企管檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司企管檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的企管檔案管理工作。（三）定義企管檔案是指公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等，包括但不限于公司章程、合同協(xié)議、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企管檔案由公司統(tǒng)一歸口管理，確保檔案的完整性和一致性。2.分類管理原則：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，便于查找和利用。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。4.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)企管檔案的集中管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門企管檔案的形成、積累和整理工作，并定期向檔案管理部門移交。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的完整和安全。3.在工作中，各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.妥善保管檔案，做好檔案的存儲(chǔ)、防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。3.定期對檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)清理過期、無用的檔案，做好檔案的銷毀工作。4.積極為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，提高檔案的利用效率。5.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。6.參與公司檔案管理制度的制定和完善，提出合理化建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。3.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作流程、崗位職責(zé)等。4.公司的會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等。5.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門形成的檔案，并進(jìn)行初步整理。2.檔案應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改或遺漏。3.對于重要的檔案，應(yīng)一式多份，分別保存于不同的地點(diǎn)，以防止意外情況的發(fā)生。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，如分為行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類、業(yè)務(wù)管理類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于查找和管理。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。3.對于重要的檔案，可采用異地存儲(chǔ)的方式，以確保檔案的安全。（二）保管期限1.企管檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司章程、股東會(huì)議記錄、董事會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等。3.長期保管的檔案包括合同協(xié)議、重要的規(guī)章制度、員工人事檔案等，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案包括一般性的文件、資料、記錄等，保管期限一般為1年至5年。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，不得擅自進(jìn)入庫房，如需進(jìn)入庫房，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形式等，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體鑒定原則：鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)部門人員參加，共同進(jìn)行鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案進(jìn)行逐件審查，確定其保管期限和價(jià)值。2.分析比較法：通過對同類檔案的分析比較，確定檔案的保管期限和價(jià)值。3.專家咨詢法：對于一些專業(yè)性較強(qiáng)的檔案，可咨詢相關(guān)專家的意見，確定其保管期限和價(jià)值。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)鑒定結(jié)果，編制銷毀清冊，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.審批：銷毀清冊應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀：檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.記錄：銷毀工作完成后，應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、人員等信息。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、抽取、復(fù)制或污損。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位查閱或借閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.外部單位查閱或借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱或借閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。3.外部單位查閱或借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長查閱或借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.外部單位歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究外部單位的責(zé)任。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享，為公司各部門提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理措施1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，建立檔案管理信息系統(tǒng)。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)將檔案信息錄入系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。3.建立檔案信息備份制度，定期對檔案信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案信息進(jìn)行分級管理，確保檔案信息的保密性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對公司企管檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門人員組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作的開展情況。3.檔案的查閱與借閱情況。4.檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查小組定期對公司企管檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題