企劃資料管理制度一、總則（一）目的為了加強公司企劃資料的管理，確保企劃資料的完整性、準確性和安全性，提高企劃工作的效率和質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有與企劃資料相關的部門和人員。（三）定義1.企劃資料：指公司在市場調研、項目策劃、創意設計、活動組織等企劃工作過程中產生的各類文件、資料、數據、圖表、報告等。2.機密資料：涉及公司商業秘密、核心技術、戰略規劃等重要信息的企劃資料，一旦泄露可能對公司造成重大損失。二、企劃資料的分類與編號（一）分類1.市場調研資料：包括行業動態、市場趨勢、競爭對手分析、消費者調研等相關資料。2.項目策劃資料：如項目可行性研究報告、項目策劃方案、項目預算等。3.創意設計資料：各類廣告設計、包裝設計、宣傳冊設計等相關素材和文件。4.活動組織資料：活動策劃書、活動執行方案、活動總結報告等。5.其他資料：與企劃工作相關的其他臨時性資料或特殊文件。（二）編號1.企劃資料編號采用[年份][部門代碼][流水號]的形式。例如，2023年市場部的第5份企劃資料編號為2023SC05。2.部門代碼按照公司組織架構進行設定，如市場部為SC，策劃部為CH，設計部為SJ等。3.流水號從001開始，依次遞增。三、企劃資料的收集與整理（一）收集渠道1.內部各部門在企劃工作開展過程中及時將產生的資料提交至企劃部門。2.市場調研人員通過網絡搜索、實地走訪、問卷調查等方式收集相關資料。3.與外部合作伙伴交流獲取的資料，由相關對接人員及時轉交給企劃部門。（二）收集要求1.資料應真實、準確、完整，能夠客觀反映企劃工作的實際情況。2.對于重要資料，應注明來源、收集時間等信息。（三）整理1.企劃部門收到資料后，按照分類標準進行初步整理。2.對每份資料進行編號，并建立電子和紙質檔案。電子檔案應按照文件夾結構進行分類存儲，紙質檔案應放入相應的檔案盒中，并在盒外標注類別和編號范圍。3.整理過程中，對重復、無效或不相關的資料進行清理。四、企劃資料的存儲與保管（一）存儲方式1.電子資料存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，按照分類和編號建立清晰的文件夾結構。2.重要的紙質資料應進行掃描備份，電子備份文件與紙質文件保持一致的編號和分類。（二）保管責任1.企劃部門指定專人負責企劃資料的日常保管工作。2.保管人員應定期對資料進行檢查，確保資料的完整性和安全性，防止資料丟失、損壞或泄露。（三）存儲期限1.一般企劃資料的存儲期限為[X]年，自資料產生之日起計算。2.涉及公司重大項目、長期戰略規劃等重要資料的存儲期限根據實際情況另行確定，但不得少于[X]年。（四）存儲環境1.電子資料存儲設備應具備良好的穩定性和安全性，定期進行數據備份和維護，防止數據丟失。2.紙質資料存儲場所應保持干燥、通風，避免資料受潮、發霉或被蟲蛀。五、企劃資料的查閱與使用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱企劃資料的，需填寫《企劃資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱和編號等信息，經所在部門負責人審批后，方可到企劃部門查閱。2.涉及機密資料的查閱，需經公司高層領導審批。（二）查閱流程1.申請人填寫《企劃資料查閱申請表》。2.提交部門負責人審批（機密資料需高層領導審批）。3.將申請表交至企劃部門，保管人員根據申請表提供相應資料，并做好查閱記錄，記錄內容包括查閱人姓名、部門、查閱時間、資料名稱和編號等。4.查閱人應在規定的時間內歸還資料，不得擅自復印、拍照或帶出存儲場所。如需復印或拍照，需另行申請并經審批同意。（三）使用規定1.查閱人只能將資料用于申請審批的工作目的，不得擅自傳播或用于其他非工作用途。2.如需對資料進行引用或參考，應注明資料來源。六、企劃資料的共享與傳遞（一）共享范圍1.根據工作需要，部分企劃資料可在公司內部特定部門或人員之間進行共享。2.共享資料的范圍和權限由企劃部門根據公司規定和工作實際情況進行設定，并報公司領導審批。（二）共享方式1.通過公司內部網絡平臺（如共享文件夾、協同辦公軟件等）進行電子資料的共享。2.對于需要紙質共享的資料，可由保管人員進行復印或分發，并做好記錄。（三）傳遞流程1.資料傳遞需填寫《企劃資料傳遞申請表》，注明傳遞資料名稱、編號、接收部門和人員等信息。2.經企劃部門負責人審批后，由保管人員按照申請表要求進行資料傳遞。3.接收部門和人員收到資料后，應在申請表上簽字確認，并及時將資料歸檔或按照工作需要進行處理。七、企劃資料的修改與更新（一）修改原因1.隨著市場環境變化、公司戰略調整或項目進展情況，需要對企劃資料進行修改。2.發現資料存在錯誤、遺漏或不完整等情況，需要進行修正。（二）修改流程1.提出修改申請的部門或人員填寫《企劃資料修改申請表》，說明修改原因、修改內容和修改后的預期效果等。2.提交部門負責人審批（涉及重要資料的修改需經公司高層領導審批）。3.將申請表交至企劃部門，保管人員根據審批意見對相應資料進行修改，并更新電子和紙質檔案。4.修改完成后，保管人員應在修改申請表上注明修改日期和修改人，并將申請表歸檔保存。（三）更新通知1.對于涉及多個部門或人員使用的重要企劃資料，企劃部門應在資料修改更新后及時通知相關部門和人員。2.通知方式可采用郵件、內部公告等形式，確保相關人員能夠及時了解資料的變化情況。八、企劃資料的銷毀（一）銷毀條件1.資料存儲期限已滿，且不再具有保存價值。2.資料因公司業務調整、項目結束等原因，已不再使用且無留存必要。3.資料涉及的項目或活動已終止，且相關信息已公開或不再具有保密性。（二）銷毀流程1.企劃部門提出資料銷毀申請，填寫《企劃資料銷毀申請表》，注明銷毀資料名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.提交部門負責人審核，審核通過后報公司領導審批。3.經審批同意后，由企劃部門會同行政部門等相關人員共同對資料進行銷毀。4.銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀資料明細等，并由參與人員簽字確認。5.對于電子資料，應采用專業的數據擦除工具進行徹底刪除，確保數據無法恢復。九、保密規定（一）保密責任1.所有接觸企劃資料的人員都有保密義務，不得向任何無關人員泄露資料內容。2.企劃部門應與涉及機密資料的人員簽訂保密協議，明確保密責任和違約責任。（二）保密措施1.對機密資料進行加密存儲和傳輸，限制訪問權限。2.在資料存儲場所設置必要的安全防護設施，如門禁系統、監控設備等。3.禁止在非公司指定的場所討論和處理機密資料，如需在外部場所使用資料，應采取必要的保密措施。（三）違規處理1.如發現有人違反保密規定，泄露企劃資料，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.對于因泄露資料給公司造成經濟損失的，公司將依法追究其法律責任，并要求其賠償相應損失。十、監督與檢查（一）監督部門公司行政部門負責對企劃資料管理制度的執行情況進行監督檢查。（二）檢查內容1.企劃資料的收集、整理、存儲、保管等工作是否符合本制度要求。2.資料查閱、使用、共享、傳遞等流程是否規范。3.保密規定的執行情況，是否存在資料泄露風