.公司內部審計部門應不定期對企業要件管理進行審計，確保制度的執行情況符合要求。（二）考核1.將企業要件管理工作納入部門和員