優化耗材管理制度一、總則（一）目的為了加強公司耗材管理，規范耗材的采購、使用、庫存等環節，降低公司運營成本，提高資源利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有部門及員工在工作過程中涉及的各類耗材管理。（三）基本原則1.成本效益原則：在滿足工作需求的前提下，盡可能降低耗材采購和使用成本。2.合理使用原則：鼓勵員工節約使用耗材，杜絕浪費現象。3.規范管理原則：對耗材管理的各個環節進行標準化、規范化操作。二、職責分工（一）采購部門1.負責根據各部門需求，制定年度、季度耗材采購計劃。2.尋找合格的供應商，進行采購談判，簽訂采購合同。3.確保采購耗材的質量符合規定要求，并及時組織到貨。（二）使用部門1.根據工作實際需要，準確提交耗材需求申請。2.負責本部門耗材的領用、使用和保管，合理控制耗材消耗。3.協助采購部門對新采購耗材進行驗收和試用。（三）倉庫管理部門1.負責耗材的入庫、存儲、發放和盤點等工作。2.確保倉庫環境適宜，保證耗材質量不受損。3.建立耗材庫存臺賬，準確記錄耗材的出入庫情況。（四）財務部門1.負責審核耗材采購預算和費用報銷。2.監督耗材成本的核算和控制情況。（五）人事部門將耗材管理納入員工績效考核體系，對耗材管理表現優秀或違規的員工進行相應獎懲。三、采購管理（一）采購計劃制定1.各部門應于每年[具體時間]前，結合本部門下一年度工作計劃和實際工作需求，填寫《耗材需求申請表》，詳細列出所需耗材的名稱、規格、型號、數量、預計使用時間等信息，提交至采購部門。2.采購部門匯總各部門的《耗材需求申請表》后，進行分析和整理，結合現有庫存情況，制定年度耗材采購計劃。年度采購計劃應明確采購項目、采購數量、采購時間、預算金額等內容，并報分管領導審批。3.季度末，采購部門根據年度采購計劃和實際工作進度，對下一季度的耗材采購進行預測和調整，制定季度采購計劃，并下達給各相關部門征求意見，最終確定季度采購計劃后報領導備案。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行綜合評估，選擇合格的供應商。2.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括耗材的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等內容。3.定期對供應商進行評估和考核，根據考核結果決定是否繼續合作或調整合作策略。如發現供應商提供的耗材存在質量問題或其他違規行為，應及時采取措施，如要求整改、暫停合作、扣除貨款等，并追究其相應責任。（三）采購流程1.采購部門根據批準的采購計劃，向供應商發送采購訂單。采購訂單應明確采購物品的詳細信息，確保雙方對采購內容無異議。2.供應商收到采購訂單后，應按照訂單要求及時組織生產和發貨，并在規定的交貨期內將貨物送達公司指定地點。3.采購部門在收到供應商的送貨通知后，應及時通知倉庫管理部門和使用部門準備驗收。四、驗收管理（一）驗收標準1.倉庫管理部門和使用部門應依據采購合同和相關質量標準對采購的耗材進行驗收。驗收內容包括耗材的規格、型號、數量、外觀質量、性能指標等。2.對于有質量要求的耗材，如辦公用品、打印耗材等，應按照行業標準或供應商提供的質量檢測報告進行驗收。對于重要的或批量較大的耗材，必要時可委托專業機構進行檢測。（二）驗收流程1.倉庫管理部門在收到貨物后，應首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括物品名稱、規格、型號、數量等。核對無誤后，對貨物的外觀、包裝等進行初步檢查，如發現外包裝破損、貨物短缺等情況，應及時與供應商聯系并做好記錄。2.倉庫管理部門會同使用部門對耗材進行抽樣檢驗。檢驗合格的耗材，由倉庫管理部門辦理入庫手續；檢驗不合格的耗材，應及時通知采購部門與供應商協商處理，如退貨、換貨或補貨等。3.驗收過程中，應如實填寫《耗材驗收單》，詳細記錄驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、采購訂單號、供應商名稱、耗材名稱、規格、型號、數量、驗收結果等信息。《耗材驗收單》應由驗收人員簽字確認，并作為耗材入庫和付款的依據。五、庫存管理（一）入庫管理1.倉庫管理部門根據驗收合格的《耗材驗收單》，辦理耗材入庫手續。在入庫時，應按照耗材的類別、規格、型號等進行分類存放，并在庫存臺賬中詳細記錄入庫時間、入庫單號、供應商名稱、耗材名稱、規格、型號、數量、存放位置等信息。2.對于貴重或易損的耗材，應單獨設立庫存區域進行存放，并采取相應的防護措施，如防潮、防火、防盜等。（二）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對耗材進行盤點，確保賬實相符。盤點周期分為月度小盤點和年度大盤點，月度小盤點應于每月末進行，年度大盤點應于每年年末進行。2.在盤點前，倉庫管理部門應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、盤點方法、盤點人員分工等內容。盤點過程中，應認真核對庫存臺賬與實際庫存數量，如實記錄盤點結果。3.如發現賬實不符，應及時查明原因，并填寫《耗材盤點差異表》，詳細記錄差異情況，包括差異數量、差異原因、處理建議等。對于因人為原因造成的差異，應追究相關人員的責任；對于因其他原因造成的差異，應及時調整庫存臺賬，并采取相應的措施進行處理。（三）庫存安全管理1.倉庫管理部門應加強庫存安全管理，確保倉庫環境符合要求，防止耗材損壞、變質或丟失。倉庫應配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設施，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。2.嚴格限制非倉庫管理人員進入倉庫區域，如因工作需要必須進入倉庫的，應經過倉庫管理部門負責人批準，并在倉庫管理人員的陪同下進入。3.對于庫存積壓或過期的耗材，倉庫管理部門應及時清理，并填寫《庫存積壓/過期耗材處理申請表》，報經分管領導批準后進行處理。處理方式包括降價銷售、報廢處理等，處理結果應在庫存臺賬中進行記錄。六、領用管理（一）領用流程1.各部門員工因工作需要領用耗材時，應填寫《耗材領用申請表》，詳細注明領用耗材的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字審批。2.員工持審批后的《耗材領用申請表》到倉庫管理部門領取耗材。倉庫管理部門根據申請表內容，核實庫存情況，如庫存充足，應按照申請表發放相應數量的耗材，并在庫存臺賬中記錄領用時間、領用單號、領用部門、領用人員、耗材名稱、規格、型號、數量等信息；如庫存不足，應及時通知采購部門補貨，并告知領用人員預計到貨時間。3.領用人員在領取耗材后，應對領用的耗材進行簽字確認。（二）限量領用1.為了避免耗材浪費，對于部分常用的耗材，如辦公用品中的筆、本等，實行限量領用制度。各部門每月領用該類耗材的數量不得超過規定的限額，具體限額由公司根據歷史數據和實際情況確定。2.如因工作特殊需要，領用數量超過限額的，應經部門負責人簽字說明原因，并報分管領導批準后方可領用。（三）以舊換新1.對于一些可以進行以舊換新的耗材，如硒鼓、墨盒等，倉庫管理部門應建立相應的以舊換新制度。員工在領用新耗材時，應將舊耗材交回倉庫管理部門。2.倉庫管理部門對交回的舊耗材進行檢查和確認，如符合以舊換新條件，應按照規定給予相應的折扣或優惠，并在庫存臺賬中記錄以舊換新情況。對于不符合以舊換新條件的舊耗材，應及時與員工溝通說明原因。七、使用監督與考核（一）使用監督1.各部門負責人應加強對本部門員工耗材使用情況的監督和管理，教育員工樹立節約意識，合理使用耗材。2.人力資源部門應不定期對各部門的耗材使用情況進行檢查，發現浪費現象及時督促整改，并將檢查結果納入部門績效考核體系。（二）考核指標與方法1.將耗材管理納入員工績效考核體系，設定以下考核指標：耗材節約率：（實際耗材使用量/預算耗材使用量）×100%，考核員工在耗材使用過程中是否達到節約目標。違規使用次數：統計員工在領用、使用耗材過程中違反本制度規定的次數，如私自超量領用、浪費耗材等。2.考核方法采用定量與定性相結合的方式，根據上述考核指標，每月或每季度對員工進行考核評分，考核結果與員工的績效獎金、晉升、評優等掛鉤。（三）獎懲措施1.獎勵：對于在耗材管理方面表現優秀的部門或員工，公司將給予表彰和獎勵。如部門耗材節約率達到一定比例，將給予部門一定的經費獎勵；對于個人，如在耗材使用過程中提出創新性的節約建議并取得明顯成效的，將給予個人績效加分或物質獎勵。2.懲罰：對于違反本制度規定，存在浪費