會務財務管理制度總則1.目的為加強公司會務財務管理，規范會務經費的使用，提高資金使用效益，確保會務活動的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部組織召開的各類會議、培訓、研討會、慶典活動等會務相關的財務事項。3.基本原則預算控制原則：會務活動應編制詳細預算，嚴格按照預算執行，確保經費支出合理、合規。?？顚Ｓ迷瓌t：會務經費應?？顚Ｓ茫坏门沧魉?。勤儉節約原則：在保證會務活動質量的前提下，厲行節約，降低成本。合規合法原則：會務經費的使用必須符合國家法律法規和公司財務制度的規定。會務預算管理1.預算編制責任部門：會務活動主辦部門負責編制會務預算草案。編制依據：根據會務活動的規模、內容、預計參會人數、場地租賃、餐飲安排、資料印刷、設備租賃等各項費用支出情況進行編制。預算內容：會務預算應包括但不限于以下項目：場地租賃費用：包括會議室、培訓場地、活動場地等的租賃費用。餐飲費用：如午餐、晚餐、茶歇等的費用。資料印刷費用：會議資料、培訓教材、宣傳冊等的印刷費用。設備租賃費用：投影儀、音響設備、電腦、桌椅等設備的租賃費用。交通費用：接送參會人員的車輛租賃費用等。其他費用：如嘉賓禮品、證書制作、攝影攝像等費用。預算審批：會務預算草案編制完成后，經主辦部門負責人審核簽字，報公司財務部門審核，最后提交公司管理層審批。預算一經批準，必須嚴格執行。2.預算調整調整情形：在會務活動實施過程中，如因特殊情況需要調整預算，必須提前提出書面申請，說明調整原因和調整金額。調整流程：申請部門填寫《會務預算調整申請表》，經主辦部門負責人、財務部門負責人審核，報公司管理層審批后執行。未經批準，不得擅自調整預算。會務費用報銷管理1.報銷憑證要求合法合規：報銷憑證必須是合法有效的發票或財政監制的收據，發票內容應與實際業務相符，包括發票抬頭、日期、項目、金額、蓋章等信息。內容完整：報銷憑證應注明會務活動名稱、日期、地點、參會人數等相關信息，并由經辦人、證明人簽字確認。附件齊全：報銷時應附相關的會議通知、簽到表、費用明細清單等附件，確保報銷事項真實、完整。2.報銷流程經辦人整理：會務活動結束后，經辦人應及時整理報銷憑證，并按照公司財務報銷流程填寫報銷單。部門負責人審核：報銷單經主辦部門負責人審核簽字，確認費用支出的合理性和真實性。財務部門審核：財務部門對報銷憑證的合法性、合規性、完整性進行審核，審核無誤后簽字。公司領導審批：報銷單報公司領導審批，審批通過后交財務部門報銷。財務報銷：財務部門根據審批后的報銷單進行報銷，將款項支付給經辦人或相關供應商。3.報銷時間限制經辦人應在會務活動結束后[X]個工作日內完成報銷手續，逾期不予受理（特殊情況除外）。會務資金支付管理1.支付方式會務資金支付方式主要包括支票、銀行轉賬、現金等。具體支付方式應根據實際情況和公司財務規定確定。對于金額較大的會務費用支出，原則上應采用銀行轉賬方式支付，以確保資金安全。2.支付審批會務資金支付前，必須經過嚴格的審批流程。支付申請應附相關的合同、發票、報銷單等憑證，經部門負責人、財務部門負責人、公司領導審批后，方可辦理支付手續。財務部門應嚴格按照審批后的支付申請進行支付，不得擅自更改支付金額、支付對象等信息。3.支付記錄與核對財務部門應建立會務資金支付記錄臺賬，詳細記錄每筆支付的日期、金額、支付對象、支付方式等信息。定期與銀行對賬單進行核對，確保支付記錄的準確性和一致性。如有差異，應及時查明原因并進行調整。會務物資管理1.物資采購采購計劃：會務活動主辦部門根據預算和實際需求，編制會務物資采購計劃，明確采購物資的名稱、規格、數量、預算金額等信息。采購審批：采購計劃經主辦部門負責人審核簽字后，報公司財務部門審核，最后提交公司管理層審批。采購實施：采購部門按照批準的采購計劃進行采購，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，并確保采購物資的質量和價格合理。物資驗收：物資到貨后，由主辦部門組織相關人員進行驗收，核對物資的名稱、規格、數量、質量等是否與采購合同一致。驗收合格后，填寫《會務物資驗收單》，并由驗收人員簽字確認。2.物資保管專人負責：會務物資應指定專人負責保管，建立物資保管臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況。分類存放：物資應按照類別、規格、型號等進行分類存放，確保物資存放有序，便于查找和使用。安全保管：保管人員應妥善保管物資，做好防潮、防火、防盜等工作，確保物資安全無損。3.物資領用領用審批：會務活動期間，如需領用物資，領用人應填寫《會務物資領用申請表》，經主辦部門負責人審批后，到保管人員處領取。領用登記：保管人員應按照審批后的領用申請表進行發放，并在物資保管臺賬上做好領用記錄，注明領用日期、領用人、物資名稱、規格、數量等信息。剩余物資處理：會務活動結束后，對于剩余的物資，應及時清理并交回保管人員處。保管人員應核對剩余物資的數量、規格等信息，并在物資保管臺賬上做好記錄。對于可重復使用的物資，應妥善保管，以備下次使用；對于不再使用的物資，應按照公司相關規定進行處理。會務財務審計與監督1.內部審計公司內部審計部門定期對會務財務進行審計，檢查會務經費的使用是否符合預算、財務制度和相關法律法規的規定。審計內容包括預算執行情況、費用報銷憑證的真實性和合法性、物資采購與管理情況、資金支付情況等。審計結束后，審計部門應出具審計報告，對審計發現的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。2.財務監督財務部門應加強對會務財務的日常監督，定期對會務經費的收支情況進行檢查和分析，及時發現和糾正存在的問題。對于違反會務財務管理制度的行為，財務部門有權拒絕報銷或支付相關費用，并及時向公司管理層報告。3.外部監督接受上級主管部門、財政部門、審