2.3文檔排版2.3.1字體格式化1.字體的設置在word文檔中，默認的字體為宋體，默認的字號為五號。以中文數字設置的字號中初號最大，八號最小。以磅為單位的字號中，磅值越大，字號越大。在格式工具欄和字體對話框中，最小的磅值是5號，最大的磅值是72號。如果需要的字號大于72號，可以在工具欄“字號”的位置輸入需要的磅值，例如120號，然后按Enter鍵。字符格式化可以使用格式工具欄中的工具按鈕，也可以利用字體對話框進行。下面介紹字體設置對話框的使用。（1）選定要進行格式化的文本；（2）單擊“格式”菜單中的“字體”命令，選擇圖2.10所示對話框中的“字體”選項卡；（3）在“字體”選項卡中可以設置字體、字形、字號、顏色、下劃線、特殊效果等。設置特殊效果直接單擊效果前面的復選框即可，允許同時使用多種文字效果。2.字符間距設置字符間距是指字符之間的距離。有時會因為文檔設置的需要而調整字符間距，以達到理想的效果。具體操作是單擊圖2.10中的“字符間距”選項，出現“字符間距”選項卡，如圖2.11所示，可以根據需要進行“縮放”、“間距”、“位置”的設置。2.3.2段落排版段落是Word的重要組成部分。所謂的段落是指文檔中兩次回車鍵之間的所有字符，包括段后的回車鍵。設置不同的段落格式，可以使文檔布局合理、層次分明。段落格式主要是指段落中行距的大小、段落的縮進、換行和分頁、對齊方式等。1.設置段落的縮進（1）首行縮進：控制段落第一行左邊的開始位置。（2）左縮進：控制段落左邊的開始位置，拖動左縮進標志，首行縮進標志同時移動，且保持首行縮進標志和左縮進標志之間的相對位置不變。（3）右縮進：控制段落右邊的終止位置。（4）懸掛縮進：控制段落除了首行之外各行的左縮進。拖動懸掛縮進標志，首行縮進標志不動。2.設置段落縮進有三種方法（1）使用標尺縮進段落。將插入點放在要縮進的段落中，直接拖動左縮進、右縮進、首行縮進和懸掛縮進標志。（2）“格式”菜單――“段落”，如圖2.12所示。在“段落”對話框的“縮進”欄，利用“左”和“右”文本框的數字增減按鈕改變左縮進量和右縮進量，利用“特殊格式”下拉列表框，改變段落的首行縮進和懸掛縮進。（3）利用格式工具欄利用格式工具欄的減少縮進量按鈕和增加縮進量按鈕，改變段落的左縮進。如圖2.13所示。3.設置段落對齊在Word文檔編輯過程中，經常使用段落對齊方式。例如設置標題居中對齊，正文段落兩端對齊，署名右對齊等。如果只設置一段，可以把插入點移到該段的任意位置。段落對齊方式有五種：左對齊、右對齊、兩端對齊、居中和分散對齊。設置段落對齊的方法如下：（1）Word“格式”工具欄中設置了四個對齊按鈕：“兩端對齊”、“居中”、“右對齊”和“分散對齊”。（2）“格式”菜單――“段落”，打開“段落”對話框，選擇“常規”中的“對齊方式”下拉列表框中的對齊方式。4.設置段落間距和行間距利用“段落”對話框的“間距”欄，對“行距”、“段前”及“段后”的距離進行選擇，也可以在文本框中直接輸入要改變的值。5.“換行和分頁”選項卡（1）孤行控制：防止在頁面頂端單獨打印段落末行或在頁面底端單獨打印段落首行。（2）段中不分頁：防止在段落中出現分頁符。（3）與下段同頁：防止在選中段落與后面一段間插入分頁符。（4）段前分頁：在選中段落前插入分頁符。（5）取消行號：防止選中段落旁出現行號。該選項對未設行號的文檔或節無效。（6）取消斷字：防止段落自動斷字。6.“中文版式”選項卡利用“中文版式”選項卡可以進行以下設置：（1）按中文習慣控制首尾字符：采用中文的排版和換行規則，以確定頁面上各行的首尾字符。（2）允許西文在單詞中部斷字：允許在西文單詞的中間斷行。（3）允許標點溢出邊界：允許標點比段落中其他行的對齊位置超出一個字符。如果不使用該選項，則所有行和標點必定完全對齊。（4）允許行首標點壓縮：允許標點在行首處進行壓縮，這樣后續字符將更緊湊。（5）文本對齊方式：設置一行中所有文本的垂直對齊方式，或根據字符的頂端、中間、基線或底端對齊所有文本。2.3.3項目符號和編號項目符號可以使段落清晰，醒目。編號可以標記段落的次序，使文檔層次分明。1.設置和改變項目符號（1）設置項目符號選擇要設置項目符號的段落，單擊格式工具欄的“項目符號”按鈕。或者選擇“格式”菜單的“項目符號和編號”命令，出現“項目符號和編號”對話框。在“項目符號”選項卡上選擇一種需要的項目符號。（2）改變項目符號選擇要改變項目符號的段落，在“項目符號和編號”對話框的“項目符號”選項卡上單擊“自定義”按鈕，出現“自定義項目符號列表”對話框，根據選項按鈕及文本框進行相應設置。如果要改變為其他項目符號，單擊“字符”或“圖片”按鈕，選擇特殊的項目符號，如圖2.17所示。2.設置和改變編號（1）設置編號選擇要設置編號的段落，單擊格式工具欄的“編號”按鈕。或者選擇“格式”菜單的“項目符號和編號”命令，出現“項目符號和編號”對話框。選擇“編號”選項卡如圖2.18所示。（2）改變編號選擇要改變編號的段落，在“項目符號和編號”對話框的“編號”選項卡上單擊“自定義”按鈕，出現“自定義編號列表”對話框，如圖2.19所示，可以設置“編號格式”，選擇“編號樣式”，設置“起始編號”等。2.3.4邊框和底紋在Word2003中文版中，可以為選定的字符、段落、頁面及各種圖形設置各種顏色的邊框和底紋，從而美化文檔，使文檔格式達到理想的效果。（1）先選定要添加邊框的文字或段落，單擊“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令，彈出如圖2.20所示的“邊框和底紋”對話框。（2）單擊“邊框”選項卡，分別設置邊框的樣式、線型、顏色、寬度、應用范圍等，應用范圍可以是選定的“文字”或“段落”。對話框右邊會出現效果預覽，用戶可以根據預覽效果隨時進行調查，直到滿意為止。（3）單擊“頁面邊框”選項卡，分別設置邊框的樣式、線型、顏色、寬度、應用范圍等。如果要使用“藝術型”頁面邊框，可以單擊“藝術型”下拉式列表邊框右邊的箭頭，從下拉列表中進行選擇后，單擊“確定”按鈕。應用范圍可以是：整篇文檔、本節、本節—只有首頁、本節—除首頁外所有頁。（4）單擊“底紋“選項卡，分別設定填充底紋的顏色、式樣和設定應用范圍等。2.3.5首字下沉和分欄1.首字下沉將插入點移到要設置首字下沉的段落，或選擇該段落，然后選擇“格式”菜單的“首字下沉”命令,出現“首字下沉”對話框。利用對話框的“位置”選項，可以設置下沉的格式，利用“選項”欄，可以設置下沉文字的字體、下沉行數和正文的距離。2.設置“分欄”選擇要分欄的文本。“格式”菜單――“分欄”，打開“分欄”話框。在對話框的“預設”欄中選擇分欄的格式，也可以直接在“欄數”文本框中輸入要分欄的欄數；如果設置各欄的欄寬相等，選擇“欄寬相等”復選框；如果設置欄寬不等，則取消“欄寬相等”復選框的選擇。2.3.6中文版式1.拼音指南選定要注音的文本，單擊“格式”菜單――“中文版式”――“拼音指南”子命令，出現“拼音指南”對話框，單擊“確定”按鈕，則漢語拼音就會自動標記在選定的中文字符上2.帶圈字符“帶圈字符”功能，一次可以為一個字符加圈。其中，圈的樣式有圓圈、正方形、三角形和菱形。選定要加圈的字符，單擊“格式”菜單――“中文版式”――“帶圈字符”子命令，出現“帶圈字符”對話框，選擇圈的樣式，單擊“確定”按鈕，則選定的字符加上圈.2.3.6中文版式3.縱橫混排

“縱橫混排”功能，可以在橫排的文本中插入縱向文本，也可以在縱向的文本中插入橫向文本。以橫排文本中插入縱向文本為例。在橫排文本中選擇要作為縱向排列的文本，單擊“格式”菜單――“中文版式”――“縱橫混排”子命令，出現“縱橫混排”對話框，單擊“確定”按鈕，則選定的文本縱向排列，2.3.6中文版式4.合并字符“合并字符”功能，可以將選擇的多個字符合并為一個字符。最多可以將6個字符合并在一起。選擇要合并的字符，單擊“格式”菜單――“中文版式”――“合并字符”子命令，出現“合并字符”對話框。在“字體”下拉列表框中選擇需要的字體，在“字號”下拉列表框中選擇需要的字號，單擊“確定”按鈕，則選定的字符被合并為一個字符。5.雙行合一“雙行合一”功能，可以使兩行文字并排排列。選擇要并排排列的文本，單擊“格式”菜單――“中文版式”――“雙行合一”子命令，出現“雙行合一”對話框，單擊“確定”按鈕，則選定的文本以并列的兩行顯示，2.3.7頁面設置和打印1.頁面設置頁面設置包括設置頁邊距、選擇紙張、設置版式等。“文件”菜單――“頁面設置”，打開“頁面設置”對話框。2.4表格處理2.4.1表格的建立圖2.27插入表格圖2.28繪制表格工具條圖2.29插入表格編輯表格包括表格的編輯和表格內容的編輯。最初創建的表格是沒有任何內容的，表格編輯完成后就可以開始輸入內容，并對輸入的內容進行編輯。表格的編輯包括行列的插入、刪除、合并、拆分、高度/寬度的調整等，經過編輯的表格才更符合我們的實際需要，也會更加美觀。圖2.30將文字轉換成表格圖2.31將文字轉換成表格的結果2.4.2表格的編輯1.表格中插入點的移動2.單元格合并的方法3.單元格的拆分4.行、列的插入5.行、列的刪除2.4.3表格的排版1.設置列寬的方法2.4.3表格的排版2.設置行高表格的行高可以根據單元格內的字號自動調節，也可以利用鼠標和菜單調整。設置行高的主要方法如下：（1）將鼠標放在要調整行高的行的下邊框上，變成水平分裂箭頭，按住鼠標左鍵拖動到新位置。（2）將鼠標放在要調整行高的行的下邊框對應的垂直標尺的行標記上，按住左鍵垂直拖動行標記。2.4.4表格中插入公式（1）選擇“表格”菜單的“公式…”，出現“公式”對話框，如圖2.34所示。通常，表格中的列用字母標注，行用阿拉伯數字標注，因此B3:C3指定第三行第二列和第三列。（2）將插入點置于要存放結果的單元格中，按CTRL+F9插入域標識“{}”（注意：不能直接用鍵盤輸入），在里面輸入由“=”、函數、數值和單元格名稱所組成的公式，然后在其上單擊右鍵，選擇“切換域代碼”即可顯示公式所計算的結果。2.5圖形插入和其它插入對象的使用2.5.1插入圖片和剪貼畫1.使用粘貼功能2.插入剪貼畫3.插入圖片文件4.繪制圖形5.圖片的編輯圖2.35

“插入圖片”對話框圖2.36“自選圖形”菜單圖2.37“組合”圖形圖2.38

“設置圖片格式”對話框圖2.40

“高級版式”對話框2.5.2插入藝術字2.5.3插入文本框選擇“插入”菜單下的“文本框”，根據需要選擇“橫排”或“豎排”方式，也可以在繪圖工具條上直接選擇“橫排文本框”和“豎排文本框”按鈕。當鼠標的光標變成“十”字形，按住這種形狀的光標在Word工作區的任意位置拖動，可以畫出需要的文本框。文本框出現以后，可以像在文檔的工作區一樣輸入文字和插入圖片。2.5.4插入公式選擇“插入”菜單中的“對象”，打開“對象”對話框，在“對象類型”列表框中選擇“Microsoft公式3.0”項，單擊“確定”按鈕。彈出公式工具條如圖2.43所示。這時可以根據需要輸入相應的公式，并可按圖形格式排版。2.6文檔其他操作2.6.1分頁和分節圖2.44“分隔符”對話框2.6.2頁眉、頁腳的設置單擊“視圖”菜單――“頁眉和頁腳”，出現頁眉編輯區和“頁眉和頁腳”工具欄，如圖2.45所示，可以在頁眉區輸入文字、插入圖片、頁碼域等。2.6.3樣式的應用和修改圖2.49刪除樣式圖2.50修改樣式2.6.4生成目錄根據正文中對各級目錄的排版要求，“1引言”屬一級題序及標題，要設置成小3號黑體；“1.1背景”屬二級題序及標題，要設置成4號黑體；“2需求分析”也屬一級題序及標題，同樣也要設置為小3號黑體，等等，須重復一系列的操作。在Word中，我們可設置1次，然后再基于這個已排版的文本（如“1引言”）來創建樣式。圖2.51選擇樣式圖2.52“索引和目錄”對話框圖2.53目錄選項系統會再次回到“索引和目錄”對話框，此時，直接單擊“確定”按鈕，設置成功。最終效果如圖2.54所示。2.6.5郵件合并1.郵件合并基本過程（1）建立主文檔（2）準備數據源（3）將數據源合并到主文檔中

圖2.55“郵件合并─選擇文檔類型”任務窗格圖2.56“郵件合并─選擇開始文檔”任務窗格圖2.57“郵件合并─選擇收件人”任務窗格圖2.58“新建地址列表”對話框圖2.59“保存通訊錄”對話框圖2.60“郵件合并收件人”對話框圖2.62“插入合并域”對話框圖2.63預覽信函的效果圖2.64“郵件合并─完成合并”任務窗格圖2.65“合并到打印機”對話框圖2.66“合并到新文檔”對話框第3章Excel應用基礎工作區3.1

Excel的基本操作3.1.1Excel的啟動和退出1.Excel的啟動（1）單擊“開始”菜單——“所有程序”——“MicrosoftOffice”——“MicrosoftOfficeExcel2003”

，便可啟動Excel。（2）如果桌面上生成有Excel的快捷方式，則可以雙擊該快捷方式的圖標以啟動Excel。（3）打開資源管理器，雙擊任意一個以“.xls”為擴展名的Excel文件，可以在啟動Excel的同時打開該Excel文件。2.Excel的退出退出Excel的方式主要有以下幾種：（1）單擊窗口右上角的“關閉”按鈕。（2）單擊“文件”菜單——“退出”。（3）使用組合鍵

Alt+F4。3.1.2活動單元格的選定1.單個單元格的選定2.多個單元格的選定3.多個不連續單元格的選定4.整行及整列的選定5.多行及多列的選定3.1.3數據錄入1.文本的錄入2.數值的錄入3.日期和時間的錄入4.批注的錄入5.數據填充（1）文本填充（2）數值填充（3）序列填充（4）自定義序列填充3.1.4數據的移動、復制和刪除1.數據的移動（1）菜單方式（2）鼠標拖動方式拖動鼠標到目的位置即可。2.數據的復制（1）菜單方式（2）鼠標拖動方式3.數據的刪除（1）選中需要刪除數據的單元格并在其上右擊鼠標，從快捷菜單中選擇“清除內容”。（2）選中需要刪除數據的單元格，按下Delete鍵。3.1.5單元格、行、列的插入和刪除1.單元格的插入和刪除（1）插入單元格（2）刪除單元格2.行、列的插入和刪除（1）插入行、列（2）刪除行、列

3.1.6工作表的管理

1.設置行高和列寬（1）行高的設置（2）列寬的設置2.單元格的合并及取消合并（1）合并單元格（2）取消合并單元格3.設置邊框線4.設置數字的格式5.設置數據的對齊方式6.設置字體、字號及顏色7.設置單元格的顏色和圖案8.條件格式9.清除格式10.插入工作表11.移動和復制工作表3.2

Excel公式和函數的應用3.2.1公式的使用1.建立公式單擊需要建立公式的單元格，首先輸入一個“=”，表示此單元格的內容為一個公式，而不是普通的文本，然后在等號的后面輸入公式的內容。2.修改公式3.刪除公式4.復制公式3.2.2單元格的引用1.相對引用相對引用的格式為：列號+行號，如A3、C6，也就是單元格的普通引用方式。在復制公式時，相對引用會隨目標單元格的地址而變化。2.絕對引用絕對引用的格式為：$+列號+$+行號，如$A$3、$C$6。與相對引用作比較，在復制公式時，絕對引用并不會隨目標單元格的地址變化，而是一直保持對原單元格的引用。3.混合引用混合引用的格式為：$+列號+行號，或者列號+$+行號，如$A3、C$6。3.2.3函數的使用1．函數的有關概念函數的一般形式為：函數名（[參數]）。函數名是函數的名稱，不同的函數具有不同的功能，函數名不可隨意更改。參數為可選項，如果具有參數，則它為函數的計算提供必需的數據。根據函數的不同，其參數也具有不同情況：有些函數沒有參數，而有些函數帶有參數；有些函數帶有1個參數，而有些函數帶有2個或者更多的參數。單元格的引用方法有：（1）對于單個單元格的引用，直接使用該單元格的名稱即可。例如F5，就是對F5這一個單元格的引用。（2）引用多個單元格使用區域運算符“:”引用連續范圍單元格。例如“A1:C4”

，表示引用以A1單元格為左上角、C4單元格為右下角的12個連續單元格。使用連接運算符“,”連接兩個甚至更多的單元格或者區域引用。例如“A1,C4”，表示引用A1及C4兩個單元格。再如“A1:C2,F3”，表示對從A1到C2的6個單元格以及F3單元格共7個單元格的引用。圖3.28“函數參數”對話框2.建立函數

（1）直接輸入函數（2）通過“插入函數”建立：Excel中提供了數量眾多的函數，下面對幾個常用的函數進行介紹：（1）AVERAGE函數格式：AVERAGE(數值1，數值2，……)功能：計算單元格區域中所有數值的算術平均值。例如AVERAGE(B3:C6)，表示對從B3到C6的連續單元格求平均數。（2）SUM函數格式：SUM(數值1，數值2，……)功能：計算單元格區域中所有數值的和。例如SUM(B3，C6)，表示對B3和C6兩個單元格求和。（3）IF函數格式：IF(條件表達式，值1，值2)功能：判斷條件表達式是否為真，若為真，則取值1作為函數的值，否則以值2作為函數的值。例如IF(D5>60,"及格","不及格")