企業軟件管理制度一、總則（一）目的為規范公司軟件的使用、管理和維護，確保軟件資產的安全、有效利用，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有部門及員工使用的各類軟件，包括但不限于辦公軟件、業務系統軟件、設計軟件、開發工具等。（三）基本原則1.合法性原則：軟件的使用應符合國家法律法規及相關政策要求。2.合規性原則：嚴格遵守軟件授權協議，確保軟件使用的合法性和合規性。3.安全性原則：保障軟件系統的安全穩定運行，防止數據泄露、病毒感染等安全事故。4.高效性原則：以提高工作效率為目標，合理配置軟件資源，充分發揮軟件功能。二、軟件采購管理（一）需求評估1.各部門根據業務需求，填寫《軟件采購申請表》，詳細說明軟件名稱、功能要求、預計使用人數、預算金額等信息。2.由部門負責人審核簽字后，提交至信息技術部門。3.信息技術部門對需求進行評估，結合公司現有軟件資源和技術架構，提出專業意見，判斷是否有更合適的替代方案或能否通過內部開發滿足需求。（二）選型采購1.根據需求評估結果，信息技術部門負責軟件選型工作。通過市場調研、供應商推薦、行業交流等方式，收集相關軟件產品信息。2.組織相關部門人員對候選軟件進行測試、試用，從功能、性能、易用性、價格、售后服務等方面進行綜合評估。3.選定軟件供應商后，由采購部門按照公司采購流程與供應商簽訂采購合同，明確軟件授權范圍、使用期限、價格、售后服務等條款。（三）驗收交付1.軟件到貨后，信息技術部門會同采購部門、使用部門按照采購合同及相關標準進行驗收。2.驗收內容包括軟件功能完整性、性能指標、兼容性、文檔資料等。3.驗收合格后，填寫《軟件驗收報告》，由信息技術部門負責將軟件部署到公司信息系統中，并對相關人員進行培訓，確保其能夠正常使用。三、軟件使用管理（一）授權管理1.信息技術部門負責根據軟件采購合同及使用需求，為員工分配軟件使用權限。2.員工應按照授權范圍使用軟件，不得擅自擴大使用權限或轉借他人使用。3.對于涉及公司核心業務或機密信息的軟件，實行專人專管制度，嚴格控制訪問權限。（二）安裝與卸載1.未經信息技術部門批準，員工不得私自安裝或卸載公司規定的軟件。2.因工作需要安裝新軟件時，應向信息技術部門提出申請，經批準后由信息技術部門統一安裝。3.軟件不再使用或因故障需要卸載時，應及時通知信息技術部門進行處理，不得自行卸載。（三）使用規范1.員工應按照軟件操作手冊和使用指南正確使用軟件，不得進行非法操作或惡意破壞軟件系統。2.在使用軟件過程中發現問題或異常情況，應及時向信息技術部門報告，并配合進行故障排查和修復。3.不得利用公司軟件從事與工作無關的活動，如玩游戲、觀看視頻等。四、軟件維護管理（一）日常維護1.信息技術部門負責對公司軟件系統進行日常維護，包括軟件更新、數據備份、系統監控等。2.定期檢查軟件運行狀態，及時處理軟件故障和安全隱患，確保軟件系統的穩定運行。3.根據軟件供應商提供的升級信息，及時對軟件進行升級，以保證軟件功能的完整性和安全性。（二）故障處理1.當軟件出現故障時，使用部門應及時向信息技術部門報告故障現象和發生時間。2.信息技術部門接到故障報告后，應迅速進行故障診斷和排除，記錄故障處理過程和結果。3.對于復雜故障或涉及多個部門的故障，信息技術部門應組織相關人員進行會診，共同制定解決方案。（三）數據備份與恢復1.信息技術部門應定期對公司重要軟件系統的數據進行備份，備份頻率根據數據重要性和變化情況確定。2.數據備份應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放，以防止因自然災害、硬件故障等原因導致數據丟失。3.定期進行數據恢復演練，確保在數據丟失或損壞時能夠及時恢復，保證業務的連續性。五、軟件安全管理（一）安全策略制定1.信息技術部門根據公司軟件使用情況和安全需求，制定軟件安全策略，包括用戶認證、訪問控制、數據加密、安全審計等。2.安全策略應定期進行評估和更新，以適應公司業務發展和安全形勢的變化。（二）用戶認證與授權1.采用多種認證方式，如用戶名/密碼、數字證書、指紋識別等，確保用戶身份的真實性和合法性。2.根據用戶角色和職責，合理分配軟件訪問權限，實現最小化授權原則。3.定期對用戶賬號進行清理和審核，及時停用離職人員賬號，防止賬號被盜用。（三）數據安全保護1.對涉及公司機密和敏感信息的軟件數據進行加密存儲和傳輸，防止數據泄露。2.限制對敏感數據的訪問，只有經過授權的人員才能訪問和處理相關數據。3.加強對數據存儲介質的管理，定期進行數據清理和銷毀，確保數據的安全性。（四）安全審計與監控1.建立軟件安全審計系統，對軟件操作行為進行實時監控和記錄，以便及時發現和處理安全事件。2.定期對安全審計數據進行分析，總結安全趨勢和問題，采取針對性措施進行改進。3.配合國家相關部門和監管機構的安全檢查和審計工作，及時整改發現的問題。六、軟件培訓與支持（一）培訓計劃制定1.信息技術部門根據公司軟件使用情況和員工需求，制定年度軟件培訓計劃。2.培訓計劃應包括培訓目標、培訓內容、培訓方式、培訓時間、培訓對象等信息。（二）培訓實施1.根據培訓計劃，組織開展軟件培訓工作。培訓方式可采用集中授課、在線學習、現場演示等多種形式。2.培訓內容應包括軟件基礎知識、操作技能、高級應用等，以滿足不同層次員工的需求。3.培訓結束后，對員工進行考核，考核結果作為員工績效評估和崗位晉升的參考依據。（三）技術支持1.信息技術部門設立專門的軟件技術支持熱線或郵箱，及時解答員工在軟件使用過程中遇到的問題。2.對于員工提出的復雜問題，應在規定時間內給予回復和解決方案。3.定期收集員工對軟件使用和技術支持的意見和建議，不斷改進軟件服務質量。七、軟件資產管理（一）資產登記1.信息技術部門負責建立公司軟件資產臺賬，詳細記錄軟件名稱、版本號、購買日期、授權期限、使用部門等信息。2.定期對軟件資產進行清查盤點，確保賬實相符。（二）資產變更管理1.當軟件資產發生變更時，如軟件升級、授權期限變更、使用部門調整等，信息技術部門應及時更新軟件資產臺賬。2.資產變更應按照公司相關流程進行審批，并保留相關審批文件和記錄。（三）資產處置1.對于已不再使用或超過授權期限的軟件資產，信息技術部門應提出處置意見，報公司領導審批。2.軟件資產處置方式包括報廢、轉讓、捐贈等，處置過程應符合國家法律法規和公司相關規定。3.處置完成后，及時在軟件資產臺賬中進行核銷，并做好相關記錄。八、違規處理（一）違規行為界定1.未經授權使用軟件或超出授權范圍使用軟件。2.私自安裝、卸載或修改公司規定的軟件。3.利用軟件從事非法活動或泄露公司機密信息。4.故意破壞軟件系統或數據，影響公司正常業務運行。5.拒絕配合軟件管理和維護工作，不遵守軟件使用規范。（二）違規處理措施1.對于首次違規行為，給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于多次違規或情節嚴重的行為，視情節輕重給予書面警告、罰款、降職、辭退等處理措施。