會場預定管理制度一、總則1.目的為規范公司會場預定管理，合理安排會議場地，提高會議效率，確保公司各類會議及活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各分支機構以及下屬子公司在公司總部或其他指定地點進行會議、培訓、活動等的會場預定管理。3.基本原則公平公正原則：所有部門和人員在會場預定方面享有平等的權利和機會，按照規定的流程和標準進行申請和安排。合理安排原則：根據會議或活動的規模、性質、時間等因素，合理調配會場資源，確保資源的高效利用。提前規劃原則：鼓勵提前預定會場，以便有足夠的時間進行場地準備、設備調試等相關工作，避免因臨時預定導致的資源緊張或安排不合理。二、會場分類及設施1.會場分類大型會議室：可容納[X]人以上，適用于公司年度會議、大型培訓、重要客戶接待等活動。中型會議室：可容納[X][X]人，常用于部門會議、中型培訓、項目討論等。小型會議室：可容納[X][X]人，主要用于小組會議、一對一溝通、小型頭腦風暴等。特殊功能會議室：如視頻會議室、董事會會議室等，具備特定的設備和功能，滿足公司特定會議需求。2.會場設施基本設施：各會場均配備桌椅、投影儀、音響設備、白板、書寫筆等基本會議設備。特殊設施：大型會議室和特殊功能會議室根據需要配備高清視頻會議系統、同聲傳譯設備、遠程會議接入設備等；部分會議室還配備了無線網絡、空調、燈光控制系統等設施，以滿足不同會議的需求。三、預定流程1.申請填寫申請表：各部門如需預定會場，需提前填寫《會場預定申請表》，詳細說明會議或活動的名稱、時間、預計時長、參與人數、會議內容、特殊要求等信息。提交申請：申請表經部門負責人簽字確認后，提前[X]個工作日提交至行政部。如遇緊急會議或活動，需在申請表上注明“緊急”字樣，并盡可能提前通知行政部。2.審核行政部初審：行政部收到申請表后，對申請信息進行初步審核，包括會議時間是否沖突、場地是否可用、申請信息是否完整等。如初審通過，將申請表提交至相關領導進行審批。領導審批：行政部根據會議或活動的重要性、涉及范圍等因素，將申請表提交給相應級別的領導進行審批。審批通過后，申請表返回行政部進行后續安排。3.預定確認場地安排：行政部根據審批結果，按照“先申請先安排”的原則，為申請部門預定合適的會場，并與申請部門溝通確認場地信息，包括會場名稱、地址、時間、設備要求等。發送確認通知：行政部在預定成功后，及時向申請部門發送《會場預定確認通知》，告知預定結果及相關注意事項。確認通知應包括會議時間、地點、設備清單、聯系人及聯系方式等內容。4.變更與取消變更申請：如因特殊原因需要變更會議時間、地點、參與人數等信息，申請部門需提前[X]個工作日填寫《會場預定變更申請表》，說明變更原因及具體變更內容，經部門負責人簽字確認后提交至行政部。變更審核與確認：行政部收到變更申請表后，按照預定流程進行審核，如涉及場地調整或其他資源變動，需重新提交領導審批。審批通過后，行政部及時與申請部門溝通變更結果，并發送變更確認通知。取消申請：如會議或活動取消，申請部門需提前[X]個工作日填寫《會場預定取消申請表》，說明取消原因，經部門負責人簽字確認后提交至行政部。行政部審核后，及時取消預定，并將取消結果通知申請部門。四、使用規范1.會場布置申請部門負責：申請部門應根據會議或活動的主題、內容和形式，提前與行政部溝通會場布置方案，并在行政部的指導下進行布置。布置應簡潔、大方、得體，符合公司形象和會議要求。不得擅自改動：未經行政部同意，申請部門不得擅自對會場的設施設備進行拆卸、移動、更換或損壞。如需對會場進行特殊布置或使用額外的設備，需提前向行政部提出申請，并承擔相應的費用。2.設備使用遵循操作規范：使用會場設備時，應嚴格按照設備的操作規范進行操作，避免因操作不當導致設備損壞。如遇設備故障或問題，應及時通知行政部安排維修人員進行處理。愛護設備：參會人員應愛護會場設備，不得隨意涂抹、刻畫、損壞設備。如因個人原因造成設備損壞，需照價賠償。3.環境衛生保持整潔：會議或活動結束后，申請部門應組織參會人員清理會場，保持會場整潔衛生。將垃圾清理至指定地點，不得隨意丟棄。檢查設施：清理會場時，應檢查會場設施設備是否完好，如有損壞或丟失，應及時向行政部報告并說明情況。五、費用管理1.費用標準場地租賃費用：根據會場類型、使用時間等因素制定不同的場地租賃費用標準，具體標準見附件《會場租賃費用標準表》。設備使用費用：如需使用額外的設備，如投影儀、音響設備、同聲傳譯設備等，按照公司規定的收費標準收取設備使用費用。其他費用：如因會議或活動需要提供餐飲、茶歇、文具等服務，費用按照實際發生額由申請部門承擔。2.費用結算定期結算：行政部每月定期統計各部門的會場使用情況及費用明細，并制作《會場費用結算清單》發送至各部門核對。各部門應在收到結算清單后的[X]個工作日內進行核對確認，并簽字反饋給行政部。費用支付：經核對無誤后，行政部根據公司財務制度辦理費用支付手續。費用支付方式為[具體支付方式]，支付周期為[X]個工作日。如遇特殊情況需要調整支付周期，需提前與財務部門溝通協調。六、監督與考核1.監督機制行政部監督：行政部負責對會場預定及使用情況進行日常監督，定期檢查會場設施設備的維護情況、環境衛生狀況等，確保會場的正常使用和良好環境。內部審計監督：公司內部審計部門定期對會場預定及費用管理情況進行審計，檢查預定流程是否規范、費用支出是否合理、報銷憑證是否合規等，發現問題及時督促整改。2.考核辦法納入部門考核：將各部門的會場預定及使用情況納入部門績效考核體系，對嚴格遵守制度、合理使用會場資源、積極配合行政部工作的部門給予適當加分；對違反制度、造成資源浪費或不良影響的部門進行扣分處理。個人考核關聯：對于因個人原因導致會場設備損壞、環境衛生不達標等問題的個人，將根據情節輕重給予相應的批評教育、績效扣分或經濟處罰，