會議外包管理制度一、總則（一）目的為規范公司會議外包管理工作，確保會議外包服務的質量和效果，提高會議組織效率，降低會議成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議的外包活動，包括但不限于大型研討會、年會、培訓會議、商務洽談會等。（三）基本原則1.質量優先原則：選擇具備專業能力和良好信譽的會議外包服務商，確保會議服務質量達到公司要求。2.成本效益原則：在保證會議質量的前提下，合理控制外包成本，實現成本效益最大化。3.公平公正原則：對外包項目進行公開招標、評標，確保選擇過程公平、公正、透明。4.全程監督原則：對會議外包項目實施全過程監督，及時發現和解決問題。二、會議外包需求評估與計劃（一）需求評估1.各部門根據工作需要，提前[X]周提交會議外包需求申請，詳細說明會議主題、時間、地點、規模、參會人員、會議議程、特殊要求等內容。2.行政部門對需求申請進行初步審核，評估會議的必要性、可行性和預算合理性，并與申請部門溝通確認。3.對于重要會議或涉及多個部門的會議，行政部門組織相關部門進行聯合評估，共同確定會議外包的具體需求和目標。（二）計劃制定1.根據需求評估結果，行政部門制定會議外包項目計劃，明確項目負責人、時間節點、工作任務、質量標準、預算安排等內容。2.會議外包項目計劃應報公司主管領導審批后實施。三、會議外包服務商選擇（一）供應商篩選1.行政部門通過多種渠道收集會議外包服務商信息，建立供應商庫。收集渠道包括但不限于網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對供應商庫中的服務商進行資格審查，審查內容包括企業資質、經營范圍、業績案例、信譽狀況、服務團隊等。3.根據會議外包項目的需求和特點，從供應商庫中篩選出若干家符合條件的潛在服務商。（二）招標與評標1.行政部門向篩選出的潛在服務商發送招標邀請，提供會議外包項目的詳細需求和招標文件。2.潛在服務商應在規定時間內提交投標文件，包括公司簡介、服務方案、報價明細、業績證明、售后服務承諾等內容。3.行政部門組織成立評標小組，成員包括行政部門代表、相關業務部門代表、財務部門代表等。評標小組按照招標文件規定的評標標準和方法，對投標文件進行評審。4.評標標準應綜合考慮服務商的服務質量、價格水平、信譽狀況、經驗能力等因素。評標過程應做好記錄，確保公平、公正、透明。（三）合同簽訂1.根據評標結果，確定中標服務商，并向其發出中標通知書。2.行政部門與中標服務商簽訂會議外包服務合同，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括服務內容、服務期限、服務費用、付款方式、質量標準、違約責任等條款。3.合同簽訂后，行政部門應將合同副本分發給相關部門，以便各部門了解會議外包服務的具體內容和要求。四、會議外包服務實施（一）項目啟動1.合同簽訂后，行政部門組織召開項目啟動會議，與中標服務商共同明確項目目標、工作任務、時間節點、質量標準等內容。2.行政部門向服務商提供會議所需的相關資料和信息，協助服務商做好會議籌備工作。（二）籌備工作1.服務商按照合同要求和項目計劃，組建專業的服務團隊，明確團隊成員的職責分工。2.服務商負責會議場地的選擇、布置、設備租賃與調試、餐飲安排、住宿安排、交通接送等籌備工作。籌備工作應符合公司的要求和會議的主題風格。3.行政部門對服務商的籌備工作進行定期檢查和指導，及時發現和解決問題。（三）會議執行1.會議期間，服務商應按照會議議程和服務方案，提供高質量的會議服務，包括會議主持、會議記錄、資料發放、茶水服務、現場秩序維護等。2.行政部門安排專人負責會議現場的協調和監督，確保會議順利進行。如發現問題，應及時與服務商溝通解決。3.服務商應做好會議期間的安全保障工作，確保參會人員的人身和財產安全。（四）會議結束1.會議結束后，服務商負責清理會議場地，歸還租賃設備，整理會議資料等后續工作。2.行政部門對會議外包服務進行滿意度調查，收集參會人員的意見和建議。滿意度調查結果作為評價服務商服務質量的重要依據。五、會議外包服務監督與評估（一）監督機制1.行政部門建立會議外包服務監督機制，定期對服務商的服務質量進行檢查和評估。2.監督內容包括籌備工作進展情況、會議執行情況、服務態度、安全保障等方面。3.行政部門可通過現場檢查、電話溝通、問卷調查等方式進行監督。（二）評估指標1.服務質量：包括會議場地布置、設備設施運行、餐飲住宿質量、會議記錄準確性等方面。2.服務態度：包括服務商工作人員的溝通能力、響應速度、服務熱情等方面。3.成本控制：實際費用支出是否符合合同預算。4.安全保障：會議期間是否發生安全事故。（三）評估方式1.每次會議結束后，行政部門及時對會議外包服務進行評估，填寫評估表。2.定期（每季度或每半年）對會議外包服務進行綜合評估，總結經驗教訓，提出改進措施。3.根據評估結果，對表現優秀的服務商給予表彰和獎勵，對服務質量不達標或違反合同約定的服務商進行警告、罰款或終止合同等處理。六、會議外包服務費用管理（一）預算編制1.行政部門根據會議外包項目的需求和計劃，編制會議外包服務費用預算。預算內容包括場地租賃費用、設備租賃費用、餐飲住宿費用、服務人員費用、交通費用、其他雜費等。2.會議外包服務費用預算應報公司財務部門審核，并經公司主管領導批準后實施。（二）費用支付1.服務商按照合同約定提供服務后，行政部門應及時審核服務商提交的費用結算申請。2.審核內容包括服務內容是否符合合同要求、費用明細是否準確合理、發票是否合規等。3.審核通過后，行政部門填寫費用支付審批單，報公司財務部門辦理付款手續。4.財務部門按照公司財務制度和合同約定支付服務費用。（三）費用控制1.行政部門應嚴格控制會議外包服務費用支出，確保實際費用不超過預算。2.如因特殊原因需要調整費用預算，行政部門應提前向公司主管領導報告，并說明調整原因和金額。經批準后，方可進行預算調整。七、會議外包服務合同管理（一）合同簽訂1.會議外包服務合同由行政部門負責起草和審核，確保合同條款符合公司利益和法律法規要求。2.合同簽訂前，應提交公司法律顧問進行法律審查，確保合同的合法性和有效性。3.合同簽訂后，行政部門應將合同副本分發給相關部門，并做好合同歸檔管理工作。（二）合同執行1.行政部門和服務商應嚴格按照合同約定履行各自的義務，確保合同順利執行。2.在合同執行過程中，如出現爭議或糾紛，雙方應首先通過友好協商解決。協商不成的，可按照合同約定的爭議解決方式進行處理。（三）合同變更與終止1.如因客觀原因需要變更合同內容，行政部門應與服務商協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議作為原合同的補充文件，具有同等法律效力。2.在合同履行過程中，如出現以下情形之一，行政部門可提前終止合同：服務商嚴重違反合同約定，經多次催告仍不改正的；服務商提供的服務質量嚴重不符合要求，給公司造成重大損失的；因不