會客人員管理制度一、總則1.目的為規范公司會客管理，維護公司正常辦公秩序，保障公司信息安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工以及所有來訪的外部人員。3.基本原則（1）禮貌熱情原則：對待來訪人員應熱情、禮貌，展現公司良好形象。（2）安全有序原則：確保會客過程安全，不影響公司正常工作秩序，來訪人員有序進出公司。（3）信息保密原則：嚴格保護公司機密信息，防止泄露。二、會客預約1.預約主體（1）外部人員來訪，需提前與公司相關對接人員進行預約。（2）公司員工因工作需要安排外部人員來訪的，也應提前辦理預約手續。2.預約方式（1）可通過電話、郵件、即時通訊工具等方式進行預約。預約時應明確來訪人員姓名、單位、人數、來訪時間、來訪事由等信息。（2）填寫《會客預約登記表》，詳細記錄預約信息，并由對接人員簽字確認。3.預約時間（1）一般應提前[X]個工作日進行預約，特殊緊急情況除外。（2）預約成功后，如因特殊原因需要變更來訪時間或取消預約的，應至少提前[X]小時通知對接人員。三、會客流程1.來訪登記（1）來訪人員到達公司后，應先在公司前臺進行來訪登記。登記內容包括姓名、單位、來訪時間、來訪事由、被訪人姓名等。（2）前臺工作人員應核對來訪人員身份信息，并與預約信息進行比對，確認無誤后發放臨時訪客卡。2.引導接待（1）前臺工作人員根據預約信息，及時通知被訪人。被訪人應在接到通知后盡快到達前臺迎接來訪人員。（2）被訪人引導來訪人員前往會客地點。在引導過程中，應注意保持禮貌和秩序，避免影響其他人員辦公。3.會客交流（1）在會客過程中，雙方應圍繞來訪事由進行交流溝通，確保信息準確、有效。（2）被訪人應負責向來訪人員介紹公司相關規定和注意事項，提醒來訪人員遵守公司規章制度。（3）如需使用公司會議室等公共資源，應提前向行政部門申請，并按照規定使用。4.結束送別（1）會客結束后，被訪人應將來訪人員送至公司前臺。（2）前臺工作人員收回臨時訪客卡，并做好來訪記錄。來訪人員離開公司時，應進行必要的安全檢查。四、會客區域管理1.辦公區域會客（1）原則上不允許在員工個人辦公區域進行長時間會客，如有特殊情況需要在辦公區域會客的，應盡量選擇相對獨立、安靜的空間，避免影響其他員工工作。（2）在辦公區域會客時，應保持環境整潔，不得隨意擺放雜物，不得大聲喧嘩。2.會議室會客（1）使用會議室會客的，應提前預約，并按照規定使用會議室設施設備。（2）使用完畢后，應及時清理會議室，將桌椅擺放整齊，關閉電器設備，保持會議室整潔衛生。3.接待室會客（1）接待室用于接待重要客戶、合作伙伴等來訪人員。接待室應保持良好的環境和設施設備，配備必要的茶水、飲料等。（2）接待人員應熱情接待來訪人員，提供優質的服務，展現公司良好形象。五、特殊情況處理1.未預約來訪（1）對于未預約來訪的人員，前臺工作人員應先詢問來訪事由和被訪人信息。（2）如情況緊急且確實需要會見公司員工的，應及時聯系被訪人，經被訪人同意后，安排臨時會見，并做好登記和引導工作。（3）如被訪人不在或不方便會見的，應委婉拒絕來訪人員，并說明原因，建議其提前預約后再來訪。2.重要來訪接待（1）對于重要客戶、合作伙伴等重要來訪人員的接待，應成立專門的接待小組，制定詳細的接待方案。（2）接待小組應提前做好各項準備工作，包括場地布置、資料準備、人員安排等，確保接待工作順利進行。（3）接待過程中，應嚴格按照接待方案執行，注重細節，展現公司的專業形象和誠意。3.安全突發事件（1）在會客過程中，如發生安全突發事件，如火災、地震等，接待人員應保持冷靜，立即組織來訪人員疏散至安全區域。（2）及時通知公司安全管理部門和相關領導，按照應急預案進行處理。（3）確保來訪人員的人身安全，配合相關部門做好后續處理工作。六、信息保密1.保密責任（1）公司員工在會客過程中，應嚴格遵守公司信息保密制度，不得向來訪人員泄露公司機密信息。（2）對于涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息等重要信息的交流，應采取必要的保密措施，如簽訂保密協議、限制交流范圍等。2.保密措施（1）在會客區域，不得隨意放置涉及公司機密的文件、資料等。如需使用，應妥善保管，使用完畢后及時收回。（2）禁止在非保密的通訊工具上談論公司機密信息。如需交流機密信息，應使用公司內部加密通訊工具或采取其他保密措施。（3）來訪人員如需了解公司相關信息，應按照公司規定的程序和范圍進行提供，不得擅自擴大提供范圍。七、監督與考核1.監督檢查（1）公司行政部門負責對會客人員管理制度的執行情況進行定期監督檢查。（2）監督檢查內容包括會客預約情況、來訪登記情況、會客區域管理情況、信息保密情況等。（3）對于發現的問題，應及時督促相關責任人進行整改，并記錄在案。2.考核評價（1）將會客人員管理制度的執行情況納入員工績效考核體系。（2）對于嚴格遵守制度、表現優秀的員工，給予適當的獎勵；對于違反制度的員工，視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。（3）對于因違反會客人員管理制度給公司造成損失的，公司將依法追究相關責任人的責任。