會議支出管理制度總則目的為加強公司會議支出管理，規范會議費用報銷流程，提高資金使用效益，確保會議活動的順利開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門組織召開的各類會議，包括但不限于工作例會、業務研討會、項目啟動會、總結表彰會等。基本原則1.預算控制原則：會議支出應納入預算管理，嚴格按照預算安排執行，確保支出在預算范圍內。2.合規性原則：會議支出必須符合國家法律法規和公司相關規定，嚴禁違規支出。3.真實性原則：報銷的會議費用應真實、合法，不得虛報、冒領。4.效益性原則：在保證會議質量的前提下，合理控制會議成本，提高會議效率。會議預算管理預算編制1.各部門應根據年度工作計劃和業務需要，提前編制會議預算。會議預算應詳細列出會議名稱、時間、地點、參會人員、預計費用等內容。2.會議預算應包括會議場地租賃、餐飲、住宿、交通、設備租賃、資料印刷、禮品等各項費用。3.預算編制應遵循實事求是、勤儉節約的原則，不得虛報、高估預算。預算審批1.會議預算編制完成后，需經部門負責人審核，并提交公司分管領導審批。2.公司分管領導應根據公司戰略規劃、財務狀況和會議實際需求，對預算進行審批，確保預算的合理性和可行性。3.經審批后的會議預算作為會議支出的控制依據，不得隨意調整。如因特殊情況需要調整預算，應按照預算審批程序重新報批。會議支出標準會議場地租賃1.會議場地租賃應根據會議規模、時間、地點等因素合理選擇，優先選擇公司內部會議室，如確實需要租賃外部場地，應選擇性價比高、設施齊全的場地。2.會議場地租賃費用應根據市場行情和實際情況確定，不得高于同行業平均水平。3.租賃場地時，應與場地提供方簽訂租賃合同，明確雙方的權利和義務，確保租賃費用的合理性和合法性。餐飲1.會議期間的餐飲應根據會議性質、規模和參會人員的實際需求合理安排，提倡簡餐，反對鋪張浪費。2.工作例會、業務研討會等一般性會議，原則上安排工作餐；重要會議、大型會議可根據實際情況安排自助餐或桌餐，但應嚴格控制菜品數量和檔次。3.會議餐飲費用標準應根據會議所在地的消費水平和實際情況確定，不得高于當地同行業標準。住宿1.外地參會人員的住宿應根據會議安排和實際情況合理安排，優先選擇經濟實惠、交通便利的酒店。2.住宿標準應根據參會人員的職級和會議性質確定，不得超標。如因特殊情況需要提高住宿標準，應提前報公司分管領導批準。3.住宿費用應按照實際發生額報銷，不得虛報、冒領。交通1.參會人員的交通費用應根據會議安排和實際情況合理報銷。本地參會人員原則上不報銷交通費用；外地參會人員可根據實際情況報銷往返機票、火車票、汽車票等，但應選擇經濟實惠的交通方式，不得乘坐頭等艙、一等座等超標交通工具。2.因特殊情況需要乘坐出租車或包車的，應提前報公司分管領導批準，并注明原因和行程。3.交通費用應按照實際發生額報銷，不得虛報、冒領。設備租賃1.會議需要租賃設備的，應根據會議實際需求提前申請，經部門負責人審核后報公司相關部門批準。2.設備租賃費用應根據市場行情和實際情況確定，不得高于同行業平均水平。3.租賃設備時，應與設備租賃方簽訂租賃合同，明確雙方的權利和義務，確保租賃費用的合理性和合法性。資料印刷1.會議資料印刷應根據會議實際需求合理安排，提倡雙面印刷，減少浪費。2.資料印刷費用應根據印刷數量、紙張規格、印刷工藝等因素確定，不得高于同行業平均水平。3.印刷資料時，應選擇質量可靠、價格合理的印刷廠家，并與印刷廠家簽訂印刷合同，明確雙方的權利和義務。禮品1.會議如需發放禮品，應根據會議性質和參會人員的貢獻程度合理確定禮品標準，不得發放高檔禮品。2.禮品費用應納入會議預算，并按照實際發生額報銷，不得虛報、冒領。3.發放禮品時，應做好登記工作，確保禮品發放的準確性和公正性。會議支出報銷流程報銷申請1.會議結束后，會議組織部門應及時整理會議支出憑證，并填寫《會議支出報銷申請表》。申請表應詳細列出會議名稱、時間、地點、參會人員、支出項目、金額等內容，并附上相關發票、合同等原始憑證。2.申請表經會議組織部門負責人簽字確認后，提交公司財務部門審核。財務審核1.公司財務部門應根據本制度和相關財務規定，對會議支出報銷申請表及原始憑證進行審核。審核內容包括：發票的真實性、合法性、完整性；支出項目是否符合本制度規定的標準；報銷金額是否與預算相符等。2.如發現報銷申請存在問題，財務部門應及時與會議組織部門溝通，要求其補充或更正相關資料。領導審批1.經財務部門審核無誤的會議支出報銷申請表，需提交公司分管領導審批。2.公司分管領導應根據本制度和公司財務狀況，對報銷申請進行審批，確保支出的合理性和合規性。報銷支付1.經公司分管領導審批后的會議支出報銷申請表，由財務部門按照公司財務制度辦理報銷支付手續。2.報銷款項應通過銀行轉賬等方式支付給相關供應商，不得支付現金。監督與檢查內部審計1.公司內部審計部門應定期對會議支出情況進行審計，檢查會議支出是否符合本制度規定，是否存在違規支出行為。2.審計人員應查閱會議支出的相關憑證、合同、報表等資料，核實支出的真實性、合法性和合規性，并形成審計報告。日常監督1.公司財務部門應加強對會議支出的日常監督，定期對會議支出情況進行統計分析，及時發現和糾正存在的問題。2.各部門應積極配合財務部門的監督檢查工作，如實提供相關資料和信息。違規處理1.對于違反本制度規定的會議支出行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于責令改正、追回違規支出款項、通報批評、追究相關人員責任等。2.對于涉